河鋼邯鄲分公司采購電子商務平臺研發(fā)適用

郝穎麗

邯鋼物資采購部是河鋼邯鄲分公司下屬專門負責物資采購的部門，負責各二級分廠、子公司及機關部室的各種輔料、備件、自動化料和設備零購。涉及品種規(guī)格達16多萬個，全年采購額近16億元。“公開、公平、公正、透明”一直以來是采購部門的職能要求，在現代化網絡普及覆蓋的前提下，運用網絡實現采購也成為提高效率，較低成本，更加規(guī)范采購程序的操作，加強監(jiān)督，減少采購過程中的人為干擾因素，杜絕采購“暗箱”操作和采購腐敗的有效手段，也是現代化采購的發(fā)展方向。2010至今，經過調研和實施，成功推廣了網上招標系統，形成了把采購項目的審批、發(fā)標、投標、報價、定標等過程放在計算機網絡上進行，采購相關的數據和信息實現了電子化，實踐證明，網上招標具有廣泛的推廣應用價值。

一、電子商務平臺研發(fā)必要性

隨著互聯網在全球范圍內廣泛應用，利用網絡或電子商務手段來提高采購效率、降低成本成為提高企業(yè)競爭力的有效手段。

近幾年，隨著邯鋼采購規(guī)模逐年的擴大，傳統的手工采購方式已經無法跟上快速增長的采購規(guī)模了。實施網上招標，具有項目實施周期短、效果明顯的優(yōu)點。利用電子商務來重新整合資源，規(guī)范業(yè)務流程，對于企業(yè)信息化來說是一次良好契機。

網上招標為物資部門和供應商之間搭起了一座信息交流的橋梁，對于買賣雙方都將帶來業(yè)務上的便利。

二、電子商務平臺的主要內容

1、公告：

電子商務平臺的首頁會更新顯示各類競價公告、變更公告、信息公告、中標公告以及政策規(guī)范等自助服務內容，供應商可以通過網絡登陸，隨時可以查看各種物料采購的公開招標的公告等信息。

2、電子商務平臺核心內容是兩個流程：招標流程和特采流程。

（1）招標流程

招標比價采購又稱邀標，分為公開和非公開，現行以公開招標為主。網上招標系統可直接從ERP中讀取采購申請將需求計劃帶入網上采購系統，由采購業(yè)務員通過采購計劃生成標書，經過各級審批，在網上發(fā)布標書。在標書發(fā)布時，系統會自動通過短信通知供應商按時參加網上競標。在標書結束日期過后，系統自動開標，此時由評標委員會對標書進行評審定價。標書審批完畢后，由價委會審核，在網上采購系統中將中標價格和供應商關系導入ERP系統，生成價格信息記錄。信息記錄創(chuàng)建成功后，業(yè)務員可以在ERP中創(chuàng)建采購訂單，進行后續(xù)操作。

如果是公開招標，則要提前加入供應商公開報名程序，待由專家組評審所有報名供應商資質后，選出合格參標供應商，再進入發(fā)標報價階段，進入上述招標流程。

（2）特采流程

如遇到特殊備件或者緊急生產事故急需用件，系統支持與供應商談判確定價格的特殊流程，有更加嚴格的審批程序。

系統主要分為如下六部分：

系統管理模塊：用戶、角色管理，以及用戶物料類別權限管理。

基礎信息管理模塊：物料、供應商、供應關系管理。

招標比價采購管理：實現招標比價采購業(yè)務過程的采購過程。

特例采購管理：實現特例采購業(yè)務過程的采購過程。

統計查詢：統計報表的查詢。

接口管理：管理與SAP的所有接口數據傳輸。

三 電子商務平臺的適用保障

1 、建立健全管理規(guī)章制度。為加強對采購活動的法制管理，提高采購的效益，采購部制定了完備的管理制度，如《輔料、備件供應管理程序》，《供方管理辦法》，《網上招標采購管理規(guī)定》等。

2、加強對供應商的管理。按照TS16949質量管理體系認證要求，建立相應的供應商準入制度、完整的供應商評價機制。

3、選擇合理的采購方式。在采購方式的選擇上，系統支持招標采購、競爭性談判采購、特殊采購多種采購方式，根據具體的情況選擇合理的采購方式，從而保障物資采購順暢高效的完成。

4、建立合理性監(jiān)督。一是要建立系統的監(jiān)督流程，以便制約采購活動的漏洞產生。二是主管部門及相關部門通過不同的權限對采購全過程進行監(jiān)督指導。除此之外，采購機構還要定期上報采購情況，從而保證整個采購過程的廉政建設。

四、電子商務平臺的適用成效

1、大幅降低工作成本

最直接效果的效果就是紙張節(jié)約，網上招標系統真正實現了無紙化辦公。以現代信息技術為支撐的電子招標系統的全部信息溝通工作都是在互連網上進行的，最大限度地減少了面對面溝通，不僅節(jié)省了大量差旅商務活動，還為買賣雙方節(jié)省了大量的開支。

2、電子化采購可以大大減少采購時間，有利于提高采購效率。

由于全部招標工作都在網上進行，節(jié)省了大量信息處理的時間。短信平臺開通了以后，只需要點擊鼠標，系統便會向參加投標的供應商自動發(fā)出邀請投標的短信，為業(yè)務人員節(jié)省了打電話通知的時間。系統還能顯示哪些供應商已經投標，哪些供應商還未投標，以前的操作方式是把所有的供應商的標書分類然后再對照看哪些供應商沒有投標，再打電話通知，現在系統直接顯示哪些供應商沒有投標電話是多少，也大大節(jié)省了整理標書的時間，提高了工作效率。

網上招標縮短了采購各方的時空距離，減少了中間環(huán)節(jié)和由人工操作帶來的不便等問題，從而使采購各方可以做到最優(yōu)采購，提高采購的效率。 例如：所有人員在系統中操作的時間，系統都有記錄。業(yè)務人員可以隨時查閱這份標書現在處于什么環(huán)節(jié)，省去了以前總是打電話詢問“我這份標書批到哪里了”。

3、 及時準確的檔案管理

網上招標系統是現代信息技術在企業(yè)管理中的具體運用，所有的信息溝通都是以圖文的形式通過互聯網服務器數據庫傳遞，便于及時準確的對所有文件進行整理歸檔，保證信息的完整性。以往的業(yè)務員要費很大的人力去整理歷史資料，而且紙質的資料占用空間，搬運起來耗費人力物力，網上招標系統所有資料都存在服務器上，只需要通過鼠標的點擊就可以達到查詢所有資料的目的。而且也為供應商提供了保存所有標書和中標信息的功能。

4、網上招標采購可以更有效地抑制采購中的腐敗行為，促進采購更加廉潔。

網上招標采購使采購由采購部（人）—廠商代理（人）轉化為采購部（人）—網絡（機）—廠商代表（人）的互動過程，人人界面改為人機界面，所有采購行為都記錄在案。監(jiān)管部門和有相關權限人員可以通過網絡對采購過程進行有效監(jiān)督，有利于從源頭遏制腐敗現象的發(fā)生。

5、提高了招標工作的透明度

通過網上招標系統進行投標資格預審、投標文件遞交、評標、定標，不僅能夠在較大程度上防止"信息不對稱"問題產生的桌下交易，還能在很大程度上預防暗箱操作等不規(guī)范行為，最大限度的保證了投標人、招標人雙方的利益；有利于推行信息公開，促進招標采購的公平競爭。

經過研發(fā)、試用，如今每個負責采購的業(yè)務人員能夠熟練掌握網上招標系統，現在河鋼股份邯鄲分公司采購部使用的“河鋼邯鋼采購電子商務平臺”，通過互聯網，無論業(yè)務人員還是邯鋼的供應商，都可以隨時通過電腦或是手機登陸www.hgjt.cn查看權限內招標信息。真正意義上實現了方便、快捷、節(jié)約，有效，使招標采購形成真正意義上的競爭。