科技檔案信息化管理工作探討

馬麗娟

摘 要：科技檔案信息化管理中存在信息化建設觀念淡薄、經費投入嚴重不足、信息化硬件設備老化、自助服務和安防設施不全、信息化建設專業人才缺乏等問題，加強科技檔案信息化管理有利于科技檔案的現代化管理，有利于提高科技檔案的使用價值，有利于促進科技事業創新與發展。加強科技檔案信息化管理必須重視科技檔案隊伍建設，加強科技檔案標準化建設，規范科技檔案管理程序，完善科技檔案管理制度。

關鍵詞：科技檔案；檔案管理；信息化管理

企業的科技檔案是企業在生產、建設、科研、管理工作中直接形成的，具有保存價值的各種載體的科技文件材料（包括圖紙、圖表、文字、數字、聲像等）。收集、整理、保管、提供利用科技檔案，不僅是對科技人員勞動的一種肯定和認可，也對今后的科技研究起到了參考、傳承和發展的作用。它能使科技檔案中的科學技術向現實生產力滲透和轉化，可以促進科學技術的提高和生產力的發展。因此，搞好企業科技檔案工作對企業的改革發展具有重大的作用和意義

一、科技檔案信息化管理存在的問題

一是信息化建設觀念淡薄，多方重視不夠。由于檔案主管部門與科技檔案管理工作人員對信息化建設的重要性認識不足，信息化建設的觀念淡薄，建設的積極性和主動性較差，容易滿足現狀，致使科技檔案信息化管理步伐較慢，信息化建設缺乏長遠規劃，很難系統地持續性開展。

二是經費投入嚴重不足，信息化短期突擊建設行為突出。科技檔案管理部門由于長期受經費的困擾，導致數字化信息服務體系建設滯后，部分重要的科技檔案收集不全。信息化建設平臺缺乏，很難達到科技檔案資源共享。落后的管理理念和服務設施，難以促進科技檔案信息資源的開發與利用。同時缺乏信息化發展建設的遠景規劃，短期突擊建設行為突出。每次劃撥信息化建設經費有限，難以整體實現信息化平臺建設，缺乏長期持續效應。

三是信息化硬件設備老化，造成資源利用率低。科技檔案信息化管理需要不斷經費投入，由于管理部門重視不夠，目前硬件配置低下、設備嚴重老化，損壞率嚴重，維護成本較大，加之服務器數量少、存儲容量不足及交換機性能低等問題，已遠遠不能滿足科技檔案數字化資源服務需求。

四是自助服務和安防設施不全，導致服務能力較低。由于工作人員編制較少，服務手段落實，難以滿足用戶的檔案信息需求。自助復印、打印、掃描等設備缺乏，嚴重影響用戶使用熱情。同時安防設施不足，使檔案管理工作中存在極大安全隱患。有的用戶查詢資料后，不經工作人員允許，私自把檔案帶出，由于缺乏有效的監控系統，造成科技檔案嚴重丟失，難以保證科技檔案的完整性。

五信息化建設的專業人才缺乏，素質不高。由于人事制度缺乏自主權，科技檔案的管理人員大部分是解決企業困難，職工家屬較多，使得管理隊伍在學科、學歷、職稱、年齡等整體結構上受主管部門制約影響較大，信息化建設的隊伍水平參差不齊，專業人才缺乏，素質偏低，信息技術開發能力不強，從而極大地影響和制約著信息化發展的水平和進程。

二、科技檔案信息化管理的必要性

科技檔案信息化管理就是要運用現代通信技術、網絡技術實現檔案信息的網絡化和數字化，是科技檔案從資料信息收集、接收歸類、存儲管理、資源開發、信息傳遞等環節，實現科技檔案信息的高度共享和有效利用的一體化。

第一，有利于科技檔案的現代化管理。科技原始檔案經過反復查閱后總會不可避免地受到一定程度的損壞，加之管理不善，讀者遵守查閱制度不嚴，致使檔案損壞、丟失嚴重，這樣給文檔、資料的管理帶來很大的困難。而安防設施、管理軟件、數字化設備等信息化技術的運用能很好保證科技檔案的完整性，從而提高管理水平和服務質量。

第二，有利于提高科技檔案的使用價值。科技檔案歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件資料，通過數字化處理，運用自動化管理系統手段，把檔案信息、接收、傳遞、存儲、開發、利用等環節通過網絡化，提供高度共享和有效利用，促進科研生產活動有力開展，從而創造更大的經濟效益，提高科技檔案的使用價值。

第三，有利于促進科技事業創新與發展。科技檔案是一定的科學技術水平和生產能力的真實記錄和反映，通過科技檔案信息傳播和開發利用，有利于科研人員和技術人員對掌握科技檔案信息的分析、判斷，準確把握目前科學研究的現狀、存在的問題，切實指導科研或生產技術活動，解決現實問題，改變生產方式，提高生產效率，獲得更高的經濟與社會效益。

三、加強科技檔案信息化管理的措施

第一，加強科技檔案隊伍建設。檔案管理人員是檔案科學管理，有效開發，充分利用的有力人才隊伍保障。科學制定檔案負責人及工作人員的崗位職責，明確工作要求。在日常的工作中要認真學習、宣傳、貫徹、執行國家有關檔案工作的方針、政策和法律法規，嚴格履行檔案管理各項規章制度。努力學習業務知識，熟悉檔案實體分類法等各項專業知識，不斷培養專業素質，提高業務水平。加強各單位兼職檔案員培訓，提高管理技能，樹立責任意識。高度重視檔案管理隊伍建設，積極引進檔案專業人才，為科技檔案信息化管理的持續發展提供有力保障。

第二，加強科技檔案標準化建設。檔案管理部門與其它部門共同協商，對科技檔案管理中需要協商統一的事物和概念，制訂出科學的統一的標準，對質量、規格、工作程序等嚴格規范，并予以貫徹執行進而修訂完善的全部過程，科技檔案標準化是做好檔案科學管理的前提和保障。

第三，規范科技檔案管理程序。一是要做好平時的檔案收集。各負責檔案管理的兼職工作人員要結合本部門業務職能，建立預立卷文件夾（盒），需要歸檔保存的文件材料及時歸卷，防止散失。二是要做好立卷整理和移交歸檔，對重要的檔案資料要及時整理，科學立卷，根據相應的主題整理成冊，認真填寫移交目錄，按有關規定及時向檔案館移交歸檔。三是要科學編目分類保管，依據檔案主題內容，科學編制目錄，有效歸檔整理，確保檔案資料管理科學規范。四是做好科技檔案的開發利用，編制檢索目錄，為利用者查閱提供方便。對不宜公開的檔案，要注意保密，確保檔案安全。五是做好科技檔案的鑒定與銷毀。對保管期限已滿的檔案，要進行保存價值鑒定，凡無需再繼續保存的檔案，應編制銷毀清冊，經主管檔案工作的負責人審批后銷毀；若還有保存價值，應按重新劃定的保管期限繼續保管。

第四，完善科技檔案管理制度。科學制定檔案服務制度，提高科技檔案的利用水平，充分發揮科技檔案的使用價值。一是建立檔案借閱利用制度。采用科技檔案管理軟件，運用光學掃描復制、文字圖像壓縮、計算機高智能檢索、通信網絡、遠程信息傳輸等先進技術，建立科技檔案數據庫和查詢系統，制定借閱利用制度，使科技檔案信息更準確及時地為科研事業服務。二是建立科技檔案信息備份管理制度。科技檔案檢索快速、信息存儲量大都是信息時代帶來的好處，但是系統也存在不穩定性，一定要加強檔案數據的備份，防止系統的損壞，導致科技檔案信息丟失而造成損失。三是加強網絡管理。隨著計算機技術、網絡技術的應用，為科技檔案信息化管理提供了必要手段，在使用和管理中一定要采用數據加密技術、身份識別技術、信息確認技術對網絡加強管理，確保網絡安全。四是科學制定檔案接收、整理、修改、補充、鑒定、銷毀、統計制度，組織開展檔案管理現代化和檔案信息化建設工作，積極推進文檔一體化進程，開展多方面協作與信息交流，為科技創新做出應有的貢獻。

參考文獻

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（作者單位：菏澤高新技術產業開發區衛生和計劃生育局）