公務(wù)活動中應(yīng)高度重視“函”的使用

李梅

摘要：從起草者的角度來說，明明知道應(yīng)該使用函卻使用了請示，這種情況實屬無奈，而從領(lǐng)導(dǎo)的角度來講，這種混用確實是對公文知識尤其是對函的使用規(guī)定缺乏正確的理解造成的。

關(guān)鍵詞：公務(wù)活動；公務(wù)函；使用；問題

曉玢是龍騎地產(chǎn)公司辦公室新招聘的文員，有一天，辦公室的林主任交給她一項寫作任務(wù)，主題是向西山區(qū)國土局申請購買位于羊市口西山腳下的一塊土地。

曉玢很快擬好了稿件。以下是曉玢所擬寫的文稿內(nèi)容：

辦公室的林主任看完曉玢寫的這份公文，很生氣。打回去叫曉玢重寫。為什么林主任很生氣呢？因為曉玢犯了一個不應(yīng)該犯的錯誤，最起碼在文種的選用上就是錯誤的。而曉玢覺得自己很委屈，心想：難道請求事項不是用“請示”嗎？

“請示”是用于相隸屬的上下級機(jī)關(guān)。也就是說請示的行文機(jī)關(guān)之間必須存在“領(lǐng)導(dǎo)”和“被領(lǐng)導(dǎo)”的行政關(guān)系，或者在相關(guān)的業(yè)務(wù)范疇有著“指導(dǎo)”和“被指導(dǎo)”業(yè)務(wù)歸口關(guān)系，請示是下級機(jī)關(guān)用來向上級機(jī)關(guān)“請求”或者“批準(zhǔn)”有關(guān)事項的上行文件，是標(biāo)準(zhǔn)的上行文種。前面曉玢所擬寫的文稿在文種的選用上就出現(xiàn)了錯誤。“龍騎地產(chǎn)公司”與“西山區(qū)國土局”這兩個單位顯然不存在“領(lǐng)導(dǎo)”和“被領(lǐng)導(dǎo)”的行政關(guān)系，業(yè)務(wù)上也沒有“指導(dǎo)”和“被指導(dǎo)”的業(yè)務(wù)歸口關(guān)系，因此曉玢使用“請示”文種行文肯定就是不對的了。不能用“請示”行文改用“函”行文可以嗎？我們接下來看看函的適用范圍。

“函”這個文種是用在不相隸屬機(jī)關(guān)之間，在公務(wù)活動中相互進(jìn)行工作的商洽、詢問和答復(fù)問題、以及請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的時候所使用的平行公文文種。按照這個規(guī)定，曉玢在選擇文種的時候就應(yīng)該選用“函”來行文。

在現(xiàn)實工作中，類似像曉玢這樣出錯的情況比比皆是。有的地方明明就該使用“函”請求批準(zhǔn)事項卻使用了“請示”。例如：醫(yī)院向所在地供電部門要求增加用電量，本就應(yīng)該使用“函”行文。因為供電部門是這項工作的主管部門，而醫(yī)院要求增加用電必須要征得供電局的同意，但醫(yī)院和供電局沒有上下級的關(guān)系，所以行文要用函。而醫(yī)院卻選用了“請示”行文。這樣的行文結(jié)果，直接導(dǎo)致“函”處于被“請示”、“批復(fù)”等等文種邊緣化或者掩埋的境地。顯然這是一種非常不正常的現(xiàn)象。

“函”之所以處于這樣一種境地，其原因大概有以下幾個方面。

一、起草公文的人認(rèn)識上的原因

因撰寫公文的人不注重學(xué)習(xí)和領(lǐng)會公文的相關(guān)規(guī)定，對“函”的適用范圍模糊不清，對其缺乏明確的認(rèn)識，所以只要是需要向相關(guān)的主管部門請求批準(zhǔn)事項的行文，一概認(rèn)為是需要請示對方，自我感覺要“低人一等”，于是就以“請示”替代“函”去行文，從而導(dǎo)致了文種的誤用。

二、發(fā)文機(jī)關(guān)簽發(fā)人的原因

在大多數(shù)情況下，公文的撰稿人能正確選用函向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項，卻不能過本機(jī)關(guān)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)這一關(guān)。例如，某廠舉辦文化班，需要聘請一名英語教師，向某學(xué)校行文，有關(guān)人員最初選用的文種是“函”，但領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為函不算是正式文件，用函來請求人家批準(zhǔn)解決這個問題，不能表達(dá)自己謙恭的態(tài)度，擔(dān)心會影響到問題的解決，所以最終還是被領(lǐng)導(dǎo)者改寫成“請示”。從起草者的角度來說，明明知道應(yīng)該使用函卻使用了請示，這種情況實屬無奈，而從領(lǐng)導(dǎo)的角度來講，這種混用確實是對公文知識尤其是對函的使用規(guī)定缺乏正確的理解造成的。

三、受文機(jī)關(guān)思想意識的原因

受文機(jī)關(guān)思想意識上的問題是造成“函”錯用的原因，也是主要的癥結(jié)所在。在公務(wù)活動中，有關(guān)主管部門大權(quán)在握，有權(quán)利審批某一事項，于是不管機(jī)關(guān)之間是不是具有領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系，不自覺地就把自己放在高高的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的位置上，以上級機(jī)關(guān)自居，認(rèn)為函只是直來直去的平行公文，用它來使喚我這個主管部門辦這辦那，小看了本機(jī)關(guān)。于是，一定要對方采用“請示”行文。如若不按照這個意圖行文，就給對方設(shè)置一大堆不必要的障礙。而當(dāng)對方采用“請示”行文，便又會采用“批復(fù)”給對方回文。例如：某縣工業(yè)局向該縣財政局申請購置防暑設(shè)備的經(jīng)費，將題目擬寫成《某縣工業(yè)局關(guān)于申請購置防暑設(shè)備經(jīng)費的函》，文種的選用我完全正確。縣工業(yè)局與縣財政局是不相隸屬機(jī)關(guān)，平級的關(guān)系，按照公務(wù)文書的法規(guī)規(guī)定，這樣的機(jī)構(gòu)之間行文應(yīng)當(dāng)使用“函”。然而，這份沒有問題的公文發(fā)出后卻杳無音訊。后來，相關(guān)人士道出實情，之所以會出現(xiàn)石沉大海的原因，是行文沒有采用“請示”。后來該縣工業(yè)局只好將“函”修改成了“請示”，之后很快便收到該縣財政局的“批復(fù)”。

“函”是我國15種現(xiàn)行的黨政公文之一，被列為主要的公文文種。函的發(fā)文和受文機(jī)關(guān)之間，不存在職權(quán)上的領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。在實際工作中，除了有上下級隸屬關(guān)系外的一切組織之間進(jìn)行公務(wù)活動（相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題等等）的時候都可以使用函來行文。但由于“函”具有向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的功能，所以在公務(wù)活動中人們常常把“函”與“請示”混用，給正常的公務(wù)活動造成了困擾和麻煩，這樣的錯誤必須要進(jìn)行糾正，因此需要從幾個方面入手：

首先，應(yīng)當(dāng)在思想上高度重視“函”的重要地位及其功用，不要把普通的“便函”（ 便函是現(xiàn)實生活中常用的一種日常應(yīng)用寫作的文種。）當(dāng)做是公務(wù)文書的“函”，不能混淆不清。

其次，加大力度宣傳公文法規(guī)，特別是對公務(wù)文書“函”的使用的相關(guān)規(guī)定。弄清函的適用范圍，從根本上杜絕錯用、混用現(xiàn)象的發(fā)生。

最后，起草者、簽發(fā)人以及受文單位應(yīng)協(xié)調(diào)聯(lián)動，嚴(yán)格按照公文法規(guī)規(guī)定行文。有關(guān)主管部門之間要相互溝通和理解，確保作為公務(wù)文書的“函”這一文種使用的正常化、規(guī)范化。