試析事業單位檔案信息化管理

于博

摘要：所謂的檔案信息化管理，是把傳統的檔案文字轉變成為電子檔案，并在此基礎上，對電子檔案進行加工和分類，不斷提高檔案的管理水平，降低檔案的管理成本。可是，檔案管理在現在信息化建設的過程中，依然存在著很多問題，這些問題將直接影響到檔案信息化建設，所以，事業單位如果想把檔案進行信息化管理，就必須對所出現的這些問題進行分析和解決。逐漸使其向智能化、網絡化等方面發展。

關鍵字：事業單位；檔案信息；管理

一、目前我國事業單位檔案信息化管理的問題

現如今，我國事業單位在使用檔案信息化管理的基礎下，不斷提高了管理效率，但是也面臨著各種各樣的管理問題，主要表現為：

（一）檔案信息化管理意識非常薄弱，當事業單位引入檔案信息管理模式之后，事業單位并沒有深刻意識到檔案信息化管理所帶來的作用和意義，在檔案信息化建設中，也缺少系統性的指導以及管理，這樣嚴重影響了事業單位檔案的開發和利用，嚴重制約了事業單位檔案信息化的發展和建設。

（二）檔案的安全性問題，檔案的信息化管理必須要向深層次發展，可是由于現在網絡以及計算機本身還存在很多問題，就使得事業單位的檔案數據庫很容易被惡意盜竊和侵害，再加上現在事業單位對檔案信息化管理的安全意識非常薄弱，給那些不法分子提供了充足的作案時間。

（三）檔案信息管理統籌管理方面，這主要有三個問題：

1.是法制化問題。檔案的管理體系相當復雜，出現了多頭管理現象，用非標準的政策作為管理依據，肯定會出現管理無序的現狀。

2.是管理技術問題。在文檔信息化建設的初期，必須要通過掃描儀把文本轉化為電子文檔，但是由于這種功能的滯后，讓很多重要的文本難以在規定的時間內完成轉化。

3.是要幫助失業單位推進檔案信息管理建設的軟件公司。這些公司對事業單位的特點、管理流程都不熟悉，并沒有區別性的看待事業單位。這就讓設計的信息化管理系統嚴重缺乏適用性以及針對性。

二、事業單位檔案信息化管理的方案

（一）首先要提高自己的信息化管理意識

在現在這個信息化時代，檔案的現代化、科學化，早已顯示出管理的先進性，想要提高事業單位信息化的管理意識，必須要從以下幾個方面入手：

1.事業單位的各層領導首先要對檔案信息化管理的各種優點進行全面了解，在經濟上給予大量支持，為事業單位檔案信息化管理奠定一個良好的基礎，同時還可以為事業單位的決策提供有效依據。

2.樹立一個信息化管理理念，不斷加大力度，推廣建設，從根本上提高失業單位檔案信息化管理水平，一方面要注重對互聯網的開發，另一方面則要對掃描儀、打印機、計算機和復印機進行專業性的配備。

3.對事業單位的科技檔案、產品檔案、儀器檔案進行分類、收集和歸類，在事業單位的生產過程中充分發揮這些完整性檔案在生產中的作用。

4.檔案工作者要以“開放性”的管理思路，把重心放到事業單位發展的服務上，思想觀念要徹底從“重管理輕利用”的傳統觀念中走出來。

（二）要提高檔案信息化管理的安全性

事業單位檔案的信息化管理具有快捷性和高效性。當事業單位在進行檔案信息化建設的同時，因為安全意識不足，造成了檔案的泄露或者遺失，所以帶來了巨大的損失：

1.必須要認真研究和總結事業單位檔案信息化管理的相關政策，要根據不同檔案的實際情況和作用，對那些具有特殊意義或者極為重要的檔案進行加密，不能利用計算機對其進行加密，以數據庫使用權限對其分類加密，充分做好檔案資料的保密工作。

2.電子檔案的保存環境一定要注意防蟲害、防潮濕、防病毒，不斷提高電子檔案的保存方式，從根本上提高電子檔案的安全性。

3.電子文檔管理者要制定一套完善的管理規范要求，必須要讓全體員工嚴格按照要求執行，同時還要保存原始文件，以作備份，最重要的是要做好電子文檔和原始紙質文檔的同步歸檔。

（三）不斷提高統籌管理水平

對于現在事業單位在統籌管理方面出現的各種問題，可以采取以下建議：

1.建立一個規范的體系，為檔案信息化管理提供標準、規范的制度，針對電子檔案等各種“文件模式”，要制定出一套規范的體系，推動電子文檔管理的標準化。

2.提高電子文檔管理的支撐水平。技術是保障信息化管理的先決條件之一，一方面，事業單位要配備各種質量可靠、性能優越的硬件設備，不斷提高電子設備抗輻射、抗干擾的能力，避免各種自然或者人為破壞。另一方面是事業單位本身的需求，不斷開發出各種通用性的事業單位軟件，提升軟件以及硬件的運行環境。

3.在對檔案信息化進行管理的同時，還要根據檔案的不同特點，融入檔案管理的需要，形成一個一體化的系統，利用資源共享的模式，將不同事業單位的檔案信息進行統籌管理，提高檔案管理的系統效益和綜合效益，同時，要選擇實力較強的硬件和軟件公司，保證事業單位硬件和軟件的質量水平，還要保證硬件與軟件的有效性，避免管理軟件重復開發所產生的成本。

4.提升管理人員的素質水平。事業單位想要更好的對檔案信息化進行管理，必須要在觀念上對信息化管理有個正確的認識，要以全新的心態去主動學習網絡技術以及網絡知識，主動學習電子文檔的管理方法以及分類方法，要充分發揮出電子檔案信息開發的利用價值。在此基礎上，事業單位還必須要用可持續發展的眼光，制定出檔案管理培訓方案，為更多的檔案管理人員制造學習機會，讓他們在學習中不斷進步，對于那些在管理中存在的問題，通過不斷培訓，提高檔案管理知識水平，逐漸適應檔案管理的需要。最后，所有的檔案管理人員必須具備較高的思想政治覺悟，要不斷加強對職業道德和政治思想的學習。在學習專業知識和管理知識的同時，還要拓展自身的知識，提高自己的綜合分析能力，這樣才可以掌握最新的現代管理技術，把自己打造成既懂得檔案管理業務知識，又懂得信息化管理的全方位、復合型人才。

三、結語

綜上所述，對事業單位實行檔案的信息化管理，不但可以提高檔案的管理水平，同時還可以降低事業單位的檔案管理成本，可是由于現在事業單位信息建設化的意識不足，在管理上還存在著安全性不足、意識薄弱、缺乏管理統籌和管理人員素質不高等各種問題，從根本上就嚴重影響到了信息化建設的發展。所以，我國的事業單位要不斷提高文檔信息化的管理意識，提高對文檔信息化管理的安全性以及管理人員的綜合水平，只有這樣，才可以真正實現自動化、智能化，讓我國的事業單位得到可持續發展。

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