新時期人事檔案的電子信息化管理探析

張夏萍 雷越麟

【摘 要】新時期人事檔案電子信息化管理現狀為：硬件設施不足；工作效率低下；管理人員綜合素質有待提高。當前電子信息化應用于人事檔案管理的有其優點及必要性：企業人事檔案信息化管理是現代企業發展的需求；建立電子檔案可以有效保護原始檔案；完善企業內部管理的必然要求。因此提出新時期企業人事檔案實施信息化管理的優化路徑：不斷完善電子信息化系統；建立企業人事檔案的信息數據庫；轉變檔案管理人員的意識；企業需要加強對檔案管理人員的培訓

【關鍵詞】人事檔案；電子信息化管理；新時期

一、新時期人事檔案電子信息化管理的現狀

1.硬件設施不足

由于我國企業的人事檔案管理正處在向電子信息化逐步過渡的階段，所以各方面的工作都不完善，尤其是在硬件設施上，雖然部分企業已經開始使用了電子信息化的管理方式，但是并沒有根據實際的發展需求對設備及相關管理系統進行更新和升級[1]，硬件設施跟不上所以其他的軟件系統也就得不到提升。從而也就造成了現階段企業的人事檔案電子信息化管理方式得不到很大的提升，人事檔案管理工作效率依然較低。

2.工作效率低下

由于電子信息化管理方式是一種比較新穎的管理方式，所以各企業的人事檔案管理人員還沒有形成成熟的電子檔案管理意識，在工作中還是會使用一些傳統的人事檔案管理方法來進行工作，降低了人事檔案管理工作的質量。除此之外，管理人員剛剛接觸到信息化管理這種新的管理方法，對各種設備的使用方法掌握不熟練，這也是造成企業人事檔案管理工作效率低下的主要原因。

3.管理人員綜合素質有待提高

大多數企業對人事檔案管理工作的重視程度不高，所以進行這項工作的管理人員大多都不是專業的人事檔案管理人員。由于他們自身的專業知識欠缺，所以將這些人安排在該崗位上容易出現各種問題。尤其是在人事檔案電子信息化管理轉型過程中，對管理人員的綜合素質要求更高、更嚴格，要求他們同時具備豐富的人事檔案管理經驗和熟練的計算機操作技能[2]。因此，現階段，要想更好地完成人事檔案管理工作就必須要不斷地提高管理人員的綜合素質。

二、電子信息化應用于人事檔案管理的優點及必要性

企業人事檔案采用電子信息化管理，可以實現對各類資源的收集和共享，有利于強化企業各部門之間、企業之間的聯系與合作，全面提高企業人事檔案的使用效率和使用價值，幫助企業更好地完成工作。企業在增添新人檔案的時候，利用計算機、互聯網和電子信息系統，可以減少新人資料的搜索時間，方面快捷，節省時間，同時保證人員檔案的有效性和真實性。企業人事檔案實施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環節，減少紙質檔案的使用效率，節約環保的同時還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲設備進行查看。此外，人事檔案實施信息化管理大大增加了企業的信息存儲量，提高了企業人事檔案管理速度。具體來說，企業實施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點必要性。

1.企業人事檔案信息化管理是現代企業發展的需求

如今，辦公自動化已經逐漸完善，企業在人事檔案管理和應用的過程中大部分數據的使用都是用計算機和網絡完成的。這就要求企業的人事檔案管理必須盡快實現信息化、無紙化，只有全面實現檔案管理信息化才能適應企業的現代化發展，提高企業的綜合管理水平。

2.建立電子檔案可以有效保護原始檔案

傳統企業的人事檔案管理都是紙質檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下山計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網絡空間是無限制的，可以保存大量數據信息，這對保護企業的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

3.完善企業內部管理的必然要求

通過計算機和網絡來完善企業的人事檔案管理，可以節省企業的人力、物力、財力，同時可以節省時間，提高工作效率，有效降低企業的運營成本，進而可以促進企業更好地發展，為客戶提供更加優越的服務。

三、新時期企業人事檔案實施信息化管理的優化路徑

1.不斷完善電子信息化系統

要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統。該系統要對企業的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網絡實現信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。

為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業還要做好對檔案管理信息系統的升級維護工作，保證信息系統的正常運轉。

2.建立企業人事檔案的信息數據庫

人事檔案電子信息化的實現，首先需要把館藏多年的紙質文件的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是山于文件的數量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套山數據輸入、整理、更改、信息查詢及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實現信息資源的網絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區域化共享。

3.轉變檔案管理人員的意識

在企業人事檔案傳統的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防比黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規范標準，來使檔案得到規范化管理，從而提高檔案的使用效率。

4.企業需要加強對檔案管理人員的培訓

企業積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業現代化發展需求，企業應該對現有工作人員進行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質量。

四、結語

人事檔案管理工作的順利進行能夠更好地推動人才資源的流動，保證人才資源的合理充分利用，避免人才資源的浪費。所以為了充分發揮出人事檔案的作用，使其價值最大化，就要在進行人事檔案管理工作時改革以往傳統的人事檔案管理方式，加快推動管理規范制度的建立，推動人事檔案管理朝著電子信息化管理的方向發展，從而極大提高我國的人事檔案管理工作效率。時間的發展，電子信息化管理可以廣泛普及各個企業，全面實現資源共享。

【參考文獻】

[2]張好.淺談人事檔案電子信息化管理[[J].辦公室業務，2017（07）：55.

[3]徐輝.關于新時期人事檔案管理信息化建設探析[[J].辦公室業務，2017（01）：28+46.