試析事業(yè)單位檔案信息化管理

于博

摘要：所謂的檔案信息化管理，是把傳統(tǒng)的檔案文字轉(zhuǎn)變成為電子檔案，并在此基礎(chǔ)上，對電子檔案進(jìn)行加工和分類，不斷提高檔案的管理水平，降低檔案的管理成本。可是，檔案管理在現(xiàn)在信息化建設(shè)的過程中，依然存在著很多問題，這些問題將直接影響到檔案信息化建設(shè)，所以，事業(yè)單位如果想把檔案進(jìn)行信息化管理，就必須對所出現(xiàn)的這些問題進(jìn)行分析和解決。逐漸使其向智能化、網(wǎng)絡(luò)化等方面發(fā)展。

關(guān)鍵字：事業(yè)單位；檔案信息；管理

一、目前我國事業(yè)單位檔案信息化管理的問題

現(xiàn)如今，我國事業(yè)單位在使用檔案信息化管理的基礎(chǔ)下，不斷提高了管理效率，但是也面臨著各種各樣的管理問題，主要表現(xiàn)為：

（一）檔案信息化管理意識非常薄弱，當(dāng)事業(yè)單位引入檔案信息管理模式之后，事業(yè)單位并沒有深刻意識到檔案信息化管理所帶來的作用和意義，在檔案信息化建設(shè)中，也缺少系統(tǒng)性的指導(dǎo)以及管理，這樣嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案的開發(fā)和利用，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展和建設(shè)。

（二）檔案的安全性問題，檔案的信息化管理必須要向深層次發(fā)展，可是由于現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)本身還存在很多問題，就使得事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)庫很容易被惡意盜竊和侵害，再加上現(xiàn)在事業(yè)單位對檔案信息化管理的安全意識非常薄弱，給那些不法分子提供了充足的作案時(shí)間。

（三）檔案信息管理統(tǒng)籌管理方面，這主要有三個(gè)問題：

1.是法制化問題。檔案的管理體系相當(dāng)復(fù)雜，出現(xiàn)了多頭管理現(xiàn)象，用非標(biāo)準(zhǔn)的政策作為管理依據(jù)，肯定會出現(xiàn)管理無序的現(xiàn)狀。

2.是管理技術(shù)問題。在文檔信息化建設(shè)的初期，必須要通過掃描儀把文本轉(zhuǎn)化為電子文檔，但是由于這種功能的滯后，讓很多重要的文本難以在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成轉(zhuǎn)化。

3.是要幫助失業(yè)單位推進(jìn)檔案信息管理建設(shè)的軟件公司。這些公司對事業(yè)單位的特點(diǎn)、管理流程都不熟悉，并沒有區(qū)別性的看待事業(yè)單位。這就讓設(shè)計(jì)的信息化管理系統(tǒng)嚴(yán)重缺乏適用性以及針對性。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的方案

（一）首先要提高自己的信息化管理意識

在現(xiàn)在這個(gè)信息化時(shí)代，檔案的現(xiàn)代化、科學(xué)化，早已顯示出管理的先進(jìn)性，想要提高事業(yè)單位信息化的管理意識，必須要從以下幾個(gè)方面入手：

1.事業(yè)單位的各層領(lǐng)導(dǎo)首先要對檔案信息化管理的各種優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行全面了解，在經(jīng)濟(jì)上給予大量支持，為事業(yè)單位檔案信息化管理奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)，同時(shí)還可以為事業(yè)單位的決策提供有效依據(jù)。

2.樹立一個(gè)信息化管理理念，不斷加大力度，推廣建設(shè)，從根本上提高失業(yè)單位檔案信息化管理水平，一方面要注重對互聯(lián)網(wǎng)的開發(fā)，另一方面則要對掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)和復(fù)印機(jī)進(jìn)行專業(yè)性的配備。

3.對事業(yè)單位的科技檔案、產(chǎn)品檔案、儀器檔案進(jìn)行分類、收集和歸類，在事業(yè)單位的生產(chǎn)過程中充分發(fā)揮這些完整性檔案在生產(chǎn)中的作用。

4.檔案工作者要以“開放性”的管理思路，把重心放到事業(yè)單位發(fā)展的服務(wù)上，思想觀念要徹底從“重管理輕利用”的傳統(tǒng)觀念中走出來。

（二）要提高檔案信息化管理的安全性

事業(yè)單位檔案的信息化管理具有快捷性和高效性。當(dāng)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，因?yàn)榘踩庾R不足，造成了檔案的泄露或者遺失，所以帶來了巨大的損失：

1.必須要認(rèn)真研究和總結(jié)事業(yè)單位檔案信息化管理的相關(guān)政策，要根據(jù)不同檔案的實(shí)際情況和作用，對那些具有特殊意義或者極為重要的檔案進(jìn)行加密，不能利用計(jì)算機(jī)對其進(jìn)行加密，以數(shù)據(jù)庫使用權(quán)限對其分類加密，充分做好檔案資料的保密工作。

2.電子檔案的保存環(huán)境一定要注意防蟲害、防潮濕、防病毒，不斷提高電子檔案的保存方式，從根本上提高電子檔案的安全性。

3.電子文檔管理者要制定一套完善的管理規(guī)范要求，必須要讓全體員工嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，同時(shí)還要保存原始文件，以作備份，最重要的是要做好電子文檔和原始紙質(zhì)文檔的同步歸檔。

（三）不斷提高統(tǒng)籌管理水平

對于現(xiàn)在事業(yè)單位在統(tǒng)籌管理方面出現(xiàn)的各種問題，可以采取以下建議：

1.建立一個(gè)規(guī)范的體系，為檔案信息化管理提供標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制度，針對電子檔案等各種“文件模式”，要制定出一套規(guī)范的體系，推動電子文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.提高電子文檔管理的支撐水平。技術(shù)是保障信息化管理的先決條件之一，一方面，事業(yè)單位要配備各種質(zhì)量可靠、性能優(yōu)越的硬件設(shè)備，不斷提高電子設(shè)備抗輻射、抗干擾的能力，避免各種自然或者人為破壞。另一方面是事業(yè)單位本身的需求，不斷開發(fā)出各種通用性的事業(yè)單位軟件，提升軟件以及硬件的運(yùn)行環(huán)境。

3.在對檔案信息化進(jìn)行管理的同時(shí)，還要根據(jù)檔案的不同特點(diǎn)，融入檔案管理的需要，形成一個(gè)一體化的系統(tǒng)，利用資源共享的模式，將不同事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理，提高檔案管理的系統(tǒng)效益和綜合效益，同時(shí)，要選擇實(shí)力較強(qiáng)的硬件和軟件公司，保證事業(yè)單位硬件和軟件的質(zhì)量水平，還要保證硬件與軟件的有效性，避免管理軟件重復(fù)開發(fā)所產(chǎn)生的成本。

4.提升管理人員的素質(zhì)水平。事業(yè)單位想要更好的對檔案信息化進(jìn)行管理，必須要在觀念上對信息化管理有個(gè)正確的認(rèn)識，要以全新的心態(tài)去主動學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)知識，主動學(xué)習(xí)電子文檔的管理方法以及分類方法，要充分發(fā)揮出電子檔案信息開發(fā)的利用價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位還必須要用可持續(xù)發(fā)展的眼光，制定出檔案管理培訓(xùn)方案，為更多的檔案管理人員制造學(xué)習(xí)機(jī)會，讓他們在學(xué)習(xí)中不斷進(jìn)步，對于那些在管理中存在的問題，通過不斷培訓(xùn)，提高檔案管理知識水平，逐漸適應(yīng)檔案管理的需要。最后，所有的檔案管理人員必須具備較高的思想政治覺悟，要不斷加強(qiáng)對職業(yè)道德和政治思想的學(xué)習(xí)。在學(xué)習(xí)專業(yè)知識和管理知識的同時(shí)，還要拓展自身的知識，提高自己的綜合分析能力，這樣才可以掌握最新的現(xiàn)代管理技術(shù)，把自己打造成既懂得檔案管理業(yè)務(wù)知識，又懂得信息化管理的全方位、復(fù)合型人才。

三、結(jié)語

綜上所述，對事業(yè)單位實(shí)行檔案的信息化管理，不但可以提高檔案的管理水平，同時(shí)還可以降低事業(yè)單位的檔案管理成本，可是由于現(xiàn)在事業(yè)單位信息建設(shè)化的意識不足，在管理上還存在著安全性不足、意識薄弱、缺乏管理統(tǒng)籌和管理人員素質(zhì)不高等各種問題，從根本上就嚴(yán)重影響到了信息化建設(shè)的發(fā)展。所以，我國的事業(yè)單位要不斷提高文檔信息化的管理意識，提高對文檔信息化管理的安全性以及管理人員的綜合水平，只有這樣，才可以真正實(shí)現(xiàn)自動化、智能化，讓我國的事業(yè)單位得到可持續(xù)發(fā)展。

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