淺談國際EPC項目采購索賠管理

譚靜

[摘要]國際EPC工程承包方式已經逐漸成為一種主流的應用模式，其中的P（采購）是整個EPC項目中貫穿始終的重要一環。由于EPC項目的復雜性導致索賠，尤其是P（采購）相關的索賠已經成為每個EPC項目必須面對的一個課題。筆者長期從事EPC項目的采購工作，又有幸成為索賠專員，專職處理項目中出現的各種采購相關的索賠工作，通過本文，結合自己的本職工作，淺談一下EPC項目采購索賠管理工作，與大家共同分析、探討，此文供大家參考。

1、國際EPC項目采購索賠對象

EPC項目采購索賠的最終對象主要是上游供貨商，或者下游最終用戶業主。首先從索賠對象來說，最常見的是針對上游供貨商的索賠。最簡單的例子，項目執行過程中，如果設備出現質量問題，導致項目無法正常實施，導致損失。肯定對應的要向上游供貨商提起索賠。不太常見的，也是作為EPC項目總包通常不想面對的，是針對最終用戶即項目業主的索賠。EPC項目的業主，作為一個以實現自身利益最大化為目標的經濟體，在項目的實施過程中，有時會提出超出總包合同范圍或者高于總包合同技術參數要求的供貨要求。這個時候，承包商，出于維護自身利益的考慮，不能因為礙于維護與業主良好關系的考慮得過且過，務必要正確面對。收集信息，勇于維護自身的權益，積極的做好，針對業主的索賠管理工作。

當然，EPC采購索賠的對象除了上游供貨商和業主，還有可能是第三方，例如：運輸公司、其他損壞設備供貨的經濟體或者人，等等。但是，考慮到這種情況非常少。而且像運輸公司這種也可以作為上游供貨商，即，運輸服務的供貨商來對待處理。所以這種情況不在本文討論。

2、國際EPC項目采購索賠來源

EPC項目通常是龐大負責的工程，需要多部門協作配合完成。所以索賠信息的來源往往是多方面的，但是通過作者本人的工作實踐，主要來源主要有以下幾個方面：

a）來自于項目部即項目施工團隊的索賠。這個來源的索賠通常是索賠來源的最主要部分。項目部作為供貨的最終接收方，設備安裝的實施方，已經設備最終調試運行的操作者，是對于設備的數量是否符合要求，質量是否合格等，最有發言權的一方。

b）來自于質量控制部門的索賠。質量控制部門是保障EPC項目工程質量的重要職能部門。質控人員從設備生產的初期到設備最終出廠驗收全程監控。在質控人員的工作中往往能夠在早期發現問題，避免后續出現重大問題的可能。

c）來自于物流部門的索賠。國際EPC項目往往都是跨國采購供貨，導致運輸距離都比較長，通常是海運加陸運或者涉及空運的多式聯運。長距離的多式運輸對包裝有很高的要求，最能發現設備包裝存在的問題。同時，長距離的運輸也可能會出現物流貨損的情況，需要向運輸公司提起響應索賠。

d）來自于其他部門，例如財務、法務部、結算中心等的索賠。這一部分不是很多。但是偶爾也會有典型的索賠問題。近期財務部門提起的關于增值稅稅率調整索賠是其中最典型的一個，下文將詳細解說。

3、國際EPC項目采購索賠信息的記錄與信息傳遞

鑒于國際EPC項目來源渠道的廣泛性，索賠信息的傳遞非常重要。需要一套規范的索賠信息管理制度，以確保信息傳遞的準確性、完善性。信息傳遞可以通過最原始的郵件、電話或者面對面溝通等方式。然而作為現代企業，利用先進的信息管理系統大大提高了工作效率和工作的準確性已經成為各個企業的一門必修課。通過一套簡單易行的索賠工作管理制度，和簡單的計算機辦公系統，不同部門的人員各司其職，盡量完善的登記自己收集到的信息到管理系統中，最終信息匯總到索賠專員手中，以便索賠專員能夠很好的登記處理索賠問題。最原始、最準確的信息，是索賠工作得以順利展開的基石。

4、EPC項目采購索賠處置

索賠工作的處置是本文最為核心的議題。

首先，索賠必須有理可依，可以是道理，更應該是發理。作為索賠工作人員，基本的職業素養就是講理，不能因為是乙方就對業主謹小慎微，也不能因為是甲方就對供貨商蠻橫無理。必須做到所有索賠工作有理有據，有條不穩，在道理面前不偏不倚。

其次，在索賠有理可依的情況下，務必要將求索賠的度的考量。合同談判，包括索賠談判，就是一個雙方博弈以實現共贏的過程。索賠過程中，除了有道理，還要講究一個度的把我，既要維護自身的利益不受損害，也要在合理的范圍內，維持好與索賠對象的一個長期良好的合作關系。不能把索賠對象僅僅當成一個對立方，在整個EPC項目的實施過程中，這個索賠對象更多的時候其實是我們的合作伙伴，是我們順利完成EPC項目的戰友。所以有的時候，出于更加長遠的利益考慮，在索賠工作中作出一定的讓步，也不失為一種良好的策略。在筆者的實踐工作中，這個方面感受的尤為突出。雖然筆者作為索賠專員，可以直接去找各個廠家等進行索賠談判，但是筆者一直堅持，索賠的談判務必通過合同執行人進行，因為只有合同執行人才更加能夠了解整個合同的執行情況，更能把我索賠工作的度。

再次，索賠工作的時效性非常重要。及時，有效的完成索賠工作，能夠使得工作的效益達到最大話。有時候如果不及時處置，就會給公司造成不必要的利益損失。舉一個最近發生的實例給大家簡單解說一下。最近國家稅務總局發文，原適用17%增值稅率的，調整為16%。從5月1日起執行。同時，原適用17%出口退稅的，調整為16%。從公司財務部門接到這個通知的時候是在4月中旬，因為公司主營是國際EPC承包項目，采購量非常巨大，出口退稅的調低雖然只有1%，也會給公司造成大額損失。所以從4月中旬開始，采購部相關人員積極行動起來，與廠家溝通聯系。按照稅務總局的要求，5月1日已經完成交貨的，抓緊催促廠家開具17%的增值稅發票，以確保這部分貨物仍然能夠獲得17%的出口退稅。對于不能在5月1日前完成交貨的，積極與廠家協商，因為合同明確了是17%的稅率，現在根據國家規定，下調為16%，要求對應合同額響應降低。經過多次協調，大部門供貨商已經同意了按照稅點變化調低合同價格的提議。在這項索賠工作中，由于積極及時的處置，為公司挽回了大額的損失。

總之，索賠的處置要求我們提起十二分的精神，積極反應，準確應對才能夠真正成功順利的完成好這項工作。

5、國際EPC項目采購索賠工作的意義

簡單總結，索賠從來不是國際EPC項目的目的，而是整個國際EPC項目順利實施的必要保障，是不可或缺的一環。做好國際EPC項目的采購索賠工作，能夠提高整個EPC項目的經濟效益，使得EPC項目的最終收益達到盡可能大。