淺議高校財務檔案的管理工作

張妍妮

【摘 要】近年來，隨著數字化智能技術在財務管理工作中的應用普及，高校的財務工作在效率及準確性方面得到了極大的提升。電子設備作為多媒體媒介，在“無紙化”趨勢中發揮著重要作用。原始憑證、票據、清單等財務檔案資料也突破了其原有物理性的限制，在保存時間上達到了可持續性。這對高校財務檔案的管理工作起到了進步意義。本文重點介紹數字化背景下高校財務檔案的管理工作出現的新特點，新問題及解決方案。

【關鍵詞】高校；財務；檔案；管理

一、高校財務檔案的特征

高校財務檔案是高校在從事教學、科研、后勤等財務工作中形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料[1]。這些材料具有以下特性：

（一）原始性

財務檔案是各項經濟往來的第一手資料，記錄了高校在運營過程中每一筆收入和支出的憑證，通過原始的財務檔案，查閱者可以準確還原出當時財務往來的種種細節和過程，使高校的各類財務決策做到了有據可循。原始性是高校財務檔案最重要的性質，決定了財務檔案管理工作的意義。

（二）關聯性

高校財務檔案中包括的內容，基本涵蓋高校建設、學生管理、職工管理等方方面面，關聯性非常強。新校區建設、實驗設備采購資金體現了高校的建設力度；學費、教材費用繳納與學生管理工作密不可分；教職工基本工資、績效工資支出體現了職工待遇……可以說，財務檔案側面反映了高校方方面面的發展歷程。

（三）可利用性

財務部門收集整理相關檔案后，通過提取紙質憑證中的有效信息并加以數字化處理，使數據分析與數據挖掘成為可能；數字化后的憑證信息，可以通過建模函數的運算，為以后高校財務預算、資金分配提供科學的參考數據，惠及與高校相關的各項工作的開展。

二、高校財務檔案管理工作中存在的問題

（一）重收集輕整理

根據我國《會計檔案管理辦法》相關規定，會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿，財務會計報告及其他具有保存價值的會計資料都應進行歸檔。由于會計檔案的真實性及重要性眾所周知，所以高校財務人員普遍歸檔意識較強，對財務檔案的收集存有謹慎的態度。然而，財務檔案的管理不只局限于收集，更應及時分類歸檔整理，確保收集到的檔案有效、有用。首先，某些高校還存在收集到的檔案沒有及時歸檔整理，等歸檔時卻發現資料并不完整的情況。其次，收集的財務檔案應按照級別和相關規定定期銷毀，以節省空間及人力，在這一點上，高校財務檔案管理人員普遍做的還不夠積極主動。

（二）重存檔輕利用

高校財務檔案普遍是作為憑證依據進行保管的，在利用方面尚不能完全發揮其作用。由于會計檔案限于紙質版保管和查詢，高校人員無法在系統上進行多維度的查詢、搜索、調閱[2]。現實中，查閱財務檔案是一件非常繁瑣的事，由于保密級別不同，查閱人員的權限需要認證，往往很少有人愿意大費周章去庫房查詢紙質版檔案資料，所以造成財務檔案的利用率低，甚至無法利用。在信息化的大環境下，高校財務部門并沒分散出精力兼顧財務檔案利用的問題，這樣就出現了設備先進，但管理方式落后的差異。

（三）人員配置及管理系統不到位

首先，在人員安排上，財務部門習慣將年輕力量投入到工作量大、涉外等崗位上，對于財務檔案的管理，缺乏具有科學理念的專職人員。高校財務檔案的管理人員，普遍存在年齡偏大、專業素質不高的情況。其次，高校財務檔案管理是專業性很強的工作，需要有適合的管理系統協助檔案分類、整理及歸檔，但是現行的檔案管理系統數量較少，其中適合用作高校財務檔案管理的系統更是鳳毛麟角。第三，高校財務檔案的管理工作需要的人員既應具備財務方面知識又有檔案學背景，這種人才十分缺乏。

三、完善高校財務檔案管理工作的對策

（一）完善高校財務檔案整理、歸納及銷毀制度

為保障高校財務檔案的真實性、憑證性及保密性，在具體管理過程中，應確定長效機制：一方面參考《會計檔案管理辦法》制定符合高校特點，適應高校需求且專業性強的財務檔案管理制度體系；另一方面嚴格按照相關制度進行歸檔整理，出現問題嚴格問責，對超期未能歸檔的情況落實責任到人，在具體的實施過程中做到有規可依，有規必依。

（二）充分挖掘高校財務檔案的價值，提高利用率

一是開發適合高校財務檔案管理的檢索系統，將財務檔案進行智能化分類、分級，規定使用權限，完善認證信息，實現查閱檔案的自動化處理；二是加快高校財務檔案的數字化進程，將財務檔案中有大量票據、發票及對賬單據等難保存、易損耗的資料，利用掃描儀、相機及DV等儀器逐一復制，真正實現紙質檔案的持續性保存；三是投入專門力量從事信息挖掘工作，信息挖掘建立在實際需求的基礎之上，高校應充分發揮財務檔案的關聯性特點，在信息挖掘的層面大做文章，為高校各項建設提供科學的決策依據。

（三）加大投入，提升相關人員專業素養

高校一方面應組織相關人員進行檔案知識、保護方法及保管利用的相關培訓，在具體工作中不但要求具有扎實的專業知識，合理的知識結構，更要注重職工的職業素養建設[3]，從源頭提高財務檔案的管理質量；另一方面高校領導應高度重視財務檔案管理工作，有條件的要設立專門的財務檔案管理室，沒有條件的高校也應設置兼職的管理員，使財務檔案真正發揮其應有的作用。

【參考文獻】

[1]原源， 鄧菀菁， 李昕. 對高校財務檔案管理工作的思考[J]. 經濟師， 2016， （01）： 247-248

[2]張慧娟. 信息化環境下高校財務檔案管理思考[J]. 現代營銷（下旬刊）， 2018， （05）： 214-214

[3]王利榮. 淺析高校財務會計檔案管理的內部控制建設[J]. 內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版）， 2018， （01）： 126-128