人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)

朱瑩

摘 要：隨著社會的不斷進步和發(fā)展，我國的事業(yè)單位也在不斷的進步，在事業(yè)單位中人事檔案是記錄每個員工的成長過程，人事檔案與每個員工都息息相關。人事檔案也是對員工進行評價的重要依據(jù)。在員工轉(zhuǎn)正、員工職稱評定、員工參加社保等活動中人事檔案都發(fā)揮著非常重要的作用。隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的隊伍在不斷的擴大，人事資源也變得越來越多，因此給事業(yè)單位的人事檔案管理帶來了比較嚴峻的挑戰(zhàn)。本文從事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀入手，對人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應對策略進行了重點分析。

關鍵詞：人事檔案；機遇；挑戰(zhàn)；策略

前言：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學技術也在飛速的發(fā)展，電子化的辦公模式已經(jīng)深入到了各個行業(yè)，電子化的辦公方式給事業(yè)單位的管理帶了非常大的便利，事業(yè)單位在人事檔案管理上已經(jīng)不再使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是采用先進的電子管理模式，電子化的管理模式能夠減少很多麻煩的步驟，不再需要人工進行搜索。高科技的管理雖然帶來了非常多的便利，但是也帶來了一些挑戰(zhàn)。

1事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

在如今的社會發(fā)展過程中，計算機技術已經(jīng)被應用到了各個領域，尤其是在我國的事業(yè)單位中，計算機設備已經(jīng)是非常普遍的了。在事業(yè)單位中人事檔案管理的模式大多都是利用計算機為主，人工為輔的管理模式。隨著社會的不斷發(fā)展，大多數(shù)的檔案信息都已經(jīng)開始開放化，檔案的使用者不再是管理檔案的人員，而是所有的人員都可以使用檔案，對檔案信息進行查詢。例如在事業(yè)單位中的員工評定和職位調(diào)整都需要對檔案進行查詢。檔案信息的開放化能夠讓人們更加便利的使用檔案信息，但是在具體的使用過程中檔案信息的利用始終都是不充分的，使用檔案的人還是占少數(shù)，一些檔案信息的管理人員由于年齡比較大，并不能夠很好的使用計算機，因此導致很多先進的設備并沒有真正發(fā)揮出作用，一些設備也是形同虛設。更多的時候只是為了應付上級下發(fā)的命令。在一些事業(yè)單位內(nèi)，雖然采用了設備和人工輔助的方式，但是在具體的管理過程中沒有對人事檔案信息進行及時的更新，大部分的信息內(nèi)容還是之前的，當開始調(diào)用人事檔案信息的時候就會帶來很多的麻煩。人事檔案內(nèi)的信息還會出現(xiàn)殘缺的現(xiàn)象，如果事業(yè)單位不及時的進行修復，就會導致大量的信息丟失。

事業(yè)單位的人事檔案的使用人員既包括一些專業(yè)的職能部門，同時也包括對檔案信息的使用人員和管理人員，在如今的社會發(fā)展中，事業(yè)單位只有在提拔員工和分配一些福利制度的時候才會調(diào)用人事檔案信息，一些事業(yè)單位已經(jīng)在網(wǎng)上開通了查詢的功能，但是在具體的查詢過程中只有極少數(shù)的人會去網(wǎng)上查詢，更多的人都是去檔案管理部門進行查詢，也正是因為這個原因讓人事檔案的管理面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。

2事業(yè)單位人事檔案面臨的機遇

隨著社會的不斷進步，信息技術也在不斷的發(fā)展，信息技術的快速發(fā)展為事業(yè)單位的人事檔案管理帶來了非常大的便利，改變了檔案資料的模式，促進了檔案管理模式的不斷創(chuàng)新。在人事單位的檔案管理過程中信息網(wǎng)絡化和人工管理模式的融合，讓人事檔案數(shù)據(jù)能夠被自動化處理，在傳統(tǒng)的人事檔案管理過程中大多是依靠人工的方式，因此很容易就會出現(xiàn)一些錯誤，或者是造成檔案信息的殘缺，但是通過信息網(wǎng)絡化和人工管理模式的融合能夠在很大程度上減輕人事檔案管理人員的工作負擔，并且能夠保證人事檔案的準確性，在調(diào)取和保存上也更加的便利。減少工作人員在工作中出現(xiàn)的一些錯誤。傳統(tǒng)的人事檔案信息都是記錄在紙上的，雖然紙質(zhì)的檔案信息具有很強的客觀性，但是由于事業(yè)單位的需要，在日常工作中會經(jīng)常去翻閱人事檔案，因此會對紙質(zhì)的人事檔案造成一定的破壞，而且在查找紙質(zhì)人事檔案信息的時候會非常的苦難，人們只能通過依次的翻閱進行查找，因此費時又費力。紙質(zhì)檔案的一個非常嚴重缺點就是紙質(zhì)材料不好保存，隨著時間的推移，記錄在紙質(zhì)檔案上的信息也會被磨沒。因此很不利于對檔案信息的保存。但是隨著科技的不斷發(fā)展，在信息化的時代中，人事檔案信息不再是記錄在紙質(zhì)材料上，而是儲存在電腦網(wǎng)絡中，人們在有需要的時候可以隨時進行下載，通過這樣的方式不僅能夠很好的保護了紙質(zhì)檔案信息，還能夠提高查詢的效率，提高工作人員的工作效率。檔案管理的發(fā)展讓人事檔案管理人員的專業(yè)技能得到了很大的提高。隨著科學技術在人事檔案管理中的應用，很多的事業(yè)單位都更加注重管理人員的專業(yè)技能，只有能夠很好的使用計算機系統(tǒng)才能夠更好的對人事檔案信息進行管理，因此在人事單位中工作人員會加強自身的專業(yè)技能，投入更多的精力去學習新的職業(yè)技能，從而更好的投入到人事檔案的管理中。

3人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應對策略

3.1信息技術的發(fā)展給事業(yè)單位人事檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

雖然信息技術在人事檔案的管理中帶來了很大的便利，但是同時也帶來了一些挑戰(zhàn)。在檔案管理中想要更好的應用信息技術就要不斷提高對檔案的管理技能。在管理的過程中不僅要提高管理者自身的專業(yè)技能，還要很好的掌控網(wǎng)絡安全技術。隨著信息技術的不斷發(fā)展，一些不法分子會通過網(wǎng)絡技術盜取人事檔案信息，因此在對人事檔案進行管理的過程中要制定出相應的使用制度，這樣才能夠很好的防止檔案信息被盜取。想要更好的加強對人事檔案的管理事業(yè)單位就應該重視對管理人員的專業(yè)技能的培養(yǎng)。事業(yè)單位在招聘相關工作人員的時候應該充分重視應聘者的專業(yè)技能，在管理人員上崗前要進行相關的培訓，不斷增強管理人員的專業(yè)技能。對于事業(yè)單位中的管理人員事業(yè)單位應該定期開展一些技能培訓活動，這樣才能全面的提高每個管理人員的職業(yè)技能。在人事檔案管理過程中應該制定完善的法律法規(guī)，這樣才能夠確保檔案的安全。

3.2傳統(tǒng)人事檔案管理理念受到了挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的人事檔案管理理念就是對事業(yè)單位的員工進行個人信息的搜集和管理，并且對個人的工作情況進行分析和錄入，這樣的管理理念使得檔案管理工作成為了針對工作人員的信息錄入，這樣就使得事業(yè)單位的人事管理工作發(fā)生了嚴重的偏差，并且嚴重的阻礙了人事檔案管理工作的開展。面對以上的問題，事業(yè)單位在檔案管理過程中要不斷明確自身的工作職能，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，不斷明確人事檔案管理的方向，這樣才能讓人事管理工作順利的開展。

3.3事業(yè)單位人事檔案管理的服務職能受到挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的事業(yè)單位的人事檔案管理制度是終身制的，但是隨著社會的不斷發(fā)展，由終身制轉(zhuǎn)變?yōu)榱撕贤疲m然合同制的人事檔案管理對人事檔案管理的發(fā)展起到了一定的推動作用，但是也給人事檔案管理的職務職能帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。如今事業(yè)單位更關注的問題就是應該如何做好人事檔案管理的服務工作。針對這個問題事業(yè)單位就要做好相應的管理工作，相關領導要讓管理者明確自身的崗位職責，明確的要求每個管理者都做好自己分內(nèi)的工作，制定完善的獎懲機制，防止管理者在工作中出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象。要讓每個管理人員都做好自己的工作，高效快速的解決問題。這樣才能促進人事檔案管理的順利進行。

總結(jié)

綜上所述，隨著社會和科技的不斷發(fā)展，給我國事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來了一定的機遇，讓管理工作的效率得到了不斷的提高，帶來機遇的同時也帶來了一些挑戰(zhàn)，面對這些挑戰(zhàn)，事業(yè)單位應該及時的做出改革，讓人事檔案管理工作能夠得到更好的發(fā)展。

參考文獻

[1]王毅.事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)研究[J].中國管理信息化，2017，20（04）：164-165.

[2]宋穎.新時期人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)[J].辦公室業(yè)務，2016（20）：158.

[3]曹巧云.淺析事業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)[J].辦公室業(yè)務，2016（07）：147.

[4]馮向陽.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)[J].檔案管理，2014（03）：86-87.

（作者單位：東莞市黃旗山城市公園）