淺析信息網絡環境下的檔案管理工作

徐少靜

摘要：隨著信息化、網絡化的發展，檔案服務工作的內容和方式必須不斷地開拓、創新，這樣才能與時俱進，跟上時代的步伐。檔案工作者在信息網絡環境下任重而道遠，要不斷改進服務方式、提高信息化水平以滿足使用者對檔案信息的高層次的需求。

關鍵詞：檔案管理；信息網絡；問題

信息網絡環境下的檔案管理是以信息網絡建設為基礎，以檔案信息資源管理為核心，以檔案信息共享為目標的動態發展過程。包括檔案信息的數字化；檔案信息接收、傳遞、存儲和利用的一體化、多樣化；檔案信息的網絡化等內容。

一、信息網絡環境下檔案管理的存在問題

（一信息網絡組織不完善。

信息網絡環境下，數字化的檔案在網絡上可以相互聯系，交流，應用。這些電子檔案主要包括：文字、表格、圖片、數據庫等多種類型。將傳統檔案轉化為電子檔案是一件十分重要的步驟。這不僅僅是將原有的檔案信息錄入計算機中，同時還要依據檔案內容，組合關鍵字，方便使用者對檔案信息進行檢索、調出、更改、分析等。現如今，我國的先關技術依舊不夠成熟，存在很多現實漏洞，相關操作人員也應對檔案信息進行認真準確的管理，不斷更新完善現有檔案錄入技術，完善檔案錄入系統。

（二）信息的安全與保密技術不夠完善。

電子檔案上網后需要采取一定的安全措施保護檔案信息，從進口、傳輸途徑、使用方法三個方面對信息進行進一步的安全處理。為了防止外來系統對檔案系統攻擊，可以采用，防火墻，安全代理等技術實現。在防止內部人員對檔案信息泄露方面，需要加強在管理以及技術上做到技術上安全存放。

（三）新的信息檢索工具研發。

伴隨著檔案館藏文獻的數字化過程嗎，產生一個檔案館藏虛擬卡片目錄。使用者可以使用目錄上的超文本鏈接，在網絡平臺上進行瀏覽。同時，檔案的日期、檔案姓名等其他關鍵詞同樣可以查到相關檔案。在這其中，依舊存在許多問題尚未完善，需要不斷創新。比如：制定適合的聯機檢索的研究工具和檢索工具。

（四）檔案管理意識淡薄。

我國的各種組織以及相關的檔案管理人員習慣了傳統的檔案管理模式，認為檔案管理就是保存一些組織發展的相關數據，因此，他們的檔案管理意識比較淡薄。首先，個別單位的領導部門檔案管理意識比較淡薄。領導部門涉及到檔案管理人員的選調、檔案管理設施、設備的投資等方面。他們的檔案管理意識淡薄往往導致檔案管理人員人事安排的不合理，如他們認為檔案管理工作不是很復雜、技術含量不是很高，不需要專業人才管理，所以較少進行檔案管理人才的招聘。如果檔案管理部門缺人，他們一般在本單位其他崗位進行調整。另外，單位領導涉及到檔案管理設備的投資決策。由于他們的管理意識淡薄，會影響到檔案管理設備的購置，使得檔案管理與整體的組織發展相脫節。然后是檔案管理人員意識淡薄。他們認為檔案管理就是保存數據文件，沒有挑戰性，個人職業發展空間小，所以在工作時也不能盡心盡力，這直接導致組織檔案管理水平低下。

二、信息網絡環境下檔案管理的方法措施

（一）檔案信息資源分布采集規范化管理。

由于檔案信息的復雜性和多變性，檔案在組織建設中存在資源管理的浪費現象。從國家的角度講，我國應首先加強宏觀調控，對我國民政婚姻相關部門的檔案管理進行統一規范，便于國家及時收集數據，協調規劃國家發展。同時，國家應制定相關法律政策，設立管理和規劃信息資源開發利用，并制定關于傳播、儲存的一致性協議和統一代碼標準、術語標準、安全標準，實現各個地區之間檔案資源的共享。

（二利用網絡信息安全技術確保檔案信息安全。

我國信息網絡檔案信息依舊存在很多不安全因素。但是這些局部的不安全因素是可以通過一些技術方法進行處理。有關部門可以利用網絡信息安全技術，進一步確保檔案信息的安全。例如：病毒防范技術，數據加密技術、信息確認技術等方法提高信息技術的安全保障。同時，相關部門還應運用安全監測技術和監控監測技術對檔案系統進行入侵檢測，進一步確保檔案信息安全。同時，相關部門可以運用防火墻技術、交換機、網絡加密技術以及P3P、Cookies等潮流軟件，加強對網絡安全的保護力度，保護檔案的隱私權。由于大部分檔案信息中所包含個人信息是隱私的泄露可能對個人甚至社會造成不利影響。因此采取相應的網絡安全信息保障措施，是信息網絡環境下檔案信息安全保障的必要措施。

（三）檔案信息系統化分層管理。

現如今，婚姻登記處保存有數量相當龐大的檔案信息資源，這些檔案信息關系到相關檔案人員的隱私和切身利益，有關部門會對檔案進行批量調取和查看。檔案庫中的檔案信息依舊存在管理不善造成的檔案信息錯誤變更的因素。有關檔案負責人可以根據檔案的日期進行分批處理，將檔案管理變得有條理，方便檔案信息的調取、更改等。

（四）提高檔案管理意識。

為了提高檔案管理水平，最重要的是需要提高檔案管理意識。首先，單位的決策部門需要提高檔案管理意識，認識到檔案管理的戰略意義。合理地進行檔案管理的技術的投資，推動檔案信息化管理。另外，在日常的檔案管理中，特別是涉密信息的檔案管理中，單位的最高決策者需要直接參與。然后，檔案管理人員需要提高檔案管理意識，以主人翁的態度進行檔案管理，積極主動地完成任務，逐漸加強學習，提高自身的專業素質。

（五）提高檔案管理人員素質。

在新的信息網絡環境下，提高檔案管理人員的素質成為重中之重。各單位都應該重視檔案管理人員素質的提高。首先，相關單位應該定期組織專兼職檔案管理員業務培訓及外出學習，使檔案管理人員能夠不斷的學習新的知識和技術手段，提高自身的專業素養。另外，在檔案管理人員的選聘方面，單位要嚴格把關，選擇具有較高專業素質的人才參與檔案管理，這樣能夠有效地提高檔案管理水平。

三、結語

在檔案信息化建設的過程中，不僅要充分利用和發揮檔案管理信息化的優勢，而且要認清楚信息技術帶來的弊端，并對可能出現的風險進行及時的規避。抓住信息網絡發展帶來的機遇，加大培養信息技術操作管理人才的力度，加強對信息化檔案管理的設備的投入和管理人員技術的培訓，克服信息化管理過程中的難題，積極迎接檔案管理信息化過程中帶來的挑戰，實現信息網絡環境下的檔案管理信息化。

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