加強機關會計與檔案部門溝通提高會計檔案管理水平

蘇楠

【摘要】機關會計檔案管理是日常管理中非常重要的工作之一，其不僅可以反映機關各部門經濟管理的完整信息及資源，而且能為機關的內部管理起到監督的作用。近年來，機關會計檔案存在問題，既有檔案部門業務指導的不到位，也有財務部門輕會計檔案管理等因素。因此，機關必須調整管理思路，改進檔案管理的方法。文章就新形勢下，加強機關會計檔案管理水平提出一些有效對策及意見，以供參考。

【關鍵詞】企業 會計檔案 管理

會計檔案是會計工作作用于會計對象所產生的專業材料，它是通過會計核算所取得的會計資料。會計檔案管理工作是一項重要且煩瑣的工作任務，良好的企業檔案管理也是企業獲得長足穩定發展的重要保障。機關的會計檔案是機關檔案全宗的重要組成部分，它具有與其它門類檔案相同的考查、憑證作用，在機關建設中有重要作用。

一、重視檔案管理工作，促進財務部門和檔案部門良好協作

當前機關會計檔案管理的意識薄弱，財務部門與檔案部門缺乏必要的溝通與合作。檔案部門沒有主動介入會計工作中進行業務指導與監督，造成會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。

鑒于此現狀，機關應提高內部會計檔案的認知度，對會計檔案管理工作進行規劃管理。檔案部門將會計檔案的宏觀管理與具體的業務指導結合起來，注重解決檔案部門與財務部門的缺口問題，與財務部門建立起良好的協作關系，制定行之有效的措施，各機關單位應提高本單位會計檔案管理工作的重視度，對會計檔案進行規范化、有序化管理，確保會計檔案完整、有序、便于查閱，真正提高會計檔案管理工作的成效。

二、增強機關會計檔案人員的培訓力度，提高其綜合素質

檔案是一種非常珍貴的信息資源，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納人會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。檔案人員的綜合素質不僅包括會計專業素質，還包括思想道德素質、職業素質等。所以，企業應做好會計檔案人員的培訓工作，包括專業知識及其他綜合素質的培養，統一思想，提高相關人員的責任心與職業素質、管理水平，進而促進企業的發展。

三、建立健全相應的會計財務檔案管理規章制度

近年來，檔案部門雖然制定了有關會計檔案的管理辦法，但對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等間題沒有做出具體的可操作性強的規定；財會部門也沒有把規范化管理規章制度納人會計人員崗位責任制中，使會計檔案的管理制度不健全。

會計檔案管理必須要規范化，這樣才能防止檔案材料出現丟失或者混亂等不良現象。將日常管理工作列人檔案管理中，明確管理的職責、目標、責任，企業應首先要建立健全相應的檔案管理目標與責任、制度，包括保管制度、歸檔制度、保密制度、移交、銷毀制度等，對會計財務檔案日常整理、歸檔、保存、查詢等工作進行規范化，提升會計檔案管理的效率，建立健全的會計檔案管理制度。

四、銷毀會計檔案資料應嚴格定期進行

會計檔案的鑒定、銷毀工作弱化，影響了單位檔案的整體管理水平。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編制會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

電子會計檔案的銷毀還應參照國家關于電子檔案鑒定銷毀的有關規定執行，在辦理審批手續后由企業檔案管理部門、會計部門和信息系統管理部門共同派員監銷。對于存儲在不可擦除載體上的保密電子文件，應連同存儲載體一同銷毀，并在網絡中徹底刪除。

五、同步升級會計檔案資料，使其與計算機系統相匹配

定期同步升級資料等信息，特別是系統管理升級的時候。對于不同形式的資料載體進行妥善保管，比如磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并要采用防高溫、防塵等措施。所以對于檔案資料的管理，應與計算機版本同步升級，杜絕資料打不開或者丟失的現象發生，同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級，這樣給會計檔案的利用帶來諸多便利。

六、加強會計檔案資料的監管力度

應當培養具有會計、檔案管理知識的專業人員進行檔案管理，在工作過程中不斷加強培訓，增強管理人員的管理意識、提高專業素養、增強職業道德，調動管理人員工作的積極性，做到愛崗敬業、堅持原則。企業應派相應的監管人員對檔案的保管情況等進行不定期的抽查，確保卷宗的保存環境良好，卷宗裝訂達標、擺放整齊、按類放置、檔案資料完整，便于查詢。財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。確保會計檔案資料保存能完好無損，規范有序。在監督工作中，如出現不良狀況，應及時通知相關人員予以改正。

七、充分融入先進的檔案管理技術

電算化財務會計檔案徹底取代傳統財務會計檔案，發揮了更大會計電算化管理的功能，認真完成機關檔案管理工作，提升單位管理的效率，建立電子會計檔案管理系統，使電子會計檔案從接受、核算到歸檔查詢實現一體化管理。

結語：

總之，機關會計與檔案部門必要的溝通與合作，無論對提高財會檔案的管理，嚴格會計檔案制度，還是發展機關經濟建設，都至關重要。因此，機關單位領導人員應提高檔案管理的重視度，建立健全檔案監管制度，提高相關人員的綜合素質，引進先進的檔案管理技術與手段，提升檔案管理的管理效率與管理水平，

使會計檔案更好的為機關單位的改革發展服務。

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