淺談獨立高校辦公用品管理現狀及對策

吳東揚

摘 要：本文主要對獨立高校辦公用品管理現狀及對策進行了研究分析。文章第一部分介紹了獨立獨立高校辦公用品管理的現狀，包括：辦公用品管理制度現狀、采購和付款現狀、領用和保管現狀。第二部分探討提出獨立高校辦公用品管理的對策，包括：加強辦公用品管理制度建設、完善采購和付款環節的管理、強化領用和保管環節的管理。

關鍵詞：獨立高校；辦公用品；管理

現如今，獨立高校辦學的層次與規模持續提升，與之相伴隨的便是辦公用品種類與數量地逐步擴大，也相當于學校資產的重要組成部分。比如說像一個規模適中的獨立院校來講，每年在購買辦公用品方面的費用超過了1000萬。在獨立高校的辦公用品里面，主要是打印紙、U盤、碎紙機、掃描儀等，另外像辦公電腦、打印機價值比較大的固定資產，可以說種類多、需求大、同時購買也較為頻繁。當前，獨立高校在管理辦公用品方面基本上采取的是“自用自購，以報列支”的模式，財務機構只不過是在控制經費總額上進行管理，依然存在管理空白和漏洞的地方。所以，本文希望通過研究獨立高校辦公用品管理的現狀，并有針對性地探討相應的對策，從而全面提升獨立高校辦公用品的管理質量和管理水平。

一、獨立高校辦公用品管理的現狀

（一）管理制度現狀

實際上，能夠圍繞辦公用品管理制定書面管理辦法或者口頭管理辦法的獨立高校能夠占到85%以上，但是依然有部分獨立高校沒有制定有關辦公用品管理的方法制度。就算大部分獨立高校制定了有關辦公用品管理的方法制度，但是不是非常規范與健全，在日常運行過程中經常出現一些問題和漏洞，亟需加以完善。

（二）采購和付款現狀

第一，申購環節存在問題。作為采購和付款流程的起點，申購所涉及到的風險點也非常多，比方說僅僅獲得授權才可以提出采購申請；對采購申請的提出和批準是彼此獨立的，從而全面強化對采購的控制。現如今獨立高校辦公用品申購中，只有少部分獨立高校制定了辦公用品書面采購計劃和辦公用品采購方面設置書面申購單。第二，采購環節存在問題。采購環節包含訂貨、詢價、簽訂合同等，所涉及的風險點也很多，比方說采購審批、詢價。大部分獨立高校在確定辦公用品供貨商的時候，都由詢價人員自己去確定，沒有嚴格按照詢價和確定供貨商職責分離的要求去做。嚴格來說，詢價和供應商的選擇屬于不相容的職務，由一個人來負責和承擔，極容易發生舞弊的現象。第三，驗收環節存在問題。當前很多獨立高校都由采購人員對驗收工作進行負責，書面驗收記錄不規范或者根本就沒有書面驗收記錄。一個工作人員同時負責采購和驗收工作，沒有辦法實現職責分離，極易產生各種不良現象，比方說負責采購的人員和供應商進行不正當交易，供應商為獨立高校提供的辦公用品較為劣質。

（三）領用和保管現狀

實踐中發現，獨立高校辦公用品領用和保管環節所涉及到的風險點也非常多，比方說像授權程序，領用須經過批準，防止多領或者被盜；設置臺賬對進貨、領用、結存情況及時反映；實物控制，定期盤點等方面，但是在辦理領用手續的時候，僅有少部分獨立高校在填寫書面領用單并獲得批準之后才領用，還有就是大部分獨立高校都是由保管人員對登記和設立臺賬，這表明在辦公用品保管和臺賬記錄職責彼此獨立方面，獨立高校還應該進一步加以關注。此外，雖然大部分獨立高校能夠對辦公用品進行定期或者不定期地盤點，但是還是有部分獨立高校無法做到辦公用品的盤點，在實物控制方面做的顯然不夠好。

二、獨立高校辦公用品管理的對策

（一）加強辦公用品管理制度建設

第一，應該對獨立高校辦公用品管理的目標加以明確。獨立高校辦公用品管理應該將服務學校教學事業發展作為宗旨，將防范舞弊和勤儉節約作為目標，防范舞弊主要是指獨立高校在辦公用品管理的任何一個環節都應該對風險點加以考量，對控制程序加以設置。勤儉節約主要是指一定要避免產生浪費，在制定辦公用品采購計劃的過程中，應該對庫存的現狀、采購的性價比進行科學地分析，堅決防止盲目采購。第二，增強管理制度的全面性。獨立高校辦公用品管理制度不但應該包含采購方案制度、日常保管制度，還應該包含領用授權制度、內部監督制度、驗收入庫制度等。第三，要確保制度具有可操作性。獨立高校應結合自身的實際狀況，針對性分析存在問題，制定操作性和執行性強的制度。進行內部控制必然會使得管理成本增大，所以應該對怎么樣來避免繁瑣進行考量，盡量做到簡便實用，便于落實和執行。

（二）完善采購和付款環節的管理

第一，完善請購環節的管理。獨立高校在采購辦公用品的過程中，針對集中、大額的采購應該制定書面采購計劃，同時應該在預算申報中加以體現，避免發生隨意性和盲目性采購。并且還要設立書面請購單，對請購過程中的審批手續以及權限進行確定，對相關流程進行規范。第二，完善采購環節的管理。獨立高校務必要確保至少兩個人參與到辦公用品的采購過程當中，在采購的各個環節都要努力做到彼此制約和職責分離。第三，完善驗收付款環節的管理。獨立高校務必要專門設立負責驗收的工作人員，同時和采購人員相分離，做好有關具體驗收情況的各種書面記錄。

（三）強化領用和保管環節的管理

第一，應該逐步完善獨立高校辦公用品的審批領用手續。獨立高校應結合自身的實際狀況，設立統一申購表和簽領表、規范的審批流程，避免辦公用品領用過程中產生浪費現象。第二，應該設立辦公用品臺賬。獨立高校應該詳細做好辦公用品領用、進貨、報廢以及維修狀況的有關記錄。第三，應該強化對辦公用品的盤點工作。獨立高校應該切實做好對自身辦公用品的定期或者不定期盤點工作，對實際庫存數量和賬面結存數量進行逐一、精準地核對，努力實現賬實相符，最大程度地確保獨立高校各種辦公用品和固定資產的安全。

結束語

獨立高校辦公用品管理是獨立高校資產和財務管理的重要組成部分。窺一斑而知全豹，一個獨立高校在辦公用品方面所體現出的管理質量和管理水平，直接標志著該學校在各個方面的綜合管理質量和水平。因此，獨立高校都應該立足自身情況，不斷探索和總結管理上存在的問題，進一步規范和提升自身的辦公用品管理水平，逐步規范化、信息化和統一化管理，從而為實現獨立高校自身的又好又快發展提供堅實的保障。

參考文獻

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（作者單位：中山大學新華學院）