基于知識管理的現代檔案館管理創新

李偉

摘 要：本文認為以知識管理的"知識共享"和"以人為本"兩個核心理念審視、分析現代檔案館的基本內涵，充分汲取數字圖書館的相關經驗，研究現代檔案館實施知識管理的策略，對我們探求在知識經濟的背景下現代檔案館如何發展具有重要意義。

關鍵詞：知識管理；現代檔案館；管理；創新

一、引言

檔案館事業的發展惟有實現與社會各項事業的同步發展，才能在社會發展的進程中充分實現自身的職能。知識經濟的興起，各級各類檔案館是檔案事業的主體，在知識經濟中發揮作用有著豐富的館藏優勢和獨立的運作機制。檔案館作為事業單位和知識重要集散地，不僅要通過知識的有效轉移從外部獲取所需要的知識，實現知識創新來保持市場競爭優勢，而且也要為廣大用戶提供有效的知識轉移來凸顯自身的價值。

二、知識管理理念下現代檔案館的基本內涵

（一）“知識共享”

所謂“知識共享”就是要通過共享技術使知識信息化以提供利用，這涉及到技術因素。一方面，現代檔案館的管理對象主要是數字化信息，在網絡環境下信息的載體涉及互聯網、數據庫管理系統、存貯結構技術等計算機通訊基本技術。

另一方面，由于在知識屬性上，檔案是歷史的原始記錄，在揭示某一知識方面是較為分散的；在知識分類上，檔案傾向于使用歷史主義的方法，強調全宗的完整性。基于此，現代檔案館在實現“知識共享”上采用的技術標準與數字圖書館相比有著獨特性，尤其是在元數據技術和多維分析技術方面。

（二）“以人為本”

“以人為本”就是要為用戶提供個性化服務及挖掘館員的隱性知識使其轉換為顯性知識，這涉及人的因素。對現代檔案館而言，“以人為本”主要包括用戶和館員兩個方面。

一方面，為了給用戶提供個性化服務，需要開展諸如知識分類定制、知識推送服務、知識智能代理服務等工作，這在客觀上就要求現代檔案館必須從信息資源保存機構向開放型用戶服務平臺轉變。然而由于現代檔案館服務對象、開放程度和技術依賴性等方面的要求，現代檔案館提供個性化服務時，應滿足用戶需求的目的性，協調維護檔案知識的原始性和相關加工編纂的關系；充分考慮到檔案知識的保密性和時效性；技術上關鍵要有一個總控模塊對個性化用戶接口、用戶需求分析、用戶信息庫等進行控制。

另一方面，在館員知識挖掘和綜合素質提高上，檔案館員必須是集計算機技術、網絡技術、知識管理技能等眾多學科為一體的復合式人才，能夠使自身隱性知識顯性化，顯性知識社會化。然而由于檔案館員在數字環境下職業技能、職業道德等因素的影響，使得挖掘館員知識，引導知識創新的方法、機制具有獨特性；同時由于職業定位的緣故，要求檔案館員在提供知識時應有側重，表現在：更好地維護檔案知識的憑證性；需要注意知識的保密性，明確用戶的使用權限，并在此基礎上再對檔案進行加工處理、傳播共享。

三、現代檔案館實施知識管理的現狀

在國外，已經有了一些現代檔案館建設項目。其中較為典型的有Illions Digital Archives項目，美國的Northwest Digital Archives以及國家檔案與文件署NARA的ERA（Electronic Records Archives）等。

國內實踐領域較有影響的有深圳現代檔案館工程、青島現代檔案館建設項目、杭州現代檔案館等項目，同時，北京、上海的一些區縣現代檔案館也都取得了一些階段性的成果。

具體來講，深圳市現代檔案館特色主要體現在兩方面：一是其整體規劃和總體架構比較完整。由文件管理系統、文檔管理系統、檔案管理系統、目錄中心管理系統四個部分組成，分三階段實施。二是設有文件中心，試圖以文件中心為依托，解決電子文件的接收和管理問題。這些是基于其得天獨厚的內外部條件，所以深圳模式是其他許多地方難以復制的。青島市現代檔案館在檔案數字化和數據庫建設方面很成功，通過與新聞行業合作來參與專題拍攝，保留更多的社會記憶。杭州市現代檔案館被稱為網上檔案館，正如名稱所反映的那樣，它重視檔案信息的開發與公布，致力于為市政府各機關和市民提供方便快捷的信息服務，使其足不出戶、輕點鼠標就可以瀏覽到開放檔案信息和現行文件中心的信息。杭州市蕭山區現代檔案館主要面向蕭山區政府各機關單位以及下屬的三個鎮和若干行政村，是個典型的區域性現代檔案館。專題數據庫的開發是其數字檔案信息資源建設的重要特色，而數字檔案資源的“共建、共享、共進”是其組織、管理模式方面的主要特色。

以上這些現代檔案館的建設各具特色，在社會上都產生了良好的反響，對以后的現代檔案館實踐有一定借鑒意義。然而目前現代檔案館在實施知識管理方面較之數字圖書館滯后，表現在：在標準體系和技術方面，國內外數字圖書館要優于現代檔案館，現有的現代檔案館建設標準只是零星幾個現代檔案館建設的成果，沒有像“中國數字圖書館標準規范建設”等這樣一種集中了各種技術、業務和管理標準的項目網站；在“知識共享”方面，國內外數字圖書館的相關工作起步較早；在“以人為本”方面，國內外數字圖書館在個性化服務、特色館藏、小眾化服務及相關技術方面比現代檔案館內容豐富、層次齊全。

四、現代檔案館實施知識管理的策略

（一）從“知識共享”和“以人為本”理念出發

知識管理的“知識共享”和“以人為本”并不是一種實際管理技術，而是一種指導性的思路。這就要求在實施知識管理時必須沿著“知識共享”和“以人為本”的思路，將這兩種理念融合在具體的管理活動中，并根據實際情況重視或增加某些管理元素，以達到知識管理的目的。現代檔案館建設都是一項長期、涉及面廣的任務，在建設初期就應當引入知識管理的核心理念，革新信息資源管理的一般思路，這樣才能為以后的發展留下足夠的空間，從而避免重復建設，并提升現代檔案館的層次。

（二）重塑角色

為了滿足知識管理的需求，現代檔案館的所有館員，不論是從事行政管理、館藏管理，還是從事參考咨詢或技術服務，都應擔當知識管理者的新角色。這種新角色體現在：1）知識管理開發者，包括設計、組織與維護數字資產；2）知識管理綜合者，能綜合信息資源與相關服務；3）知識管理教育者，教育員工和用戶如何組織、保存與共享各自的信息資源；4）知識管理研究者，應用學科知識與相關技術進行組織、檢索與存儲研究。

（三）創新服務方式

現代檔案館應根據自身的特點，充分借鑒數字圖書館實施知識管理的一些方法。1）在數據庫建設上可以參考美國俄亥俄州立大學建立的知識庫，除了建設一般特征數據庫外，還建立特色檔案數據庫，以便對特色數據庫里的檔案信息進行知識挖掘，發現隱藏在其中的不易被發現的新知識。2）在提供服務時，需要注意檔案知識的重組，如提供多維度服務模式，從來源、事由和時間三維角度構建電子文件全宗，⑧使用戶從每個角度都可以檢索。

注釋：

①奉繼承.知識管理：理論、技術與運營[M].北京：中國經濟出版社，2006.

②美國生產力和質量中心[EB/OL].http：//www. apqc.org/，2013-04-10.

③易凌峰.知識管理[M].上海：復旦大學出版社， 2008.