新形勢下單位檔案管理探索

歐陽昌雄

摘 要 高科技普及、檔案管理體制變革，新形勢下檔案管理方式、載體等層面也需要隨之變革，本文作了一定思考和探索。

關鍵詞 新形勢 檔案管理 改革 探索

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

檔案管理是行政單位或企事業單位不可或缺的工作，關系單位發展、建設的方方面面，如何讓檔案發揮更好的服務社會功能有著重要的意義。

1新形勢下檔案管理體制所面臨的問題

我國的檔案事業最初的管理體制高度集中統一，有著統一、科學、高效優點。但是在改革開放的過程中，市場經濟不斷沖擊著體制改革，政府的全能角色與職能不斷削弱，傳統的獨立管理職能已經部分被社會與市場分割，一些單位對檔案進行自主化管理，管理水平參差不一。

科學技術飛速發展，對檔案工作也提出了新的挑戰。檔案事業管理體制為適應時代的要求，黨和政府進行了大幅度的改革，比如對企業單位的檔案事業主要采用“集中統一，分級管理，條塊結合，企業自主”的管理體制。非公有制經濟使企業檔案管理模式，呈現出多樣性：企業檔案集中統一管理、檔案分級管理、檔案分散管理、檔案信息集成化管理、檔案委托代管等管理模式。從總體上看檔案管理體制體現為由集中式向分散式改革的趨勢。

檔案事業管理體制管理如果依然高度集中顯然無法適應現有形勢，如果過度分散也會造成各自為政、自成系統、各行其是或疏于管理，出現檔案管理隨意任流現象，容易造成指導力量不集中，造成人財物資源的浪費，管理效率不高，難以有效的達到國家政令、規劃和規范統一的要求，甚至造成檔案資源的損壞和流失，難以充分發揮各機關、團體、企事業單位檔案信息資源的及時保存、價值利用和其他社會效能。

檔案信息資源作為一種無形資產、生產要素和社會財富，在經濟社會資源結構中處于無可取代旳位置。因此，如何面對新時期的管理體制和檔案事業發展諸多問題，調整和改革新形勢下的檔案管理體制，如何更好地利用現代科技新媒、新手段進行檔案管理，充分開發和利用檔案信息資源，對推動單位發展、促進建設起著越來越重要的作用。

2當今時代檔案管理體制改革的幾點思考

當今時代，無論經濟發展如何迅疾，科技如何先進，檔案永遠承擔著重要的歷史記錄作用，檔案信息資源越來越彰顯出其老而彌堅的社會價值、文化價值與資政功能。

2.1依法治檔，靈活管理

各單位應該遵循國家檔案管理行政部門頒發的法律法規，依法治檔，從法律的層面加大管理力度，做到有法可依、有規必依、執法必嚴。檔案行政管理部門及其工作人員嚴格按照法律責任，行使自己的主權，履行法定職責，發揮行政職權，督促所轄區域各機關團體、企事業單位的檔案管理合法規范，對不重視的單位領導及相關瀆職者追究法律責任。

對非國有企業及投資企業檔案可以進行專業性制度指導，允許企業在遵守相關法律法規的要求下，對企業檔案進行自主化管理，選擇同企業模式相適應的管理形式，采取集中化管理，分布管理，集中、分布相結合等管理模式，進行檔案的分條、分級、分塊管理，不過多干預企事業單位的資源配置，不過分干預檔案管理內容，做到充分放權、靈活管理。

2.2政事清晰，綜合運行

各單位要注重加強黨的政治領導職能，制定相應的政策，并領導開展社會主義民主政治制度，加強黨委領導下的法人負責制，發揮黨對各級各方面的引導、組織、指揮、協調、教育和監督等職能。對政治性、決策性等黨政類文件以黨群類、行政類專門存檔；對事務性和專業性工作過程中形成的重要文件以及知識產權、技術性文件資料等以其他檔案門類分開存檔，避免重復存檔。實行政事并行，將檔案部門與文書部門統一起來，打造內部綜合檔案管理平臺，建立科學合理的檔案歸檔制度，提高檔案管理效率。

2.3增強意識，及時考核

檔案管理行政部門定期召開檔案工作管理會議，使各單位上層領導高度重視檔案管理工作。加大政策、人力、經費、物資等投入，給予檔案工作者更多關懷和培養，為檔案管理服務功能的實現創造有利環境。各單位既要加強專業檔案設施設備建設，又要配足專門檔案人員，保障檔案經費，提高全員檔案意識，及時按要求歸檔。上級檔案管理部門承擔定期檔案業務知識培訓任務，結合高科技手段，培養綜合素質檔案專門人才，提升檔案管理專業水平；定期考核所屬地區相關單位的檔案管理業務水平，通過考核和檢查，獎優懲劣，推動各單位檔案事業健康蓬勃發展。

2.4更新手段，高效安全

高科技和網絡的迅速普及，檔案形式也由可視記錄型向電子檔案型、云空間型檔案大跨步轉化。檔案管理模式也由傳統手工模式到單機數據管理模式，到網絡信息管理模式到云空間管理模式更新發展，管理流程、手段等也應隨之相應變化。檔案信息資源的管理可以充分利用移動互聯網云技術來節省實體檔案設備投資經費，解放繁重的傳統檔案工作任務，節省空間，做到安全高效、利用便利。新時代必須培訓綜合素質檔案專門人才，熟練掌握移動互聯網云技術，開發和建立新型高科技檔案管理平臺，統一數據類型和存儲格式，及時上傳檔案數據到檔案平臺大數據中心，按相關法律、檔案密級程度設置加密云空間和共享云空間。

總之，檔案管理改革一定要結合時代發展需要，加強檔案管理手段、媒介，更好地發揮檔案信息資源效能。

基金項目：課題項目：湖南現代物流職業技術學院院級課題《新形勢下檔案事業體制發展研究》成果。

參考文獻

[1] 王萍.我國檔案管理體制改革的要點與難點分析[J].辦公室業務，2014（11）.

[2] 付靜.我國檔案管理體制改革策略分析[J].圖書與檔案，2012（02）.

[3] 吳青霞.云技術下檔案信息資源開發路徑選擇[J].檔案時空，2016（04）.