做好職業教育檔案管理工作的幾點認識

張振海

隨著職業教育的不斷發展，職業教育檔案在職業教育事業及社會活動中的重要性日益明顯。建立完善的職業教育檔案，使其內容更加豐富、門類更加齊全，促進職業教育檔案工作的進一步發展，對完善終身教育體系，創建學習型社會具有重要意義；對于實現教育目的、服務社會發展具有重要作用。職業教育檔案是高校檔案的一個重要組成部分，是衡量學校職業教育管理水平和教育質量的重要標志之一，是反映職業教育管理和教學活動的真實記錄，是發展職業教育和開展教學研究的重要信息來源和決策依據。

一、增強全員檔案意識

目前，職業教育的學生主體大都是社會青年和在崗人員。因招生范圍廣、形式多樣，而且相對于普通高中學生來說學習的含金量較少，因此在某種程度上，職業教育檔案管理人員少，管理的難度大。學校往往只重視普通教育學生的檔案工作，對于職業教育檔案工作的重要性沒有認識到位。因此，筆者認為要大力加強檔案宣傳工作，增強全員檔案意識。一是宣傳檔案法律法規，增強全體教職員工的檔案法制意識；二是宣傳檔案的作用，增強全體教職員工的檔案價值意識。檔案是歷史的真實記錄，是寶貴的精神財富，具有可靠的參考憑證作用。要結合職業教育檔案工作的作用，宣傳職業教育檔案的價值和作用；三是宣傳檔案工作的責任，提高檔案工作的責任意識，增強全員參與意識，形成人人關心、多方支持檔案工作的局面。

二、豐富職業教育檔案的內涵

職業教育檔案包括五大方面，其中，教育行政方面包括上級下發的有關職業教育的各種文件，本單位的會議記錄、規劃、計劃、規章制度、經驗材料、學改革、評估檢查、各種統計報表等；招生方面包括招生工作文件，招生計劃、宣傳、總結，錄取新生名單，合作辦班合同，學員名單等；學籍方面包括學生登記表、卡片，成績冊，學籍變更材料獎懲處分材料等；教學方面包括教學計劃、教學大綱、課程設置、教材、教進度、課程表、聘任教師和輔導員登記表，對授課教師教學價材料、抽取的典型備課記錄，考試方案、試題、題庫、考試績單，實習計劃、總結及優秀實習報告等；畢業生工作方面包括畢業論文、畢業設計、畢業生名單畢業證書發放存根，本科畢業生學位評定文件、授予學位員名單，畢業生跟蹤調查及反饋材料等。

三、完善規章制度，建立健全職業教育檔案管理體系

職業教育檔案管理部門要做到文件材料管理有序，合理分類存放，使文件材料來龍去脈清晰，為立卷歸檔工作奠定良好的基礎。為此，要建立職業教育檔案管理的各項規章制度，如檔案收集制度、整理制度、移交制度、銷毀制度等，使職業教育檔案管理有章可循，明確管理人員及有關部門的職責，建立各級檔案網絡組織，形成人人負責，層層把關，責任到人，齊抓共管的良好局面。不僅如此，還要把檔案工作納入學校計劃和規劃，納入學校管理制度，納入有關人員的職責范圍。使職業教育檔案工作向制度化、規范化方向發展。

四、引入現代信息技術，實現職業教育檔案管理的現代化

職業教育規模的日益擴大，使職業教育檔案的數量迅速增多，傳統的以手工為主的檔案管理方式與之愈加不相適應。為了適應職業教育發展形勢及現代職業教育檔案資料的數量大、內容雜的特點，高等學校職業教育檔案管理必須應用現代化的信息技術手段進行檔案管理，如使用《學生成績翻譯軟件》、《職業教育本、專科學生學歷文憑查詢系統軟件》等，以計算機網絡為中心，利用現代化工具存儲、傳遞檔案信息，實現高等學校職業教育檔案傳遞上網、資源共享，實現檔案管理的信息化，更好地為高等學校職業教育的規劃、發展等工作服務。

五、促進職業教育檔案信息資源的開發利用

傳統的職業教育檔案工作往往以對資料的收集、整理、存儲、保管情況來衡量檔案工作的好壞，而對于資料的利用、服務方面重視不夠。職業教育的施教對象主要是在職從業人員，他們分布于社會各業，其職位的晉升、單位的更換都需要職業教育檔案，對檔案的查閱需求較其他類型的檔案更為迫切。而職業教育檔案信息化管理與服務方面的功能還未完全開發，遠未滿足社會的查閱利用需求。因此，應根據職業教育的特點，借助先進的技術，促進職業教育檔案信息資源的開發利用。一要圍繞學校職業教育的中心工作和重點任務，分析職業教育檔案需求信息，編制適合學校改革和發展的職業教育檔案編研資料。依托現代科學技術，科學管理職業教育檔案信息資料，為職業教育檔案信息資源的開發利用提供技術支撐。二要廣泛收集、存貯職業教育檔案信息，力求做到齊全、完整、準確，改變“坐等上門”的作風，大力開發職業教育檔案信息資源，把“死”檔案變成“活”的信息。學校檔案部門應充分利用集中保管的職業教育檔案信息資源，通過有效的開發，為學校的各項管理提供服務，使職業教育檔案信息資源的開發利用工作向廣度和深度發展。

六、強化檔案工作隊伍建設

目前，職業教育檔案管理工作人員大部分是由兼職教師、退休教師及臨時工組成，人員變動頻繁，缺乏穩定的素質良好的檔案員，致使檔案工作缺乏延續性、銜接性。檔案工作是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，對管理人員的政治素質、文化修養、專業技能要求較高。學校要通過選拔任用、教育培訓、以老帶新等方式，逐步優化職業教育檔案管理人員的年齡、知識結構，不斷提高其專業素養、管理技能和服務水平，以適應職業教育工作未來發展的需要。

參考文獻：

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