兼職檔案管理員在高職高專檔案管理中的作用

楊玲

【摘 要】檔案管理工作作為高校工作中的重要組成部分，是衡量一所學校教學水平和管理質量的重要標志。隨著高職院校教育事業的快速發展，在大數據時代、信息化時代，人們對高職院校的檔案管理工作提出新的要求。高職院校只有優化檔案管理工作隊伍，充分發揮兼職檔案管理員作用，才能適應高職院校的發展。文章分析了目前高職院校檔案工作現狀，分析兼職檔案員在高職院校檔案工作中的重要作用，提出了發揮兼職檔案管理員作用的有效措施。

【關鍵詞】兼職；檔案管理員；高職高專；作用

和本科院校相比，大多數高職高專院校檔案管理工作相對滯后。很多高職高專院校機構沒有設置兼職檔案管理員，或兼職檔案管理員工作只是流于一種形式。導致學校在進行各級各類評估、檢查中不能及時有效的提供資料，影響學校的發展。搞好檔案工作，兼職檔案管理員的作用顯得尤為重要。如何提高兼職檔案管理員的工作熱情，充分發揮他們的作用，是搞好檔案工作的一個重要組成部分。

一、高職高專檔案管理工作的特點

（一）檔案數量多、種類多

大多數高職高專院校是由幾所學校合并組建而成，有的學校歷史悠久，檔案數量多，種類多；學校辦學規模不斷擴大，學生人數不斷增長；學校對外交流合作，參加活動多，信息量大，所以學校每年檔案數量快速增長。高校檔案分類多，按實體分類包括黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會等，按載體形式有實物、紙質、聲像等

（二）對檔案資源進行開發利用

在大數據時代、信息化時代，大眾的檔案意識逐漸增強，大家知道利用檔案來實現和維護自身合法權益，檔案的利用率不斷攀升。因此，對原始的檔案資源，不能只滿足于整理、保存，還需要下工夫對檔案進行研究。將零散的、龐大的、復雜的檔案資源進行提煉、歸類、匯總。即對檔案進行編研、開發、利用，為利用者提供簡單快捷的服務已成當今檔案管理工作非常一項重要的工作。

（三）檔案載體形式多樣，現代化管理設施的應用

檔案作為一種歷史記錄，特殊的文化資源。在科學技術飛速的今天檔案已呈現出數量多，內容更新快，載體形式豐富多樣等趨勢，對檔案資料進行收集、對檔案資料進行甄別、對檔案資料進行保存、對檔案資料進行應用，就需要借助現代化管理設施來實現，2008年教育部和國家檔案局聯合制定的《高等學校檔案管理辦法》提出高校應對紙質檔案和電子檔案進行同步歸檔，這是社會信息化發展的必然結果。檔案信息化管理是檔案管理工作的潮流和方向。

從以上特點可以看出高職高專檔案管理工作內容多，任務重、壓力大。如果將所有工作都放在為數不多的專職檔案管理員身上，這會嚴重影響檔案管理工作。因此高職高專院校應充分發揮兼職檔案員的作用。

二、兼職檔案管理員的作用

（一）對部門檔案進行立卷、歸檔，緩解專職檔案管理員的工作壓力

《高等學校檔案管理辦法》明確提出，高校應實行部門立卷制度，各部門應根據實際情況設置一到兩名兼職檔案管理員。兼職檔案管理員主要承擔各個部門文件資料的收集、整理、歸檔工作。在學校管理、教學、科研、基建等活動產生大量文件資料時，兼職檔案管理員的作用尤為重要。這將大大緩解專職檔案員的工作壓力，讓專職檔案管理員有足夠的精力對檔案資源進行編研、開發和利用。讓檔案資源發揮更大的作用。

（二）確保檔案資料收集完整、真實、系統

兼職檔案管理員一般是由各部門的教學秘書或部門的文秘人員擔任。他們是原始資料的收集者，熟悉本部門情況，直接參與文書處理和各項工作，能夠及時、準確的收集資料，確保檔案資料真實性、完整性、系統性。和專職檔案管理員相比，這是一大優勢。

（三）對檔案工作進行監督、宣傳

兼職檔案管理員是高校檔案工作與教職工溝通的紐帶，在工作中與教職工進行交談，宣傳檔案知識，對培養學生、教職工檔案的檔案意識有獨特的作用。推動檔案工作的健康發展。

兼職檔案管理員在高職高專檔案管理工作中有其重要作用。搞好檔案管理工作首先要搞好兼職檔案管理員的隊伍建設，采取相應措施，充分發揮兼職檔案管理員獨特的魅力。

三、如何充分發揮兼職檔案管理員的作用

（一）爭取領導重視，建立機構合理的兼職檔案管理員隊伍

大多數高職院校領導只注重招生、就業、科研工作，檔案工作不受重視，高職院校檔案管理部門應主動向學校領導匯報工作，主動宣傳，爭取資金。檔案管理部門應根據各部門實際情況，確立各部門兼職檔案管理員。在確立兼職檔案管理員時應注意以下幾方面：一是兼職檔案管理員相對穩定，不要隨意更換；確保高專的延續性；二是要有責任心、責任感、能吃苦耐勞，熟悉本部門工作情況；三是有一定信息技術能力。同時爭取部門領導重視把檔案管理工作視為常規工作，納入年度工作計劃之中。

（二）加強學習，提高業務素質

檔案管理工作專業性強，兼職檔案員的業務能力，工作水平直接影響檔案管理工作的質量。所以對兼職檔案管理員進行培訓，提高他們的業務素質是檔案管理部門的一項重要任務。

舉辦檔案知識培訓。檔案工作專業性強，檔案管理部門根據情況對兼職檔案管理員進行定期與不定期培訓，增強檔案知識，培訓內容結合各部門實際情況，讓兼職檔案管理員邊學邊做，專職檔案管理員還可根據實際到各部門示范，讓兼職檔案管理員短時間內掌握業務知識和工作方法，確保工作順利開展。

學習檔案法規，增強檔案意識。兼職檔案管理員要搞好檔案工作，首先要學習有關的法律、法規、工作條例等，具備一定檔案意識，在工作中向教職工、學生進行宣傳，形成良好的工作氛圍。

檔案管理部門應組織兼職檔案管理員分期分批參加省內外舉辦的檔案業務知識培訓，到兄弟院校參觀學習，開闊視野，提升他們的業務能力。

（三）建立和完善考核機制，激發兼職檔案員工作熱情

兼職檔案管理員是高職高專檔案工作的主力軍，激發他們的工作熱情，必須建立和完善相應的考核機制。檔案管理部門應明確各部門兼職檔案管理員的工作目標和范圍。考核時不僅要考核部門兼職檔案員，而且要考核部門領導。因為任何工作如果缺乏領導重視，效果將大打折扣。考核不能流于形式，不能讓大家覺得干多干少、干與不干一個樣，要將考核結果與他們的年終考核、評職、晉優結合，做到獎罰分明。

（四）配備相應的設施設備

工欲善其事，必先利其器，好的工作環境，齊全的設施、設備亦能調動兼職檔案管理員的工作激情，充分展示他們的作用。檔案工作要順利開展需要有相應的軟硬件設施設備，如計算機、掃描儀、檔案管理系統、檔案柜、專業工具、防盜、防火設備等，學校應根據學校的實際情況，配備相應設施設備。增加經費投入，改善工作條件。

檔案管理工作是高職高專院校重要的基礎工作之一，是衡量一所學校教學水平和管理質量的重要標志。而兼職檔案管理員在檔案管理中作用毋庸置疑，高職高專院校應建立一支素質高、業務能力精、年齡結構合理、工作積極得力的檔案工作隊伍，為兼職檔案管理員排憂解難，優化管理，推動檔案事業邁上新高度。

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