基于信息化背景下國有企業文秘工作特點分析

劉怡

【摘 要】文秘，是國有企業中重要的工作崗位。在信息化的背景下，其工作量、工作難度不斷加大。針對這一問題，本文將闡述信息化背景下國有企業文秘工作特點，同時從不同的角度出發，分析提高文秘工作質量、效率的方式。通過本文的研究，其主要目的就是順應信息化時代的發展，為文秘工作者提供參考。

【關鍵詞】信息化；國有企業；文秘工作

對于文秘的工作而言，其看似簡單，但是具有紐帶的作用，維系企業上級領導、下級員工之間的溝通關系。但是，就當前的現狀而言，在很多國有企業中，文秘的工作并沒有受到重視，主要是因為，大多數人都是從字面的意思理解其工作內容，認為文秘僅僅負責打印、傳達、接電話、傳真等工作。另外，很多領導人員缺乏對文秘的信任，未意識到其工作的重要性，導致人力資源發生浪費的現象，打擊文秘工作的積極性。

一、信息化背景下國有企業文秘工作特點

現階段，文秘的工作具有一定的服務性質，并且需要總結下級員工的意見、建議，經過整理以后向領導匯報。基于這樣的工作內容，文秘在國有企業中，是各個部門、上級與下級之間溝通的橋梁，影響著企業的運營狀態，說明文秘工作的重要性。在日常的工作中，文秘需要協助、配合、分擔上級領導的個工作，并將其決策進行傳達、落實，所有說其工作也具有政治性特點。實際上，文秘的工作內容較為寬泛，涉及企業的各層面、部門，具體的工作內容包括：請示資料、簽呈、傳達指示、會議記錄、行程安排、工作安排、檔案管理、文書處理等。對此，可以將信息化背景下，國有企業文秘工作的特點歸納為以下幾點：

（1）輔助領導作出決策。作為文秘，需要收集國有企業的相關信息，同時作出評估，便于為領導擬定決策提供有價值的參考。但是，擬定決策僅僅是較為基礎性的工作內容，其最為主要的目的就是發現其中的問題，而這才是文秘的主要工作，經過分析以后，確定解決對策，最終提交給領導。

（2）收集并處理信息。在文秘的工作中，其中大量的時間被信息收集預處理所占據，即通過各項報表、文件、檔案，掌握企業的整體運行情況，基于信息化技術，洞察市場在未來一段時間的發展動向，并以此安排領導的會議、工作流程[1]。

（3）協調上下級關系。就文秘工作而言，協調上下級之中的關系，是其工作影響力的體現，解決或者預防上下級之間的矛盾，增強國有企業的凝集力，從而增強市場的競爭力，提高經濟效益，彰顯文秘工作的價值。

二、信息化背景下提高國有企業文秘工作質量的路徑

（一）增強本職工作的能力

在信息化的背景下，國有企業的發展迎來了全新的挑戰、機遇，要求文秘不斷增強自身本職工作的能力。具體來說，主要的方式包括以下幾點：

（1）學習。由于文秘工作的內容廣泛，影響國有企業的運營，所以其需要掌握更多的知識、能力，樹立終身學習的理念。例如：文秘需要學習并了解政治、學習科技、學習業務、學習不同地區國家的文化與禮儀，最重要的是學會做人，增強對崗位、企業的忠誠度。

（2）合作。在國有企業中，其發展需要全體職工精誠合作，而文秘則影響著各個部門、員工之間合作的效果，充分發揮崗位的影響力，對人力資源進行有效的整合，增強合作意識，最終協調好崗位人員之間的關系，在合作的基礎上，為國有企業的發展貢獻力量。

（3）約束。文秘的工作雖然非常復雜，但是依然存在很多的規律，并且要遵循工作的規矩，約束自身的行為，保證工作的有效性。

（二）提高信息管理的能力

在信息化背景下，國有企業在經營發展的過程中，會產生更多的信息、數據，所有文秘需要進一步提高信息管理能力，主要方式包括：

（1）獲取信息。文秘工作者，需要合理利用網絡技術，在國有企業內部網絡的基礎上，構建自己的信息渠道，獲取更新的信息，增強工作的及時性。

（2）處理信息。在獲取相關的信息以后，文秘需要對其進行深加工，也就是對其進行綜合分析、整理、歸納，同時建立數據庫、信息檔案，便于后期對信息的使用。

（3）運用信息。基于對信息的收集、處理，文秘需要將自己的見解與信息整理成標準的文件，并將其提交給領導人員，在經過審批以后傳遞給更多的人，實現信息化工作的目標[2]。

（三）培養隨機應變的能力

文秘的工作，基本上都是在領導身邊完成的，同時很可能會與其他企業的領導進行接觸，所以其具有一定的交往性質。在這一過程中，常常發生或者遇到計劃之外的事，此時就需要文秘隨機應變，包括接待客人、迎來送往、安排食宿、陪伴客人，同時還會涉及場地布置、安排、會議時間安排等相關的工作。

對此，國有企業需要制定培訓計劃，定期設置工作場合場景，對文秘的隨機應變能力進行培養、考核。例如：（場景）在計劃中文秘所接待的人員，其對花生過敏，但是事先其并未得到信息，因此在知曉的第一時間，需要其及時檢查食物、飲品中是否含有花生等物質，為客戶留下良好的印象。通過這樣的方式，企業在對文秘進行培訓的同時，也能夠對其表現進行即時評價，鼓勵其在工作中發揚優點、改正問題，便于全面提高文秘工作者的應變能力。

三、結語

綜上所述，基于信息化背景下，國有企業中文秘的工作有著獨特的特征，其重要性不言而喻。在這一基礎上，文秘工作者需要通過恰當的方式，提高自身的工作質量，包括本職工作能力、信息管理能力、文字表達能力等多個方面，在適應社會發展需求的同時，能夠推動國有企業的發展。所以，通過本文的分析與論述發現，文中所提及的方式具有較強的可行性。

【參考文獻】

[1]賈文明.醫院辦公室工作特點與文秘人員素質分析[J].人才資源開發，2017（20）：128-129.

[2]孟克查汗.新時期企業文秘工作特點與文秘人員素質培養探析[J].商場現代化，2014（24）：76-77.