談高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理

李仕奇 徐銳

摘要：高速公路檔案信息化的建設(shè)是新形勢(shì)下檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要我們加強(qiáng)對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目信息化建設(shè)的研究，使檔案管理水平得到提高，更有利于高速公路建設(shè)服務(wù)的提高。在此基礎(chǔ)上，本文對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】高速公路； 建設(shè)項(xiàng)目； 檔案信息化

1.高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理的概述。

高速公路項(xiàng)目的文件管理相對(duì)復(fù)雜，任務(wù)艱巨，對(duì)高速公路建設(shè)的人力資源和物力資源消耗較其他方面的資源比較來說是非常大，然而在實(shí)際應(yīng)用中，高速公路的檔案信息化管理具有重大意義，其可以使傳統(tǒng)檔案管理方式得到有效改變，但是目前傳統(tǒng)檔案管理方式依舊存在若干問題，主要問題包括：編制沒有規(guī)范化和信息利用效率相對(duì)較低等問題。檔案的信息化管理，就可以有效地解決這些問題，還可以極大地提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)資料更有效的使用，以及可以遠(yuǎn)距離使用，這可以為后期的項(xiàng)目提供更好的服務(wù)。使存檔信息資源得到利用，還可以有效地降低管理成本，大大提高管理效率。

2.檔案信息化建設(shè)的重要性。

2.1將部門的職能從托管改為服務(wù)

在將檔案管理進(jìn)行信息化之后，在互聯(lián)網(wǎng)上就輕松獲取高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案，還可提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)給領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，這樣一來，檔案管理信息的功能得到改變，其從單純的保管發(fā)展為服務(wù)，其已經(jīng)成為內(nèi)部信息交流的一個(gè)中心。

2.2提高工作效率

在將檔案管理進(jìn)行信息化之后，其變化為信息具有網(wǎng)絡(luò)性、實(shí)時(shí)性，而且信息可以自動(dòng)化更新，這樣以來，在網(wǎng)絡(luò)上就能夠做到的查閱、瀏覽和收集的檔案，使中間環(huán)節(jié)減少，工作效率得到提高，檔案的利用效率隨著工作效率的提高而提高，共享檔案在局域網(wǎng)內(nèi)就可完成，成功地解決了檔案存儲(chǔ)利用同步進(jìn)行的問題。

2.3避免損壞和丟失檔案

若只是采用手工方式收集，閱讀檔案，將無法避免的出現(xiàn)丟失或損壞重要的信息，但是檔案信息化管理就可以使這種現(xiàn)象得到有效地避免。

3.高速公路工程信息化建設(shè)與管理存在的問題

3.1文件管理不規(guī)范，沒有嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)

信息化時(shí)代到來，使傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)不再能夠滿足高速公路服務(wù)需要。為此，高速公路各個(gè)系統(tǒng)需要聯(lián)系自身情況，結(jié)合目前的需要，制定出高速公路檔案信息化建設(shè)工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并與其自身相匹配。

3.2硬件設(shè)施配置不合理，整體發(fā)展不平衡

為了建設(shè)高速公路檔案信息化，我們需要為其提供較多的硬軟件設(shè)施滿足其建設(shè)需求，但是目前電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度較快，定期升級(jí)軟件系統(tǒng)等，然而一些單位使用方便，使計(jì)算機(jī)單純采用簡(jiǎn)單檢索的方式，導(dǎo)致出現(xiàn)與高速公路檔案管理系統(tǒng)所需的服務(wù)器不能匹配等等各種事件發(fā)生。這樣的后果就是不能實(shí)現(xiàn)高速公路檔案信息化管理。

3.3缺乏科學(xué)化管理方式意味著檔案信息化資源建設(shè)是薄弱的

傳統(tǒng)的檔案部門因?yàn)椴恍枰渌块T進(jìn)行信息交流，而且對(duì)客人進(jìn)行服務(wù)，因此檔案部門的服務(wù)基本處于封閉的情況，這樣以來，管理方式孤立，還有是思想和管理方式，處于循規(guī)守舊的狀態(tài)，這種情況與高速公路檔案信息化管理相反。而且在檔案信息化資源建設(shè)許多單位仍然處于“形式化”和“表層化”這種狀態(tài)，其對(duì)檔案信息化的了解只是單純將工程目錄和一些數(shù)字錄入的計(jì)算機(jī)。但實(shí)際上，這種概念是錯(cuò)誤的。其實(shí)檔案信息化并不只是將信息由傳統(tǒng)紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形態(tài)存儲(chǔ)信息，真實(shí)的檔案信息化的建設(shè)是建立一個(gè)完整系統(tǒng)的數(shù)字檔案資源環(huán)境，構(gòu)建一個(gè)具備方便、快捷、省力、省時(shí)等多種優(yōu)點(diǎn)于一身的電子系統(tǒng)。

3.4選擇適宜的軟件

雖然檔案管理系統(tǒng)軟件內(nèi)容豐富多彩，功能較多，但實(shí)際其只發(fā)揮單一一種作用。在檔案信息管理中，使用何種軟件是非常重要的，為此選擇一個(gè)合適的軟件構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的重要一步。當(dāng)今市場(chǎng)上大多數(shù)的軟件功能較多，針對(duì)性不強(qiáng)，而且買家一般不需要將軟件進(jìn)一步更新的需要，所以目前市場(chǎng)上的軟件大多沒有將軟件的針對(duì)性和實(shí)用因素考慮在內(nèi)。

3.5缺乏專業(yè)的信息管理人員

構(gòu)建檔案信息化管理需要具有較硬專業(yè)知識(shí)熟練操作計(jì)算機(jī)，熟知檔案業(yè)務(wù)知識(shí)以及提取獲取信息，使用信息的綜合性人才，以上所說的技能都是目前所必需的。換句話說，確保實(shí)施檔案信息化管理的關(guān)鍵因素是人才因素。在實(shí)際的具體調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)的管理原則和方法，大多數(shù)檔案信息管理人員都非常熟悉了解，然而對(duì)現(xiàn)代信息化管理的理念和方法也只是略懂，這種情況嚴(yán)重制約檔案信息化的發(fā)展，抑制檔案信息化的有效利用。

3.6缺乏安全措施，檔案資料的安全受到威脅

構(gòu)建檔案信息化管理的過程中有著兩大風(fēng)險(xiǎn)：一個(gè)是檔案管理系統(tǒng)的安全性問題，另一個(gè)是網(wǎng)絡(luò)安全問題。如果想使檔案信息的數(shù)據(jù)得到安全防護(hù)，單一的設(shè)置復(fù)雜密碼和更改防火墻，這種方法并不有效，真正切實(shí)可效的方法是將系統(tǒng)不斷升級(jí)，將系統(tǒng)更加成熟，安全設(shè)施更加完善，進(jìn)而使數(shù)據(jù)的安全得到保證，當(dāng)今世界網(wǎng)絡(luò)的任何節(jié)點(diǎn)和站點(diǎn)都有可能遭受黑客攻擊，制約信息化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的最大障礙會(huì)是網(wǎng)絡(luò)的不安全性。

4.加強(qiáng)高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理的措施

4.1合理規(guī)劃公路檔案信息管理

高速公路檔案信息化管理是指通過信息化手段來提高傳統(tǒng)手工方式，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代高速公路項(xiàng)目管理信息化。在這個(gè)過程中，一定要進(jìn)行合理的規(guī)劃和嚴(yán)格制定標(biāo)準(zhǔn)，這些是實(shí)現(xiàn)公路檔案信息化的前提。為提高公路建設(shè)的規(guī)范化水平打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2建設(shè)高速公路檔案信息管理平臺(tái)

檔案信息化管理的實(shí)施是建立在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它是集成其他智能控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)界面、數(shù)據(jù)和相關(guān)指令的統(tǒng)一。在高速公路建設(shè)中，根據(jù)不同的編碼和格式，應(yīng)該將不同的信息傳輸?shù)綌?shù)據(jù)中心，每個(gè)系統(tǒng)將從數(shù)據(jù)中心檢索數(shù)據(jù)，并且每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都將被合并和記錄，對(duì)于崗位的授權(quán)不同，可以操作的界面也不同，這樣做檔案管理，更加趨向信息化。

4.4規(guī)范檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)。

要想將數(shù)字化檔案的技術(shù)得到標(biāo)準(zhǔn)，一方面需要不斷改進(jìn)檔案信息化的管理，另一方面采用彩色掃描儀將圖像格式可以轉(zhuǎn)換為電子文件模型，文件可以轉(zhuǎn)換成圖像格式等多種不同類型的存儲(chǔ)方法。在制定公路項(xiàng)目信息管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)，必須不斷規(guī)范信息化管理的相應(yīng)過程，制定出更加完善的信息化管理的實(shí)施措施。

5.結(jié)語

綜上所述，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化是指收集和整理檔案形成等多個(gè)步驟均采用以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心的高新技術(shù)，完全發(fā)揮信息技術(shù)傳播速度迅速和信息資源共享等優(yōu)勢(shì)，最終將檔案管理系統(tǒng)的智能化得以實(shí)現(xiàn)。要想提高高速公路檔案的管理水平，就必須實(shí)現(xiàn)檔案信息化。社會(huì)的迅速發(fā)展，要想跟上時(shí)代的步伐，高速公路檔案信息的建設(shè)也不能落后。所以，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化需要引起我們的高度重視。

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