探究如何做好大中專畢業生檔案管理工作

劉山林 王洪

運用怎樣的方法來體現檔案的現實作用，促進其有效地為學生所用，為學生走上工作崗位提供信息上的支持，是大中專畢業生檔案管理工作所面臨的首要問題。要想良好體現檔案的現實作用，促進其有效地為學生所用，為學生走上工作崗位提供信息支持。大中專院校就需要結合現代社會發展需求，對以往的工作方法進行分析、改良，制定出現代的檔案管理萬式。

在我國綜合實力不斷增強的現今時代，市場經濟穩步提升，出現了更加寬泛的就業選擇空間，所以就致使人才資源的流動性愈加明顯。不僅如此，在科技水平不斷增強的背景下，民眾生活質量和學歷也在逐步提高，畢業生隊伍也在不斷擴大。這就使得大中專院校的檔案管理變得愈加困難。以往的檔案管理方式也因此伴隨著一些干擾因素，那么就應該建立現代的管理措施，來有效的解除以往檔案管理方式中的干擾因素。

1大中專畢業生檔案所包含的內容

大中專院校屬于培訓機構，其中的學生檔案屬于人事檔案中的一部分，其中記載著學生在整個大中專院校期間的歷史事件，是學生在大中專院校學習的主要履歷簿。可以說畢業生檔案為學生的就業等提供現實依據。重點涵蓋了學生的家庭背景、學生在大中專院校時期經歷的主要事件、每次專業考核結果等學生的成長記錄。

2目前在大中專畢業生檔案管理中存在的問題

畢業生本身對人事檔案的關注度不足。大部分學生在中專院校學習期間，都還沒有融入社會環境，與各行業領域的聯系也較少，所以對檔案管理的現實意義不能充分理解。學生更多時候會注重畢業證件，他們覺得畢業證件才是自身走上工作崗位的的憑據。這些學生不了解檔案的現實作用，不理解學生時期的檔案是學生在社會環境中辦理崗位調換時的現實依據。所以，在學生走出校園步人工作環境中時，并不會想到盡快將自身檔案有效的導出，更無法及談及對自身檔案的關注。所以，這也為學生檔案管理造成了較大的難度，也在一定程度上妨礙了自身的發展，妨礙了借助基礎信息來進行人才提升的實現。

目前大中專畢業生檔案管理手段落后。在信息技術逐漸增強的現今時期，各地區大中專院校的檔案管理，沒有將這種新技術做出良好的運用，還在沿用傳統的徒手管理。面對于智能終端設備運用，更是時候是借助智能終端的設備的數據庫，來調取學生的檔案排序，然后再到實體空間進行查找等。這就會直接造成檔案管理過程的緩慢、大量人力的投入、查找不精準等不良后果，所以就需要借助信息技術，理解和掌握現代的檔案管理方式，有效借助智能終端設備體現檔案管理的現實作用。

檔案管理制度亟待完善。在我國發展能力逐漸提升的背景下，各行業領域也都取得了良好地發展。以往的檔案管理方式也明顯不符合現實社會發展需求，在檔案管理環節中，所遵照的制度也略顯陳舊。現階段，現行的制度依據于《流動人員人事檔案投票結果暫行規定》等文件，這些文件精神與現如今的實際情況有所不同，應當結合當下實際情況和時代特點制定出更加完善、有效的檔案管理制度。

畢業生檔案質量問題堪憂。在國內很多大中專院校的檔案中，都往往會呈現各種各樣的問題，這些問題主要是體現在內容不清晰、反復變更留下的印跡和內容項目不完整等。不完整的學生檔案，會在很大程度上，削弱其自身的現實性和可靠性，而這也正是在各地區大中專院校所廣泛呈現的典型問題，這樣檔案管理狀態令人堪憂。不僅如此，更需要說明的是，許多大中專院校檔案管理所呈現的問題明顯的就是內容項目的缺失。這重點是歸因于學生由于各種緣由沒能將主要信息進行及時傳遞所導致。

3加強大中專畢業生檔案管理的方法

提高學生對自己人事檔案的關注度。各地區大中專院校需要最大程度的借助一些機會，積極宣傳人事檔案對畢業生發展的重大意義，以激起學生對檔案關注的意識和積極性，讓學生充分了解其檔案中所體現的所有項目、能夠學會對檔案資料的有效使用等。大中專院校需要重點借助日常教學、校內活動等來強化對這方面教育的重視力度，在循序漸進中強化學生重視人事檔案的意識，轉變學生以往對自身檔案輕視的態度，以此緩解目前廣泛呈現的畢業生檔案內容不完善，運用不充分等問題。以這樣從根本上緩解檔案管理困難的方式需要很好的進行宣傳運用。

對大中專畢業生檔案進行現代化、科學化的管理。針對現階段檔案管理所呈現的問題，大中專院校就需要對以往的檔案管理方式進行全面的改良和優化。可有效借助智能終端設備，優化管理方法，制定完善地管理制度，以此強化檔案管理質量和水平。不僅如此，還需要對檔案的整理和歸檔上做出改良和優化，以此為日后的檔案查找提供便利。

畢業生檔案規范化。在學生檔案中，會有較多的冗余部分，工作人員就需要將這些冗余部分進行分析和刪減，在確保內容完善的基礎上注重核心。主要整理可以彰顯學生專業技能的內容，彰顯學生的閃光點，不僅如此，還要考慮整理可以彰顯學生專業理論基礎的內容，以充分體現學生的核心素養，以此為學生走上工作社會的就業提供信息憑證。同時，還需要總結出各項內容間的關系，將緊密相關的信息組合到一起，形成更有價值的檔案。除此之外，在檔案管理工作進行中，為了便于日后查找，就需要結合相關規范，對這些檔案進行排序，并制定多種調取方法，從而為提高對檔案的運用能力奠定基礎。

建立健全畢業生檔案管理的規章制度。從目前的大中專畢業生檔案管理工作看來，對于人事檔案的管理工作力度明顯不夠，無法讓畢業生的人事檔案發揮其應有的作用，因此就要結合各地區的實際情況，制定出符合地區特色的檔案管理方式，為畢業生日后的工作提供最正規、最可靠、最科學的依據。

總而言之，運用怎樣的方法來提高畢業生檔案管理工作的質量，是大中專院校在發展中所要面臨的主要問題。對此，大中專院校就應該以積極的態度對以往的管理方式進行革新，促進人事檔案可以更好的為學生所用，以切合現實社會發展需求，為社會持續穩定發展盡職盡責。