淺談大數據時代背景下檔案服務利用的發展

黃維

摘 要：大數據作為信息革新的產物，目前已滲透各領域，并以自身豐富的形式和內容給人們工作、生活帶來便利。大數據時代背景下，檔案利用服務面臨著諸多機遇和挑戰，如何在大數據時代下做好檔案服務工作成為當前的研究重點。本文首先分析了大數據時代的概念，而后分析了大數據時代背景下檔案服務利用面臨的挑戰，最后總結了加強檔案服務利用策略以及發展展望。

關鍵詞：大數據；檔案利用；發展

大數據時代背景下，人們越來越重視管理工作，由于檔案是記錄歷史的常用形式，多負責數據的收集、利用等任務。但是隨著時代的進步、信息量的增加，檔案管理工作越來越復雜，這就需要在大數據時代背景下，加強對檔案服務利用的分析，并提出針對性的策略，以供參考。

1、大數據時代的概念

大數據是由數量龐大且結構復雜的數據組成，是海量非結構化數據，是基于應用模式、云計算通過數據集成和共享形成的資源和服務能力，需要新型、先進的處理模式才能具備多樣化、高效率的信息資產，其具有類型多、數量大、速度快的特征，從某種程度上來說，大數據是從各類型數據中獲得有價值信息的技術。

2、大數據時代背景下檔案服務利用面臨的挑戰

第一，如何在海量的數據當中查詢信息。隨著信息技術日益發展，檔案信息保存文件、電子文件信息的增加，使得傳統的卡片檢索、手工著作等已無法滿足工作要求。而且在對檔案信息進行處理時，也會出現文件找尋不及時、查詢性能低的現象，使用傳統的查詢服務方式已無法順應大數據時代下的發展[1]。伴隨著檔案資料管理方式的快捷化，檔案數量持續增加，與此同時也出現檢索性能降低、反應遲鈍的現象，如何在海量數據中查詢所需信息，成為現階段檔案管理工作的首要任務。

第二，如何有效管理檔案數據。數據從產生、保護、存儲、歸檔等環節都會出現失誤，降低檔案數據的管理質量。隨著檔案數據量的增加，數據間的聯系越來越緊密，間接加大檔案管理、維護難度。因此，必須對傳統的管理思想進行革新。另外，高效的管理也提高著檔案數據應用的合理性，數據的管理和應用是相互影響、相互制約的，故而如何從大量數據中發現檔案規律，提高管理效率是管理者的研究重點。

第三，如何第二次開發和利用檔案信息。大數據時代背景下，檔案使用者對檔案管理工作提出的要求越來越高，導致原始的檔案資源無法滿足用戶需求，多樣化、個性化的需求成為檔案使用者的要求。這種情況下，檔案工作者必須加強信息資源的再次開發和利用，將原始信息制成各種形式的產品，并將其主動提供給用戶，從而滿足用戶要求，提高服務質量[2]。

第四，如何應對非結構化數據的增長趨勢。上述得知，數據分為非結構化、結構化數據兩種，前者多使用文件系統存儲，后者則使用數據記錄以存儲，而且非結構化數據還包含了圖像、文本、超媒體、影視等多類型信息，具有多樣化、體積大等特征。隨著社會的進步與發展，非結構化數據正逐漸成為信息主體。據有關數據調查顯示，將近九成的信息屬于非結構化數據，必須充分掌握未來技術的發展趨勢，了解人們想要怎樣的信息。掌握的檔案資料越多，就越能獲得有價值的信息和見解?？傊墙Y構化的數據有著顯著作用，但是現有存儲技術受拓展性、管理性等方面的影響，無法緊跟數據增長速度，導致各種問題逐漸暴露，所以探索新型的存儲技術對檔案管理部門而言非常重要。

3、加強大數據時代背景下檔案服務利用的策略及發展展望

3.1加強檔案服務利用的策略

第一，加強檔案數據資源的創新。創新是促進發展的動力，檔案服務利用工作也是如此。檔案數據資源是創新服務的主體，也是開展檔案服務工作的基礎，只有擁有海量有價值的資源，才能實現最終的服務目標[3]。因此，在開展檔案服務利用時，首先要引入和創新文獻資源，建立專業的數據庫，便于滿足用戶需求；其次，加強檔案資源的傳播和使用，安排專業的計算機人員對網上資源進行建設，同時強化信息資源檢索系統的建設，保證檔案利用服務的完整性，提高服務效率。

第二，提升信息技術，加大存儲系統的應用力度。要想解決大數據時代給檔案服務帶來的問題，可選用內存計算、云計算等方式，通過在網上對收集信息的編檔、存儲，節約用戶的查閱時間和精力，擴大檔案資源的使用范圍和價值。

第三，加強檔案資源的共享。在當前工作中，不同的服務部門是無法共享檔案資源的，對于內部檔案資源多秉持保守觀念，這嚴重阻礙著檔案資源的共享和服務工作的開展。這種情況下，管理部門應謹慎選用管理手段，盡可能的消除信息壁壘，加強各部門間的交流，在滿足信息共享要求的情況下，提高信息透明度，充分發揮信息價值[4]。另外，管理人員還要合理使用先進的信息技術，使各主體相互交流，從而將檔案信息推至用戶，降低成本、提高經濟效用。

3.2檔案服務利用的發展展望

第一，變被動為主動，深度挖掘檔案信息資源。為生產經營管理、領導決策提供服務是檔案管理部門的主要職責，首先，檔案管理部門須轉變傳統的工作思維模式，圍繞黨政工作大局、各階段工作的重點、生產經營業務指標等來開展工作，同時，還要對檔案服務利用的需求進行預測，及時而全面地為生產經營、領導決策提供可靠的資料。其次，要深度挖掘檔案信息資源，編寫價值高且時效強的產品，以節約檔案資源的查找時間，提高檔案資源的利用效率。例如，對于重要的基建項目，可以按投資、設計、施工、竣工等進行編研，為日后項目的查詢和管理提供依據。

第二，加強檔案信息網絡化建設。在大數據時代背景之下，檔案管理部門應當結合實際建立局域網，實現自動化辦公的效果。通過自動化管理系統的運用，不但能自動化地查詢檔案資源，還能有效實現網絡化的管理功能，提高資源利用率。與此同時，還要研發信息傳遞網絡化、檢索智能化系統，也就是將計算機作為管理手段，數字化信息作為管理內容，網絡傳遞作為使用方式的新型管理系統[5]。另外，檔案管理部門還可設置自己的管理網頁，實現信息動態、檢索和在線展示的效果；提供檔案信息咨詢服務，在網站上設置留言版，及時歸檔和解決檔案工作問題。

4、小結

綜上所述，大數據時代在檔案服務利用中的應用，能為檔案管理提供新的管理方法，促進社會發展。分析得知，大數據時代背景下，給檔案服務利用工作帶來了問題和挑戰，這就要求檔案管理者充分利用和挖掘檔案信息數據，深入研究檔案信息的潛在價值，同時建立智能化的處理平臺，加強對檔案數據資源的創新管理，在充分發揮檔案價值的情況下，提高服務質量，推動檔案事業的發展。

參考文獻

[1]葉淑儀.大數據時代背景下分析檔案利用服務[J].企業文化（中旬刊），2017，12（1）：140-141.

[2]余紅光.關于大數據時代背景下的檔案利用服務分析[J].黑龍江史志，2015，20（3）：98-98，100.

[3]李靜波.大數據時代背景下的檔案利用服務分析[J].黑龍江科技信息，2016，23（35）：163.

[4]孟蕊.大數據時代背景下的檔案利用服務探討[J].辦公室業務，2017，19（5）：48.

[5]李揚.大數據時代背景下的檔案利用服務探究[J].辦公室業務，2016，33（12）：124.

（作者單位：肇慶市房產檔案館）