如何做好機關文書檔案工作

吳佳興

檔案是歷史的縮影，它真實地記錄了一個國家、一個民族、一個地區乃至一個單位的發展進程。對我們正確地總結過去，指導現在，規劃將來都具有十分重要的參考價值，同樣檔案工作的好壞也直接影響著一個單位的工作作風和工作效率，檔案和檔案工作的這一本質特點是我們認識做好文書檔案工作的基點。幾年來，我們在局黨委的重視和支持下，在上級業務部門的指導下，從加強文書檔案工作的基礎建設著手，認真做好機關文書檔案工作，有效地促進了機關各項工作的開展。

一、加強文書檔案工作的基礎建設

文書檔案工作的一大特點，就是平時不起眼，也不引人注目。但是如果平時基礎工作沒做好，到用再來補做，就會影響工作，為使機關文書檔案工作適應新時期水利系統事業發展的需要，我以為主要應從以下幾項工作做起。

1.做好收集工作，豐富檔案資源。文書收集是檔案工作的起點，是檔案的來源，它在整個文書檔案工作中是一個極為重要的環節。為此，從收集的宣傳工作做起，結合本單位的實際情況和過去的教訓，利用多種形式廣泛宣傳檔案集中管理的好處和重要性，宣傳過去檔案散失造成的損失和教訓，積極爭取領導重視和全局同志的支持。其次，建立收集制度。根據以前在收集工作中存在的問題，建立平時歸檔制度，在機關的檔案材料分類編目，做到平時按目歸檔，按材料的機密程度分開保管，“收得進”“拿得出”解決了過去檔案沒有人及時收，或者交了不放心、不方便的后顧之憂，從而保證了收集工作的正常展開。同時在平時的收集工作中，做檔案收集的有心人。遇事先思考兩件事：一是要收些什么？二是要提供些什么？用收集促提供，由提供促收集。為此，在收集工作上做到：勤記、勤收、勤催。上同領導匯報，下同各科室、基層單位聯系，把住發文關、打印關、印章關、會議關、動向關，確保檔案材料收集齊全。僅2006年，我們收集整理材料共458件，收集整理；照片檔案三百多張，建立了照片檔案，完成了整理任務，也大大豐富了我局的檔案內容。

2.加強基礎工作，深化檔案內涵。所謂檔案基礎主要是整理檔案，熟悉檔案，使檔案分類排列清楚、條線性強、對保存的檔案內容做到心中有數，了如指掌，為提供利用檔案打好基礎。在整理檔案中，我認為檔案人員要在三個基本功上下功夫，即一要明確分類的標準，當分類標準選定后，在檔案材料整理中，就不能今年采用這種分類，明年采用那種分類，造成分類的混亂狀態。二是熟悉各種分類方法的特性，掌握每種分類的適用情況。三要掌握本單位的組織變動情況、職能情況、檔案材料形成情況。按照這三個要求，根據水利系統的機構設置多變，總職能任務不變的特點，選擇年度結合問題的分類方法，采用這種方法進行分類整理既保持了文件之間的聯系，又保持人與檔案的連續性和檔案分類的穩定性，如實反映水利系統工作的歷史面貌。在組卷上，從方便利用的角度去考慮，采用了專題組卷，專題組卷在整理上、鑒定上、編目上、保管上、利用上都比較方便。另外，做好檔案編研工作。我們根據單位的實際情況和各種檢索工具的特點，在檔案整理的基礎上編制若干種配合的實用的檔案檢索工具。比如：在內容著錄上采用卡片式檢索工具、在裝訂結構上采用薄冊式檢索工具。這種檢索工具具有內容簡便、易懂、易查、保管方便、添減靈活的特點，為更好開展檔案利用工作服務。

3.建立健全規章制度，逐步實現“以法治檔”。給做好檔案工作指引方向。《檔案法》的頒布，機關文書檔案工作也必須建立健全必要的規章制度才能使機關文書、檔案工作做到有法可依，有章可循，我根據文書檔案工作的要求，制訂了“收文制度”“閱文制度”“借文制度”“整理制度”“立卷制度”等規范性文件，這些制度和規定，是我們機關文書檔案工作的準則，人人要遵守，人人要照辦，使我局的文書檔案工作逐步走了管理制度化和業務規范化軌道。

二、主動做好檔案的提供利用工作

提高思想認識，明確服務方向，是主動做好檔案利用工作的前提，提高思想認識，就是思想上必須認識兩點：一是認清檔案工作在水利系統工作中的地位和作用，樹立起光榮感、責任感、緊迫感，增強事業性；二是認清檔案工作是一項服務性工作，樹立為第一線服務的觀念，明確為各級領導服務，為各部門業務及本單位的中心工作服務的方向。熱愛本職工作，在檔案利用工作上真正做到主動了解、熱情接待，細心詢問，耐心查找。檔案的提供利用工作是一個單位文書檔案工作的最終目的，也是衡量一個單位文書檔案工作水平的尺度。幾年來，我們在探討如何做好檔案的提供利用工作中，注重了檔案提供利用工作的“主動性”“超前性”。比如在增打人畜飲水井階段，我們及時將國家、省廳、綏化市局有關增打人畜飲水井的方針、政策，以及外省市的經驗等有關材料準備好，等待領導利用，后來在局領導要制訂規劃決策時，我們預先準備的檔案材料全部被利用上了。

三、加強檔案管理現代化建設

1.加大投入力度。要應積極培養、選拔高素質的專業人才，編輯檔案管理軟件，建立檔案數據庫，確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性；要配置掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化，徹底解決老檔案破損、遺失問題，確保原件的永久保存。

2.建立了專業檔案網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。

3.加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來數字檔案最主要的來源。我們要實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并歸檔，促進了機關檔案室的電子化進程。

4.領導要高度重視。各級領導，尤其主管檔案工作的領導，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項、重要課題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案管理工作開展，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。要重視和加強本系統內的交流與合作，在本系統造成一種互幫互學，你追我趕的競爭態勢，以先進帶動落后，發揮各自的優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長初短，共同提高。