淺談基層衛生和計劃生育檔案管理存在的問題與解決措施

劉麗紅

【摘 要】基層衛生和計劃生育檔案管理工作，與國家的發展具有緊密的關系。基于此，本文將從基礎設施不健全、缺乏現代化技術、管理系統不完善三方面入手，分析衛生和計劃生育檔案管理存在的問題，并以加強基礎設施建設、引進現代化技術、積極完善管理系統、全面做好宣傳工作為切入點，探究優化檔案管理的措施，旨在能夠優化基層衛生和計劃生育檔案的管理工作，為日后工作提供準確的參考。

【關鍵詞】計劃生育；檔案管理；管理系統

基于新時代這樣背景，基層衛生和計劃生育檔案管理進行信息化、數字化建是其發展的必經之路。究其原因，傳統的檔案管理方式已經滿足龐雜數據的開發、整理、收集，因此只能積極轉變管理理念，創新管理模式，盡快對基層衛生和計劃生育檔案實行現代化的管理方式。通過這樣的方式，能夠有效提高基層衛生和計劃生育檔案管理的質量、效率，并且可以提高相關數據信息的利用率，實現檔案管理的價值。

一、基層衛生和計劃生育檔案管理存在的問題

（一）基礎設施不健全

目前，隨著經濟的發展，百姓更加重視自身的健康，導致基層衛生和計劃生育檔案的相關數據、信息的數量在不斷增加，而當前檔案管理的基礎設備相對落后，無法滿足管理工作的實際需求。具體而言，無論是設備的硬件，還是其軟件與系統，都存在較大的疏漏，嚴重影響了檔案管理工作的高效性、準確性、全面性、便捷性，在很大程度上限制了基層衛生和計劃生育檔案管理工作的進展。對于部分基層檔案管理部門而言，其自身所擁有的資金數量有限，所以無非及時對檔案管理設備進行更新，長此以往下去就會導致檔案管理工作與時代脫節，并降低工作的質量與效率。除此之外，我國大部分地區的基層衛生和計劃生育檔案管理的基礎設備更新較慢，系統升級、系統維護的為水平相對較低，進而導致相關的檔案管理工作得不到技術、設備的支撐。

（二）缺乏現代化技術

在當前的時代背景下，科技發展迅速，無論哪一項工作沒有與時俱進，就很難的繼續發展。具體而言，我國的基層衛生和計劃生育檔案管理方式、技術相對滯后，嚴重缺乏現代技術的支撐，所以工作效率、質量無法得到有效提升。其具體表現為：（1）目前，基層衛生和計劃生育的檔案管理工作中，依然存在大量的紙質檔案，而數字化的檔案比例相對較小，并沒有充分發揮現代化管理技術的便利性，也就是說檔案管理工作的信息化水平相對較低，限制了基層衛生和計劃生育檔案管理的發展、進步；（2）雖然部分地區采用了數字化的檔案管理方式，但是其總體的質量較低，同時管理水平有待提高，無法在根本上保證信息錄入的準確性、安全性。簡言之，我國基層衛生和計劃生育檔案管理的現代化水平與發達國家之間存在較大的差距[1]。

（三）管理系統不完善

對于基層衛生和計劃生育檔案管理工作而言，建立完善的管理系統是其工作的保障，有利于提高工作的質量、效率，甚至能夠確保檔案管理工作能夠有條不紊的進行。但實際上，我國當前的基層衛生和計劃生育檔案管理工作，并沒有建立完善的系統，導致工作人員在采集收錄、整理組織、存檔存檔等管理環節中，缺乏專業的指導、有效的約束。在這樣的工作環境中，各個部門之間去缺乏關于檔案管理的交流與合作，所以就會使得檔案管理工作存在遺漏的問題，降低了檔案管理工作的質量，不利于促進基層衛生和計劃生育檔案管理工作的發展。

二、解決基層衛生和計劃生育檔案管理問題的措施

（一）加強基礎設施建設

對于基層衛生和計劃生育檔案管理的工作而言，其內容相對復雜，并且涉及了日常工作中的很多細節，所以檔案管理工作人員的工作量相對較大。在傳統的檔案管理模式中，基層衛生和計劃生育檔案管理對消耗大量的人力、物力，因此為了能夠解決檔案管理存在問題，需要對檔案管理設施、管理技術進行優化、升級，從而優化基層衛生和計劃生育檔案管理的質量。具體來說，充分利用計算機技術，以此來提高檔案管理工作的便捷性，改善基層衛生和計劃生育檔案管理工作的質量，同時能夠延長檔案數據的保存時間，降低檔案內容的損壞率、丟失率。另外，計算機能夠憑借其自身的技術優勢，模式人工完成立卷，根據檔案的具體類別，將相關的條目信息進行打印，或者根據時間順序建立進行打印，便于后期對檔案內容的搜索、利用，并能夠進一步提高基層衛生和計劃生育檔案管理工作的質量、效率[2]。

（二）引進現代化技術

在基層衛生和計劃生育檔案管理的工作中，為了能夠解決當前存在的問題，就應該加大資金投入，積極引進現代化的管理技術。在必要的情況下，檔案管理部門可以向當地政府尋求資金扶持，從而為提高檔案管理工作的質量提供資金保障與技術支持。在這一前提下，基層衛生和計劃生育檔案管理部門應該建設現代化檔案管理庫房，并配備空調、殺蟲劑、去濕器等，從而保證檔案管理的高效性，提高管理工作的現代化技術水平。同時，以計算機為基礎，建立檔案管理數據庫，并將重要的檔案信息存放在“保密區”中，設置級別較高的密碼程序、身份認證程序。當工作人員想要查詢、利用檔案信息時，就需要通過一系列的認證程序登錄系統，避免基層衛生和計劃生育檔案的相關內容被泄露、利用，加大對檔案的管理、保密程度。

（三）積極完善管理系統

為了能夠建立更加完善管理系統，全面提高基層衛生和計劃生育檔案管理工作的有效性，可以通過以下幾方面對管理系統進行完善：

（1）教育與指導。檔案管理人員的綜合素質直接影響基層衛生和計劃生育檔案管理的質量，所以需要對檔案人員的進行統一的教育、指導，加深對自己崗位的認識，全面提高責任意識。同時，鼓勵管理人員之間交流工作經驗，分享檔案管理的技巧；

（2）規范流程。為了能夠提高檔案管理工作的效率，相關部門需要在制定統一的工作規范、流程，為工作人員開展檔案管理工作提供幫助，協調好工作人員之間、部門之間的關系，增強基層衛生和計劃生育檔案管理工作的規范性；

（3）監督機制。為了能夠全面掌握基層衛生和計劃生育檔案管理工作的現狀，需要建立監督機制，對工作內容、工作流程、工作質量進行監督[3]。

（四）全面做好宣傳工作

對于基層衛生和計劃生育檔案管理工作而言，做好宣傳工作是其中關鍵的環節，工作人員應該重視自身職能建設，并在全國范圍內開展衛計宣傳工作，使工作人員能夠在根本上認識到檔案管理工作的重要意義，從而加大重視力度。通過宣傳，還能夠使檔案管理人員認識到基層衛生和計劃生育檔案管理工作對社會發展、經濟建設的重要性，進而積極主動地優化管理方式，鞏固當前社會的穩定性，并進一步緩解醫患之間緊張的關系。值得注意的是，在這一環節中，還需要加大對先進技術、方式的宣傳，使基層衛生和計劃生育檔案管理部門能夠打破傳統的思想、模式，積極引進全新的檔案管理方式，為提高工作質量與效率奠定基礎，提高檔案信息的利用率。

三、結語

綜上所述，當前基層衛生和計劃生育檔案的管理中，存在很多需要亟待解決的問題，嚴重影響管理工作的質量，因此需要采用恰當的方式進行治理。以此為基礎，基層加強了檔案管理的基礎設施建設，積極引進了現代化的管理方式，完善了檔案管理系統，加大了人才培養的力度，并優化了宣傳工作，提高了檔案管理的質量。所以，為了能夠解決當前基層衛生和計劃生育檔案管理存在的問題，可以將文中的方式應用在實際中。

【參考文獻】

[1]張旭東.關于衛生和計劃生育檔案工作的幾點思考[J].現代農村科技，2017（08）：89.

[2]劉發權.對衛生和計劃生育檔案工作的幾點思考[J].辦公室業務，2017（11）：130.

[3]陸洋.對基層衛生和計劃生育檔案現代化管理的思考[J].才智，2017（13）：238.