政協機關檔案信息化管理的策略分析

劉亭

摘 要：政協機關檔案部門的職能是管理政協政務和政協科研中產生各種各樣的信息。隨著信息革命覆蓋維度和廣度加深，政協機關檔案管理部門開始運用這種技術對檔案進行數字化處理和精細化保護。政協機關檔案信息化是以信息技術、大數據技術和互聯網技術為手段，以政協各種檔案資源為對象，以服務政協工作為目標，按照信息社會的要求對檔案進行綜合利用的過程。這種新型檔案管理模式既有其固有優勢，但政協引進時間尚不長久，可供借鑒的理論和經驗也不多，先天不足長期困擾著政協機關檔案信息化工作，如何破解這一瓶頸，是亟待理論界關注的命題。

關鍵詞：政協機關；信息化；檔案管理

一、政協機關檔案信息化管理概述

電子政務的的迅猛發展，給機關檔案建設注入了新血液，開辟了新思路，各級機關紛紛將信息化技術融入到本機關檔案工作中，相較于其他機關單位檔案信息化建設情況來看，政協機關檔案管理既有檔案工作的共性，也有自身的特性所在。

（1）政協檔案職能多樣性

一般機關單位的檔案機構由于服務對象固定和內容單一，致使其職能多呈現出單一性的態勢，而政協檔案的覆蓋面較廣、作用力較強，其職能多呈現出多樣性的態勢。政協機關檔案部門的首要職能就是要保障政協工作的正常運轉。政協機關檔案部門不僅在民主監督這一特色工作中扮演著重要角色，而且為政協的規劃制度的擬定和創新發展提供資料參考[]。除此之外，政協機關檔案對社會的服務功能、對人民的服務功能都深深展現出政協檔案職能的多樣性。要充分挖掘這些職能，為這些職能的實現提供便利，也就催生了政協檔案信息化建設工作的開展。

（2）政協檔案工作的綜合性

相較于其他機關檔案部門相比，政協檔案部門是一個綜合載體，集政協政務、委員履職、服務社會、政務科研等多種社會功能于一體，檔案部門中所存檔案內容多元化，檔案工作具有極強的綜合性。同時，隨著時代的進步和歷史要求的變化，政協的各種政務活動也愈加豐富多彩，檔案的內容也會隨著這一時代潮流而愈加復雜多元。正是基于這種綜合性，政協檔案類別和數量都是一般的檔案部門無法比擬的，這就需要利用信息化手段集成化、高效化的特性來對如此紛繁復雜的檔案進行管理。

二、政協機關檔案信息化存在的困境

（1）缺乏有效保障

一方面，信息化人才匱乏。檔案工作的行為主體是檔案工作者，其是檔案工作的核心要素，決定著檔案管理成效的好壞[]。然而，部分地區政協檔案工作者要么沒有從事過相關工作，要么沒有經過系統的信息技術培訓，面對實踐情形中出現的弊病難以高效科學的應對。政協檔案工作者知識結構不科學、知識儲備有所缺失的現象凸顯。盡管部分地區政協機關每年都會開展一些培訓活動，但是這種非定期、非固定式的培訓往往都是臨陣磨槍，難以取得較好的成效，與檔案信息化建設工作的人才需求不匹配。另一方面，資金保障機制不完善。檔案信息化管理需要具備充足的資金保障，才能發揮其應有成效。這種管理模式中，許多老舊的設施需要更新或完善，許多新型處理設施需要添置。典型如高速掃描儀、圖片處理軟件、大尺寸圖紙裁剪設備以及出版級復印機等。資金保障機制的不健全已經嚴重制約了政協檔案工作的高效運轉，進而阻礙政協的長期健康發展。

（2）開發利用程度不高

由于檔案本身屬性以及傳統“重建檔、輕開發”理念的原因，檔案工作給人的第一印象往往是保密和封閉，社會個體的檔案意識較為薄弱。尤其是在信息化生態視域下，社會個體的檔案意識更為弱化，不安全性和不習慣性等慣性思維都嚴重制約了政協檔案的開發利用程度。多數政協機關檔案工作者的信息化思維比較保守，依然停留在簡單的層面，如運用信息化工具進行目錄編制、上傳到數據硬盤和檔案介紹等。很少有政協管理員認識到運用信息化工具進行檔案專題匯編、檔案信息編研和檔案信息檢索，不能做到與時俱進和因地制宜，致使難以與世界先進水平接軌。

三、政協機關檔案信息化管理的突破路徑

（1）強化檔案信息化建設保障

一方面，要強化人才保障，建立健全檔案信息化人才培養機制，為政協機關打造一支勇立潮頭的蘭臺鐵軍[]。人才培養要堅持系統性、長期性，通過健全培養機制來提升檔案工作者的實踐能力和信息設備操作水平，從而使其構建起復合型的的知識結構。第一，要加強檔案工作者的自我職業認同感，通過提高薪資待遇、增加職業發展機會的方式來提升檔案工作者的職業聲望和職業榮譽感。之所以采取這種方式是為了增強檔案工作者的職業期待、減少職業倦怠感、降低離職率。第二，要培養檔案工作者的業務創新能力。隨著信息化的持續推進，檔案管理工作需要不斷推陳出新，這就需要檔案工作者具備長遠的眼光和創新的意識。因此，檔案工作者不能閉門造車，而應注重日常工作的積累，學習先進管理理念，勤于從多個視角分析和總結工作中的得失，創新出新的檔案管理模式。另一方面，要強化資金保障。既要做好事前的信息設備購置工作，也要做好事后的信息設備維護和更新工作。

（2）提高開發利用程度

政協檔案部門在新的歷史起點上，肩負的職能既要面向本機關，也要面向社會和政協委員。因此，要充分利用信息化工具，挖掘有價值的信息資源。例如，針對政協日常工作中普遍存在的問題，編制檔案專題，通過研究專題解決實際工作的弊病；針對檢索難的問題，編制分類目錄，按照檔案的格式和內容進行分類，編制統一的目錄，從而實現縱向和橫向的交叉檢索。總之，檔案工作者要把對信息化的依賴轉移到對檔案利用方式的需求上，從需求主體的需求出發，開發利用檔案中有價值的資源。

四、結語

政協機關檔案信息化建設是適應新形勢，適應新歷史起點的重大事業，它以一種不可逆轉的態勢逼近政協機關的檔案管理部門和檔案管理者。政協機關作為民主監督的前沿陣地，信息資源的重要性不言而喻，這些信息資源對于記錄政協歷史、傳承政協文明、造福人民群眾和服務和諧社會具有重要意義。信息化的歷史起點下，政協檔案管理工作者有更大的舞臺和空間，也需要承擔新的歷史使命和任務。面對當前政協檔案管理現狀，政協檔案工作者必須結合政協發展實際，搶抓信息化時機，迎難而上，進而推進信息化背景下政協檔案工作的轉型升級。

參考文獻

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（作者單位：山東省濱州市沾化區政協辦公室）