電子文件對檔案工作的影響及對策分析

李江英

【摘要】檔案管理工作中的電子文件一般是企業在各項工作活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等介質媒體為載體的儲存資料。這種資料的管理和維護對于后期工作具有重要的意義，因此檔案工作需要針對這類電子文件進行科學有效的管理。本文將以油田企業的檔案管理工作為主要調查對象，研究電子文件的處理模式以及對檔案工作的影響，并針對管理漏洞提出相應的整改對策，加強電子文件檔案的安全管理。

【關鍵詞】電子文件；檔案工作；影響；對策

引言

電子文件的工作形式是現代辦公設備的主要處理形式，任何工作需求都需要經由計算機進行處理和傳遞。因此，有必要針對電子文件對檔案工作的影響開展調查，探討更有效的檔案維護管理工作，創建一套比較成熟的檔案工作體系。本文將針對電子文件的工作形式和檔案工作的發展現狀進行探討，研究可以提高和改善的關鍵因素。

一、電子文件對檔案工作的意義

現代辦公模式都是采用計算機電信技術，利用電子設備及媒體進行處理和傳遞，速度比較快，對于檔案工作來說也具有一定幫助作用。通過這類電子文件的儲存和維護，檔案工作的速度能夠大大提升，也不再受時間和距離的影響。由此可見，檔案工作中如果能夠全面電信化，會增大工作效率，并且擴大儲存空間，使得工作中需要用到的各類檔案數據有更全面的發展空間?？偠灾娮游募n案工作具有重要意義，需要提高對企業內部文件資料的電子化管理程度。

二、電子文件對檔案工作的影響

（一）對檔案本質屬性的影響

傳統的檔案記錄是采用紙質形式的，這種原始的記錄性是檔案的本質屬性，對于工作來說具有中島的指向性。而采用了電子文件的形式之后，就對這種原始的保護效果削弱了。因為電子文件的記錄形式可以隨意修改，不像傳統紙質媒介的這種原始記錄性，一旦呈現在了檔案表格上就無法更改的特殊性質。這是電子文件對檔案工作的主要影響因素，會在一些復雜多元化的工作中帶來取證困難，無法調查處它的原始記錄是怎樣。而檔案的管理和維護主要就在于檔案數據的各方面綜合信息保護，一定要對這類檔案本質屬性提起重視，選擇合適的保護方案和記錄流程。

（二）對檔案來源原則的影響

在油田企業的檔案管理中，來源原則是非常關鍵的數據信息。但是在實際調查中發現，采用電子文件的檔案管理方式會抹消掉掉檔案來源原則的細節，包括兩個方面：外部來源和內部來源。這種檔案的維護和管理形式是富有爭議的，我們在進行檔案維護工作時，需要針對這些細節進行調查和探討，選擇更有效率的處理模式。例如，從外部來看檔案的來源原則是尊重全宗，這種檔案的數據管理形式是比較科學化的。但是采用電子文件的管理形式基本上是從內部來看，雖然做到了尊重原始順序，但是無法做出統一同步的歸集整理。由此看來，電子文件對檔案工作具有一定的影響力。

（三）對檔案工作研究內容的影響

以往的檔案整理都是以紙質檔案為主要對象，現在的辦公場所基本上都采用了無紙化的電子文件，這種發展趨勢是比較好的，但是對檔案工作的研究內容產生了一些影響。這種現狀出現以后，容易對油田企業內部檔案的管理工作產生一定的阻礙作用，如果想要改善檔案工作的管理進程，需要及時進行定向清理，并且針對電子文件和數據資料的主體對象選擇可靠的檔案整改方向。由此可見，電子文件的興起對檔案管理工作而言產生了變化，其研究模式和整理方法都有了質的改變。

三、檔案工作的發展和改善對策

（一）認真貫徹實施《檔案法》，進行系統化管理

對檔案管理進行系統化的管理，有助于收集和歸納不同媒介的檔案數據，主要針對電子文件形式的數據。這樣認真貫徹實施《檔案法》有助于提高檔案部門的管理效率。有其面對現在電子文件對檔案本身的主體屬性的影響，可以從提高管理人員的素質水平，發展全面化的檔案管理流程，保證檔案數據的系統化歸集有更合適的整改方向。

（二）積極爭取各級領導支持，落實檔案管理組織機構

油田企業的有關部門在發展和改善檔案管理工作時，需要結合檔案管理進程中的人力、物力、財力等各個因素，落實好實際工作，分配給各級管理工作者相應的檔案收集和歸納工作。在執行各項改善措施時，也要得到各級領導的支持，針對電子文件對檔案來源原則的影響情況，做出細節化的改善，提高檔案安全管理的各方條件。這種從落實檔案管理組織機構的改良對策，對于電子文件的加強管理是最有效果，而能夠幫助各級領導和工作人員全面認識電子文件和檔案工作的緊密聯系，從而更好的開展工作。檔案管理等各方面的工作內容比較細致，需要積極爭取各部門同事的配合，一起落實檔案管理組織機構的具體工作，最主要的還是減小電子文件對檔案工作的影響，需要從各個細節著手，改進檔案工作的日常維護流程。

（三）隨時監督指導檔案工作，跟隨網絡化、數字化步伐

在進行檔案管理工作時，要注意做好日常的檔案保護流程，并且跟隨網絡化、數字化的步伐，隨時監督和指導同級檔案的管理工作。檔案數據作為油田企業的重要內部資源，必須要定期的檢查和督促，提高文檔歸集和整理的效率。目前，電子文件對檔案工作的主要影響在于工作內容和研究內容方面，要注意深入檔案本身，選擇符合工作性質的管理模式，提高檔案管理本身的數字化記錄效果。這樣的工作形式才是具有新時代高效率的檔案工作模式。電子文件對檔案工作的影響是很明顯，但是，可以通過隨時監督指導的模式，改善檔案工作的管理，做好網絡化、數字化的跟進調度，確保能夠按照工作需要隨時整理和歸納好恰當的數據檔案，配合各部門的工作。

結束語：通過以上分析就可以看出，企業內部檔案的具體工作隨著電子文件的興起，都產生了一些變化和影響，需要根據日常維護和管理工作選擇更有效率的發展方向和改善對策，這樣才可以更好地完成檔案工作的日常內容。

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