信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考

鞠正寶

摘 要：作為行政事業單位內部管理工作中的一個重要組成部分，其能夠在開展檔案管理工作的過程中發揮重要作用，如人事部署、事務安排以及管理、決策等，且能夠充分反映行政事業單位的發展歷程。信息化背景下，我國行政事業單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，由此，本文針對目前行政事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，其后，針對信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化工作的開展予以了探討，其主要目的在于為行政事業單位檔案管理工作的順利有序提供保障。

關鍵詞：信息化；背景；行政事業單位；檔案管理；科學化

采用科學的方案管理行政事業單位的檔案，能夠為檔案的真實性提供保障，基于這一情況，伴隨計算機信息時代的到來，行政事業單位的檔案開展信息化、科學化管理具有十分重要的作用。信息化背景下，我國行政事業單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，由此，本文針對目前行政事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，其后，針對信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化工作的開展予以了探討。

1行政事業單位檔案管理工作中的問題

1.1管理制度缺乏完善性

各行業開展信息化管理、加強科技智能化管理這一大背景下，我國行政事業單位改變了傳統的紙質資料辦公模式，引進信息管理方法，并開始逐漸建立自身信息體系?，F階段，行政事業單位多采用的檔案管理制度是《文件檔案歸檔的制度》，并以此為基礎，結合本單位自身發展的實際情況制定與本單位實際情況相符合的檔案管理制度，盡管如此，但仍然缺乏有效的監督管理制度和實際實施制度予以保障[1]。

1.2檔案管理人員問題

信息化背景下存在檔案管理人員業務素質不足以及科學化意識淡薄等方面的問題。就業務素質不足而言，檔案管理作為一項系統性工作，對工作人員的專業性提出了較高的要求，面對不斷發展的科學技術，信息化運用到檔案管理工作之后，還要求工作人員能夠科學化地管理檔案[1]。此外，檔案管理工作較為復雜，其對工作人員的工作態度以及工作專業素質提高了較高的要求，但受到檔案管理工作多比較枯燥乏味，容易出現工作積極性不高以及檔案管理工作中存在諸多操作不規范的情況，進而對檔案管理工作的效率形成較大影響。就科學化意識淡薄而言，傳統檔案管理工作的模式以及方法難以同新形勢下的工作要求向符合，尤其是在當前信息技術得到顯著發展的大環境中。部分檔案管理人員在科學化管理方面的意識較為薄弱，亟需進一步的提升。部分檔案管理人員缺乏專業知識，不熟悉檔案歸檔的操作流程以及操作規范，管理人員習慣于原有工作方法二不遠去做出改變，進而導致在檔案管理過程中出現問題。

1.3資產運作效率低

受到傳統理念的影響，目前，多數事業單位并未將檔案管理工作重心置于業務之中，其中部分檔案管理模塊被諸多事業單位忽視，如社保檔案等，工作人員認為檔案管理工作并不能夠直接為事業單位創造經濟效益。受到這一錯誤理念的嚴重影響，事業單位并未在檔案管理工作中投入大量的人力以及物力，進而導致檔案管理工作由于人手和物資不足出現工作效率低下的現象。對于行政事業單位而言，通常會采取多種方式獲取更多的可利用資金，占有較多的國有資產，但卻較少對行政事業單位的真實現狀以及實際需求進行考慮。處于此類環境中，可能導致各行政要職人員、各部門之間出現相互攀比的情況，進而呈現不合理的資產配置，與此同時，在開展信息化管理的過程中存在諸多不完善或者存在漏洞的地方，導致了各部門員工之間的交流和溝通不足，進而阻礙檔案管理信息化的實現。

2信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化探討

2.1建立健全檔案管理機制

通過對行政事業單位檔案管理工作中的諸多問題進行分析，發現建立信息化、科學化檔案管理機制，已經成為開展行政事業單位檔案管理的關鍵所在[2]。從行政事業單位發展的角度出發，開展科學化管理工作以互聯網技術的熟練掌握為前提，進而建立并健全檔案管理制度，實現行政事業單位檔案管理的科學化。面對不斷發展的電子計算機信息技術，行政事業單位檔案管理工作出現了責任劃分不明、結構松散以及流程混亂等多方面的情況。為防止在檔案管理工作中出現上述現象并保障檔案管理工作能夠有序進行，建立科學化方案管理機制具有重要的意義。在行政事業單位內部構建檔案管理工作條例規則、檔案管理安全機制以及檔案管理操作機制等內容，借助于建立科學且合理的檔案管理機制的方式，全面提高工作人員的責任意識。新時期對于行政事業單位檔案管理工作提出了更高的要求，行政事業單位單位可以通過開展科學化檔案管理工作模式的方式，滿足信息化背景中檔案管理工作的要求 [3]。

2.2提高科學化管理意識

現代互聯網信息化發展處于較快階段，其應用范圍逐步擴大，信息化時代背景下，為促使行政事業單位的檔案管理人員符合時代發展的要求，提高管理人員的信息化、科學化管理意識具有重要的意義。檔案管理工作人員作為檔案管理的主體，面對互聯網技術不斷發展的環境，不僅需要具有較高的專業知識而且需要具備較高的專業技能，因此，行政事業單位還需要采取多種方式提高檔案工作人員的業務素質 [4]。在人才培養方面，行政事業單位可借助于開展崗位培訓的方式，不斷強化在職檔案管理人員的專業知識以及技能，進而真正實現有效推進檔案科學化管理工作順利開展的目標。

2.3增加檔案科學化管理的資金投入

在檔案管理范疇內，快速發展的信息技術在創造良好轉型機遇的同時帶來了一定的沖擊和挑戰，如在開展行政事業單位檔案管理工作的過程中，我國依然存在許多單位的基礎設備處于落后狀態 [5]。行政事業單位加強對于檔案管理部門的資金投入，如先進設備的引進、先進技術的引入、先進科學方法的使用等，在保障事業單位基礎設施的同時促進單位信息化環境的形成，并在此基礎上為檔案管理工作開展提供便利。除此之外，檔案管理工作人員的薪酬待遇較低在一定程度上影響了人員工作積極性，因此加大行政事業單位檔案管理工作的投入具有重要意義。這是因為，充足的資金能夠給行政事業單位檔案管理工作提供資金支持，以保障檔案科學化管理工作順利開展。

3.結束語

在互聯網+信息化的時代背景環境中，檔案信息化、科學化管理一方面能夠為行政事業單位自身開展檔案管理工作帶來便利，另一方面能夠為全社會共享法律資源帶來可能，故以信息技術作為支撐的檔案科學化管理系統被運用于行政事業單位的檔案管理工作中。本文通過對信息化背景下行政事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，發現其存在管理制度完善性缺乏、管理人員業務素質不足以及資產運作效率低等多方面的問題。針對信息化背景下行政事業檔案管理中存在的問題，文章提出從建立健全科學化檔案管理機制、提高科學化管理意識、增加檔案科學化管理的資金投入等出發，開展檔案管理科化學工作。

參考文獻

[1]王 杰.基于信息化背景下行政事業單位檔案管理的科學化探究[J].辦公室業務，2017（08）：115.

[2]于洪坤.事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].城建檔案，2018（05）：79-80.

[3]王翠翠.探討行政事業單位檔案管理的思路[J].新課程（下），2014（05）：313.

[4]朱淑霖.信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化[J].中國管理信息化，2016（19）：192-193.

[5]馬榮.社會主義市場經濟下完善事業單位檔案管理工作的實效策略[J].中國市場，2018（07）：121-125.

（作者單位：濱州市委辦公室）