分析檔案內容管理模式運用

汪得順

摘要：在信息技術快速發展的今天，檔案內容管理已經成為信息保存、利用的主要途徑，保證檔案內容的合理性，提高檔案資源的利用率，滿足用戶的各項需求。鑒于此，本文主要分析檔案內容管理模式的運用，希望能夠給相關學者提供一定的參考。

關鍵詞：檔案內容管理模式；檔案管理

伴隨互聯網技術的高速發展，檔案結構也在不斷改變，檔案內容管理模式主要以內容管理思想為基礎，并合理運用相關技術，對檔案內容進行科學管理一種管理方法。為了保證檔案內容管理工作得以順利開展，本文主要分析檔案內容管理模式的運行，不斷提高檔案管理信息的準確性。

一、檔案管理現狀

通過分析檔案管理現狀，能夠幫助檔案管理人員更好的明確檔案管理內容，傳統的檔案管理主要采用紙質管理方式，由于網絡信息技術的迅猛發展，檔案內容管理模式開始向信息化方向發展。檔案管理人員在實際工作中，對檔案內容管理缺乏足夠的重視，降低檔案信息的準確性。為了提高檔案信息的精確性，檔案內容管理人員要結合實體檔案管理現狀，選擇合理的管理模式，保證檔案信息得到更好的利用。

檔案內容管理模式的轉變，能夠提保證信息的準確性，減輕檔案管理人員的工作負擔，提高其工作質量。與傳統的檔案內容管理模式相比，數字化管理模式能夠保證檔案信息的連續性，進一步提高了檔案信息資源的利用率。由于數字化管理模式具有操作方便、運行穩定等特點，已經被廣泛應用到檔案內容管理工作中，幫助檔案管理人員更好的掌握檔案信息。

二、檔案內容轉變

（一）檔案收集

檔案收集是檔案管理的基礎，在傳統的檔案管理過程中，管理人員需要收集大量的紙質檔案，并做好相應的保存工作，長時間作用下，紙質檔案很容易發黃、變脆，檔案內容模糊，在一定程度上降低了檔案信息的準確性[14]。為了保證檔案收集工作的順利開展，管理人員運用先進的計算機技術，能夠保證檔案信息的準確性，并能夠長期保存。由于檔案收集方式的轉變，給檔案內容管理人員帶來極大便利。

（二）檔案保存

由于網絡信息技術的快速發展，檔案保存方式也在不斷改變，由傳統的紙質保存模式轉變成電子檔案管理模式，與傳統的紙質檔案管理模式相比，電子檔案管理模式更加科學，能夠減少庫房的占用，幫助管理人員更好的查閱相關檔案，提高了檔案的保存質量。檔案內容管理人員在實際工作中，針對比較重要的檔案，要做好相應的備份工作，避免檔案發生丟失。

（三）檔案新內容

為了保證檔案管理工作的順利進行，管理人員要明確自身的工作職責，并結合檔案管理現狀，不斷規范檔案管理條例，做好數據分析工作。例如，針對重點檔案，為了避免黑客侵入，管理人員可以設置防火墻與殺毒軟件，定期清理計算機中的垃圾。檔案管理人員要不斷提高自身的管理水平，制定妥善的管理制度，保證檔案內容的完整性[2]。

三、檔案內容管理模式的合理運用

（一）明確檔案內容管理對象

為了保證檔案內容得到更好的管理，運用合理的管理模式非常重要，檔案管理人員要明確檔案內容管理對象，并做好相應的分析工作，不斷提高檔案信息的準確性。如果檔案內容比較復雜，管理人員可以針對檔案內部信息的利用情況，進行科學統計，明確檔案內容中的重點，進行科學管理。

由于互聯網技術的快速發展，檔案管理人員可以利用先進的互聯網技術，構建檔案管理平臺，對檔案內容進行有效管理，不斷提高檔案內容的真實性。另外，檔案管理人員也可以結合以往的管理經驗，詳細分析檔案內部的重點內容，并做好相應的保密工作。通過明確檔案內容管理對象，能夠保證檔案信息得到有效利用。

（二）將檔案管理與內容管理進行有效融合

受互聯網信息技術的影響，檔案內容管理工作已經引起人們的重視，人們在查閱檔案的過程中，主要閱讀檔案內容，檔案管理人員要加強對檔案內容的管理。將檔案管理與內容管理進行有效融合，能夠保證檔案內容得到更好的管理與利用，滿足人們的閱讀需求[3]。人們通過閱讀檔案內容，能夠了解最新信息，檔案管理人員在實際工作中，要充分利用先進的互聯網技術，對檔案內容進行科學管理，提高檔案信息的準確性。

除此之外，檔案管理能夠為內容管理提供良好借鑒，由于檔案管理體系比較健全，檔案管理人員可以結合檔案管理體系的運行情況，構建合理的檔案內容管理制度，進一步提高檔案管理內容結構的完整性。將檔案管理與檔案內容管理進行有效融合，能夠保證檔案內容管理制度得到更好的完善，提高檔案內容的準確性，為人們提供更好的服務。

（三）加強檔案知識管理

為了不斷提升檔案管理人員的管理水平，企業要不斷加強管理人員的檔案知識管理培訓，充分激發檔案管理人員的創新思維，從根本上保證檔案內容得到更好的管理。管理人員要明確檔案管理與檔案內容管理之間的區別，檔案管理能夠為檔案內容管理提供理論支持，管理人員可以將檔案管理與內容管理進行有效結合，充分體現檔案內容的價值。

除此之外，由于互聯網技術的不斷進步，很多企業運用檔案進行知識管理，從而提升企業的市場競爭力[4]。檔案知識管理主要分為兩部分，分別是顯性知識管理與隱性知識管理，其中，顯性知識可以通過語言與文字進行表述，這部分知識也可以采用文字形式進行保存，隱性知識很難用文字與語言表達。檔案管理人員可以結合檔案內容實質，將檔案內容進行有效管理。檔案內容管理是檔案管理的基礎，通過不斷加強檔案知識管理，能夠提高檔案管理人員的管理水平，滿足企業檔案管理需求。

四、結束語：

綜上所述，通過明確檔案內容管理對象、將檔案管理與內容管理進行有效融合、加強檔案知識管理，能夠保證檔案內容得到更好的管理，幫助檔案管理人員更好的明確自身工作職責，提高檔案信息的準確性。檔案管理人員在實際工作中，要明確企業的發展方向，不斷學習國內外先進的檔案內容管理模式，并合理運用，保證我國檔案內容管理得到更好的完善。

參考文獻：

[1]安洋.淺談社會化、開放式人事檔案管理模式的優勢與發展[J].中國管理信息化，2018，（01）：128-129

[2]岳傳鵬.新時期企業人事檔案管理的創新研究[J].辦公室業務，2017，（20）：173

[3]王雅靜.人事檔案管理與利用中存在的問題與對策[J].佳木斯職業學院學報，2017，（10）：452-453

[4]陳曉悅.加強合同檔案信息化管理的作用及措施[J].黑龍江科技信息，2017，（15）：263