試析企業離退休人員人事檔案管理的優化策略

摘要：企業人事檔案的建立能夠為保障員工合法權益、維護社會穩定，完善社會保障機制奠定堅實基礎，而企業人員作為重要的勞動群體，在離退休后的福利待遇與養老保險等事項，也隨著社會經濟的發展獲得了人們越來越多的關注度。由此本文便從企業離退休人員人事檔案的管理問題入手，并結合優化策略要求提出具體可行的管理辦法，以期為各位讀者提供參考。

關鍵詞：企業；離退休人員；人事檔案管理；優化

人事檔案制度管理不僅能夠為國家、企業以及各類單位機關提供信息記錄，同時也可以為社會保障制度的履行提供可靠依據。從我國人口結構現狀來看，老齡化問題的突出也顯示出離退休人員將成為一個巨大的隊伍群體，因而，筆者針對企業離退休人員人事檔案所做出的關于管理方法的分析，也便具有了十分重要的現實意義。

一、企業離退休人員人事檔案管理現狀

當前的企業離退休人員人事檔案管理過程中，仍然存在許多問題亟待解決，簡要概括起來主要有以下幾個方面：

第一，企業離退休人員的人事檔案缺失。人事檔案材料的缺乏是造成管理困難的重要原因之一，負責檔案管理的部門保管條件不能達到合格標準、設施設備嚴格落后、關鍵信息遺漏等，都會使人事檔案的準確性大打折扣。而關于檔案缺失的情況主要體現在以下情況中：其一，隨著經濟體制的改革升級，企業的勞動關系變化也使得人事檔案信息得以更改，甚至對于一些企業來說，在改制過程中缺乏對人事檔案的重視力度，在工作移交過程中索性直接忽略檔案管理，或者是在改制時直接移交員工醫療保險與養老保險的相關單據，而關于檔案的轉移則推諉糊弄，由此造成企業員工檔案散落各處，無論是在企業、在主管部門、在社保部門或個人存放，均不能形成統一化規范管理。其二，許多社區離退休老職員由于檔案量少、資金投入不足等原因也不能設置專門的檔案庫房，所以相關的檔案整理、統計、歸檔工作也無法實現。對于離退休后養老金增加時，也會因檔案中健康狀況、信息資料的空白而造成管理困難。

第二，關于人事檔案的管理制度還存在不完備之處。在人事檔案建立過程中，由于制度建設的不完善、不平衡，不同地區對于離退休人員的管理制度、信息要求以及細節規定等標準不盡相同，所以在檔案管理工作中也會造成欠發達地區人事檔案管理滯后的情形。對于偏遠的鄉鎮地區來說，該地區可能未建立社保機構，所以也難以形成相對完善的人事檔案管理制度，而這種管理制度的落后也會給全國“一盤棋”式的統一信息管理帶來阻礙，從而影響整個社保工作與檔案管理工作的發展。

第三，人事檔案管理人員的綜合素質水平也會對檔案管理工作產生一定影響。檔案管理人員業務能力參差不齊也會影響人事檔案的管理成效。譬如，在破產企業的部門中，負責企業留守的社區檔案管理員工未經過培訓便直接上崗，或者是聘用臨時員工來管理人事檔案，這樣既使得檔案管理員工隊伍缺乏穩定性，降低了檔案管理人員對于人事檔案的熟悉程度，同時專業技能的缺乏也使得在面對具體問題時，工作人員往往會搪塞敷衍，不能真正解決實際問題。

第四，信息化的檔案管理制度還未全面建立起來。企業離退休人員建立的人事檔案許多都是手工書寫的檔案材料，對于這些檔案的利用需要將管理服務與實際需求結合起來，只有充分發揮好離退休人員人事檔案在社會管理中的功能，才能使得人事檔案的管理工作富有生命力。

二、企業離退休人員人事檔案管理優化的重要性

針對企業離退休人員的人事檔案管理工作具有緊迫性與必要性，也在檔案管理任務中占據著重要地位，加強管理方法的優化探究，還在以下方面有所表現：

第一，在新的歷史發展階段國家制定出的各項政策要得到良好的貫徹實施需要以人事檔案作為依據。舉例來說，國家制定出臺的福利性政策，涉及到社會保障與人身權益，企業離退休員工作為政策的重要惠及對象，便需要加強人事檔案的管理工作。

第二，從企業角度出發，強化離退休人員的人事檔案管理也可以為獲取員工真實情況創造條件。離退休人員的人事檔案中記錄了員工的工作表現、個人經歷、思想政治情況、業務范圍等內容，這也成為全面反映員工情況的可靠材料，為離退休人員參與活動、享受權益等事項提供了重要依據。

三、企業離退休人員人事檔案管理優化的具體方法

要使得企業離退休人員人事檔案管理優化獲得較好效果，概括來說應當從以下方面予以把握：

第一，建立負責離退休人員人事檔案管理的專項機構與存儲庫房，并且實現統一化管理。作為企業中已經離開崗位的員工群體，離退休人員需要專門的人事檔案管理部門與檔案庫房，以便于管理工作的開展。其具體操作方法可以分為以下幾點：其一，加大資金投入，參照現代化的檔案管理標準，建立規模適宜、結構規范的檔案庫房。工作人員可以將社區作為單位進行劃分，并按照員工姓名的筆畫順序進行排列。為了保障庫房的安全性，不僅要配備好各種檔案管理設施，維持庫房的整潔，而且還要預備好消防設備、溫濕控制設備、災害預警設備等，按照管理需求編制相應的管理人員，從而不僅保障了庫房所存檔案可以免于損害，同時也確保了檔案管理人員的安全。其二，構建離退休人員人事檔案管理中心，并且使之掛靠在社會保險的經辦單位，通過將企業、社區、個人以及勞動力市場的檔案資料收集匯總，從而為集中化管理奠定條件。

第二，打造一支業務水平較高的離退休人事檔案管理隊伍。具體觀念任務的實施最終需要落實到管理人員上，因而建立起業務素質水平過高的管理隊伍也能為管理方式的創新升級、管理活動的效率提升帶來巨大幫助。要獲得專業人才，可以通過以下途徑來予以實現：其一，面向全社會招聘負責專項管理的工作人員，通過公開、公正的招考，網羅專業能力強、熱愛檔案工作、素質高的人才加入到人事檔案管理隊伍中。在重重篩選后，還需做好人才培訓工作，在今后的崗位工作中也可以定期舉辦培訓活動，從而為業務能力的上升、思想水平的提高開辟道路。其二，通過遴選方式，也能為人事檔案管理部門挖掘合適的人才提供方便。要讓管理員工對工作產生熱愛，要讓員工對檔案管理部門產生穩定依賴，關鍵需要激發檔案管理人員的激情，通過遴選機制的激勵，也會促使員工在工作崗位上不斷努力進行學習，總結提升自身能力，從而促使自己為取得更高的職業資格而奮斗。

第三，構建關于離退休人員的信息化數據庫。要在市區中建立起覆蓋每個社區的人事檔案信息庫，還要加強檔案信息在區域間的互聯互通。為了讓離退休人員能夠簡單快捷的獲取服務、辦理業務，還需從以下方面加強注意：其一，組織人員將企業離退休人員的人事檔案資料信息全部輸入到計算機中，建立數字資源庫。其二，實現社區間離退休人員相關信息的相互連接，為了改變人事檔案的利用效率，改變“靜態”檔案管理模式，通過網絡信息檔案的建立，也能夠及時對離退休人員的生活狀況、健康情況、養老金認證與發放情況等內容進行查詢與記錄，進而為人事檔案的充分利用提供了可能性。

結束語：

企業離退休人員人事檔案的建立與完善有著較多的現實意義，但是從當前檔案管理實踐中依然有著不足之處，需要對管理策略進行優化。通過加強管理方法研究，既可以幫助企業有效解決管理難題，同時也能夠促進我國檔案管理整體水平的上升。因而，只有深入強化人事檔案的管理方法優化探究，并積極將探索出的經驗運用到實踐中去，才能保障離退休人員的檔案管理工作能夠邁上更高的臺階。

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作者簡介：瞿立菲；性別：女；出生年月：1969.06；籍貫：昆明；學歷：本科；研究方向：檔案專業；職稱：副研究館員；工作單位：中國電建集團昆明勘測設計研究院有限公司。