關(guān)于新形勢(shì)下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考

王雪酈

【摘 要】在企業(yè)全面發(fā)展的過程中，越來越多的人意識(shí)到文書檔案保密工作的重要性，其保密工作開展的好壞和企業(yè)的發(fā)展有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系。尤其是在新的形勢(shì)下，我們需要不斷強(qiáng)化企業(yè)文書檔案保密工作，以期能夠有效促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；企業(yè)檔案保密管理；問題；對(duì)策

一、前言

檔案保密工作的好壞，直接影響到黨和國(guó)家及企業(yè)的穩(wěn)定和利益。文書檔案管理的水平?jīng)Q定了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)的各項(xiàng)決策取決于文書檔案信息的準(zhǔn)確性和機(jī)密性。

二、我國(guó)文書檔案保密工作中存在的問題和不足

（一）文書檔案保密管理信息化建設(shè)工作一直處于較低水平

現(xiàn)在隨著時(shí)代的發(fā)展和人們需求的改變，各大企業(yè)文書檔案工作都做出了一定的改善，但是傳統(tǒng)思想對(duì)其的影響是非常長(zhǎng)遠(yuǎn)的，直到現(xiàn)在還是有一部分企業(yè)文書檔案采用的是年度歸檔的舊方式，并且關(guān)于整理歸檔、查閱借用等的規(guī)章制度完整性很差。除此之外，文件歸檔等一系列的工作環(huán)節(jié)，還是堅(jiān)持的人工手動(dòng)操作，增加了出錯(cuò)的可能性。同時(shí)，在個(gè)別企業(yè)能夠發(fā)現(xiàn)不設(shè)置專門文書檔案員的情況，該職務(wù)一般是由職能部門人員兼職，這部分人因?yàn)榻邮軐I(yè)且系統(tǒng)的文書檔案知識(shí)學(xué)習(xí)較少，在現(xiàn)代文書檔案信息化要求面前力不從心。

（二）關(guān)于文書檔案保密管理制度建設(shè)工作存在的漏洞

部分企業(yè)方案意識(shí)有待提升，一些必要的管理原則，比如文書檔案保密管理原則、保密的具體方式等等都沒有形成制度化的文件，并且和文檔管理相關(guān)的收集、整理、保管等細(xì)化內(nèi)容幾乎不會(huì)涉及，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案保密管理工作不夠重視，沒有明確的監(jiān)督分工，導(dǎo)致監(jiān)督工作落實(shí)不到實(shí)處。除外，部分企業(yè)雖然制定了文書檔案保密管理制度，但是無論是基層的工作人員還是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，都這些管理制度的熟悉度讓人擔(dān)憂，更不會(huì)將制度中的標(biāo)準(zhǔn)和要求落實(shí)到實(shí)際工作中去，最終導(dǎo)致文書檔案保密管理制度建設(shè)一片混亂。

（三）領(lǐng)導(dǎo)和基層員工的保密意識(shí)都需要進(jìn)一步提升

在新的歷史時(shí)期，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是文書檔案保密管理人員，對(duì)企業(yè)文書檔案保密工作的重要性始終沒有一個(gè)清晰、全面的認(rèn)識(shí)，所以兩者的保密意識(shí)都比較差。一些企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)甚至都認(rèn)為，只要能夠滿足自己的查閱，并且在有需要的時(shí)候能夠直接復(fù)印相關(guān)文書檔案就可以，沒有必要制定合理的審批手續(xù)，但是實(shí)際情況卻是一些需要保密的文件在被人們使用后做不到及時(shí)的歸檔，企業(yè)機(jī)密以這種方式被泄漏的情況非常常見，需要我們重視起來。

三、加強(qiáng)企業(yè)文書檔案保密管理的有效措施

（一）做好文書檔案庫(kù)房管理中的保密工作

一般來說，文件檔案的機(jī)密性主要是由于文件檔案的倉(cāng)庫(kù)管理應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定建設(shè)。從檔案保密的角度來看，將倉(cāng)庫(kù)放在辦公樓底部是不合適的。倉(cāng)庫(kù)建成時(shí)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備三個(gè)鐵桿，倉(cāng)庫(kù)與辦公室盡量分開，倉(cāng)庫(kù)與閱覽室應(yīng)分開。文件檔案庫(kù)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的倉(cāng)庫(kù)管理制度和保密管理制度，不得讓所有無關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。這是維護(hù)檔案機(jī)密性和維護(hù)檔案安全的基本保證。借用和查看文件檔案，必須建立嚴(yán)格的規(guī)章制度和審批制度，防止檔案?jìng)浒负筮z失秘密的發(fā)生。這不僅有利于日常工作，而且也確保了國(guó)家機(jī)密的安全。

（二）機(jī)密級(jí)以上文書檔案的管理和保密工作

秘密級(jí)別以上的機(jī)密文件是黨和國(guó)家的核心秘密，涉及國(guó)家的政治，軍事，經(jīng)濟(jì)發(fā)展，關(guān)系到公司內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理決策。因此，為確保國(guó)家核心機(jī)密的安全，有必要嚴(yán)格管理檔案。在保密級(jí)以上文件管理中，首先是提高檔案管理人員的素質(zhì)和保密意識(shí)，使他們能夠深入地認(rèn)識(shí)自己的責(zé)任和義務(wù)，使他們的工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，加強(qiáng)保密意識(shí)。這項(xiàng)工作是細(xì)致而實(shí)際的，對(duì)涉及的秘密保密。二是增加保險(xiǎn)柜，防盜設(shè)備，視頻監(jiān)控器和煙霧報(bào)警器，確保機(jī)密文件和保密設(shè)備文件的安全。三是加強(qiáng)對(duì)保密級(jí)以上文件的日常管理。保密及以上文件的借用，轉(zhuǎn)讓和銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理。認(rèn)真執(zhí)行登記和審批程序，必須經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能查詢和借閱。否則，任何人都無權(quán)擅自查詢或借閱文件。在使用保密級(jí)以上的文件后，應(yīng)及時(shí)檢查，檢查并回復(fù)。如果發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)報(bào)告機(jī)密信息的丟失，找出原因并解決問題。發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)該相互推斷，問題的根源應(yīng)當(dāng)糾正。

（三）做好文書檔案保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是根據(jù)企業(yè)工作需要正確分析和核實(shí)文件內(nèi)容的實(shí)際作用，并根據(jù)文件的價(jià)值準(zhǔn)確確定文件的保管期限。他們的使用和文件的保存價(jià)值；如果確定秘密保密期限的規(guī)定，秘密期限是國(guó)家秘密事務(wù)受國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的法律保護(hù)的時(shí)限。《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年標(biāo)密，在一年以內(nèi)的以月標(biāo)密。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的國(guó)家機(jī)關(guān)或上級(jí)機(jī)關(guān)，可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密的文件、資料，在制作機(jī)關(guān)或上級(jí)單位未作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期保管的保密管理措施，不得擅自給予解密和隨意對(duì)外提供及銷毀。

（四）檔案管理人員的職責(zé)

做為一個(gè)文書檔案管理人員必須努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)與修養(yǎng)，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，依法管理檔案。對(duì)黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有查考作用的材料及時(shí)收集，整理，評(píng)價(jià)，歸類，歸檔銷毀在黨政領(lǐng)導(dǎo)和其他活動(dòng)中查處形成的資料。同時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，對(duì)檔案的保管和保密承擔(dān)責(zé)任。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題報(bào)告并及時(shí)解決問題是文檔文件管理員必須遵循的原則。就具體任務(wù)而言，每個(gè)文件檔案管理員必須保持檔案的完整性和安全性。這既是檔案保存的基本任務(wù)，也是檔案保存的目的。在日常的紀(jì)錄片檔案管理工作中，它必須在沒有損壞，遺失，散布或垃圾的情況下完成。

四、對(duì)現(xiàn)有的文書檔案監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行完善

首先，企業(yè)要建立健全文書檔案保密工作制度。企業(yè)想要獲得長(zhǎng)久的發(fā)展離不開制度的“庇護(hù)”，為了更好地做好文書檔案保密工作，我們要根據(jù)實(shí)際需要，不斷建立和健全文書檔案保密工作制度，但是必須強(qiáng)調(diào)，制度的制定是建立在一切從實(shí)際出發(fā)的原則上的，這樣才能保證制度的可行性和有效性，規(guī)范檔案工作行為，不斷加強(qiáng)保密工作。與此同時(shí)要切記，時(shí)代和企業(yè)都是處于不斷變化發(fā)展中的，我們制定的規(guī)章制度也要緊跟發(fā)展不斷做出相應(yīng)的調(diào)整，實(shí)事求是，與時(shí)俱進(jìn)，確保文書檔案保密工作能夠在實(shí)踐中不斷被完善和更新，進(jìn)而全面促進(jìn)我國(guó)保密工作的發(fā)展。

其次，企業(yè)要有效完善監(jiān)督管理機(jī)制：其一。務(wù)必在辦公區(qū)域安裝一些先進(jìn)的監(jiān)督設(shè)備，這樣可以方便對(duì)文書檔案的查閱、利用和管理等人員進(jìn)行監(jiān)督；其二，不斷完善各種監(jiān)督制度。常見的有企業(yè)涉密文書檔案的調(diào)閱管理等等，需要嚴(yán)格制定管理制度，任何人都沒有權(quán)利在沒有經(jīng)過批示的情況下對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱；其三，認(rèn)真明確監(jiān)督職責(zé)。建立健全檔案管理人員監(jiān)督體系，通過各種各樣的方式和途徑對(duì)文書檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，目前常見的方式有突擊檢查、專項(xiàng)檢查，從多個(gè)角度不斷加大監(jiān)督管理制度，在檢查的過程中一旦發(fā)現(xiàn)違法違規(guī)行為，一定要依法進(jìn)行查處，任何人都不能有例外，全方位做好文書檔案保密工作。

五、結(jié)束語(yǔ)

做好文書檔案保密工作，任務(wù)是艱巨而光榮的，為此我們每一位文書檔案管理人員要在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)制定和完善檔案管理中的各項(xiàng)保密制度和監(jiān)督措施，不斷提高文書檔案管理水平，既確保國(guó)家秘密安全，又滿足企業(yè)日常利用需求。

【參考文獻(xiàn)】

[1]常媛姿，康偉.新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案的保密工作探析[J].企業(yè)文化，2015（2）：30