辦公自動化中的計算機技術應用研究

梁曦曦

在當前信息化時代背景下，計算機技術已經融入到了社會生產各個領域，而且其應用作用不可小覷。在日常工作過程中，應當結合工況以及社會需求，將計算機技術與理論緊密結合起來，建立穩定而又安全的辦公自動化網絡環境，有利于提高辦公質量和效率。本文先對辦公自動化現狀進行分析，然后結合現狀對先進的計算機技術手段在現代辦公工作中的應用實踐，談一下個人的觀點和認識，以供參考。

先進的計算機系統以及相關技術設備應用，大大提高了辦公質量和辦公效率，可以使他們在繁雜的事務中解脫出來。這與傳統的工作模式存在著較大的差異性，一方面可以提高工作質量，另一方面減少了人工操作的錯誤率。

一、辦公自動化現狀分析

辦公自動化是指辦公室內部事務性工作的信息化、自動化出來系統，同時也是計算機技術應用及其長期發展中的一種新的衍生品。在辦公自動化建設過程中，工作人員基于現代軟硬件技術、網絡系統以及通信設備的應用，實現數據信息的接收、加工以及傳輸和存儲，并將公文檔案管理、部門辦公系統置于同一個網絡體系之中統一管理。從現階段國內各個行業、各領域的辦公自動化以及電子商務活動現狀來看已初見成效，并且逐步形成了開放性的交流系統。智能化辦公體系建設過程中逐漸融入了現代多媒體技術，在具體應用實踐中表現出良好的數據信息自動化傳輸功能。計算機技術的更新以及創新發展，其對社會經濟發展會造成一定的影響。在現代辦公自動化建設過程中，先進的計算機技術手段應用非常的廣泛，在辦公管理過程中計算機技術的應用主要體現在文字、信息數據處理的自動化領域。比如，WPS編輯工在辦公自動化中的應用，可以有效提高編輯處理以及版式設計和影像處理效率；再如，Excel數據處理技術的應用，可以促進辦公自動化領域數據信息處理水平的提升，讓表格處理中的各環節工作都能夠有效地朝著自動化方向發展。同時，辦公自動化工作中還引入了多媒體技術手段，比如圖像處理技術、語音傳真和綜合業務數字網站等，都會因計算機多媒體技術的應用而大幅度提高其辦公現代化水平。辦公自動化過程中的網絡技術應用效果也非常的顯著，比如視頻會議模式克服了傳統的會議模式弊端，通過網絡視頻會議的形式，能夠擺脫空間限制，隨時隨地都能夠組織開展視頻會議；通過多媒體技術手段，可以進行面對面的溝通與交流，同時也可基于計算機技術的應用將決策以及匯總甚至打印工作落實到位。

二、辦公自動化領域的計算機技術應用途徑

近年來計算機技術在國內各行業的應用，大大提高了辦公自動化水平。然而，從實踐來看，國內很多企事業單位的決策者、領導者難以對計算機軟件的限制性形成正確的認知，同時國內已投用的計算機應用軟件經濟滯后性較為明確，因此目前國內辦公自動化建設過程中的計算機應用軟件和技術投入不足，軟件和硬件投資以及人員培訓等，均未得到有效的滿足。基于此，領導者應當從宏觀的視角上考慮問題，通過加強先進計算機技術的應用來提高辦公自動化水平。

流程與方式。在企事業單位辦公工作中，辦公自動化通常涉及到很多方面的內容和業務，其中信息數據處理方面尤其重要。在此過程中，不僅需要應用先進的計算機技術手段，而且還要有計算機軟硬件設備和資源。辦公自動化的很多特定的軟件，比如財務管理軟件、數據庫系統以及其他相關軟件。同時，辦公自動化中的計算機技術應用，可以實時對企事業單位的情況進行動態化監控，使各部門、各崗位之間架起協調，改善和提高現有資源的有效利用率。以辦公自動化中的視頻會議為例，計算機技術在其中的應用非常重要。

視頻會議與電話會議非常相似，除能夠聽到相互之間的通話外，還可以看到彼此的表情以及肢體語言。通過計算機技術的應用，可使用同一數據表、任何PC文件，與傳統的開會形式基本一致。基于現代技術算計技術手段的應用，可以通過視頻會議使人們之間能夠更加有效的進行溝通和交流，可視化是彼此之間交流的最自然、組有效的方式。 如圖2所示的視頻會議架構，可以使不同地方的人們相互之間產生影響，無論彼此之間有15分鐘的路程，還是相互之間有20個小時行程，基于計算機技術的網絡視頻會議，均可使人們猶如在同一個房間內相互交流一樣。

數據自動備份與恢復誤刪數據信息。基于計算機技術的辦公自動化過程中，通常可能會出現因忘記存儲等誤操作或者突然斷電等情況而刪除數據信息的問題，不利于后序辦公。然而，計算機本身具有數據備份的功能，通過數據備份可以科學有效地讓信息數據全面而又安全的保存下來。計算機技術應用條件下的數據庫，可以使用戶對信息數據進行備份。在辦公工作中，計算機系統可能會出現故障問題，也可能因工作人員操作不當而導致數據丟失等，我們可以采用計算機備份數據的方式來及時恢復數據。如果計算機數據庫出現了存儲設備故障問題，則無法有效的存儲數據信息，甚至出現數據大量丟失現象。

文檔自動管理，對數據信息進行密碼保護。計算機技術的有效應用，可以實現收發文件的合理管理，通過計算機網絡系統來實現文件的傳閱以及批復，并且采用用戶自定義的方式將工作流程事先確定下來；值得一提的是，在此過程中可以準確保留所有送交批閱與修改痕跡，同時還包括操作人員以及具體的時間信息等。實踐中，獲取公文后先進行登記，然后發給公文擬辦人員進行批辦，自動發送批文給批辦以及承辦人員，并且由專人對公文進行整理和歸檔。在整理和歸檔好文件以后，根據其機密等級以及用戶指定權限查詢信息。在此過程中，計算機技術的應用可以實現自動化控制收發文程序，并且實現文檔的自動化收發，按權限來保存、利用和共享各類文件與信息，以便于日后的查詢。先進的計算機技術應用，可以從根本上取代傳統的紙質化文檔，基于文件上的信息數據保管功能，來實現對文檔的合理保管，并且根據分配權限對其進行合理利用。如果計算機數據庫遭到破壞，則其主要有兩種情況。一方面是來自內部相關因素的影響，另一方面是來自外部因素的影響。

辦公自動化中的計算機技術。在現代網絡平臺基礎上，利用先進的計算機技術手段可以實現信息數據發布，并且開展相互交流活動。目前很多企事業單位均采用該種網絡模式進行辦公，甚至在成為企事業單位的文化內容，比如會議公告、論壇等，企事業單位員工可在該平臺上開展各種形式的技術交流、事務公告等；同時，還可對數據信息進行廣泛傳播，實現資源共建共享，讓職工對本企事業單位的動態情況由更加深入和全面的了解。辦公自動化過程中的公共信息服務應用實踐中，不僅僅在本單位以及部門之間實現信息共建共享，而且可促進社會生產過程中的各行業中的需求者都能夠共享公開信息。通過建立發布信息平臺，可讓企事業單位的員工在該平臺上公開信息，同時也可讓管理人員及時管理信息。以筆者之見，無論是企業還是其他類型的單位，其領導干部以及內部人員，均應當加強重視，積極應用先進的計算機技術，提高辦公效率。比如，可在統一的環境條件下獲得各種類型以及與工作密切相關的信息資源；特殊情況下，不能在單位參加會議時也通過計算機電話網、DDN專線與企事業單位內部的計算機相連接，及時處理各項目辦公活動，大大提高了工作質量和效率。基于針對整個工作流程開展跟蹤和監控工作，讓多種崗位以及多部門之間相互協調，計算機系統利用其不受時間和空間限制的功能優勢，可以及時對發現的問題進行有效的解決，這是傳統辦公模式所無法比擬的。從國內國際發展現狀和趨勢來看，計算機技術的應用已經成為一種主流，任何單位和部門都必須利用先進的計算機技術和平臺來處理工作任務，其流程化工作內容會越來越多，辦公工作將朝著自動化方向發展。

綜上所述，現代計算機技術有效促進了現代辦公自動化建設與發展，尤其是其強大的信息數據以及文字處理功能、網絡和多媒體技術手段，不僅可以大大提高辦公質量和效率，而且還能促使企業增效。從計算機技術在現代辦公工作中的應用實踐來看，其不僅可以有效的整合資源、優化調整辦公任務和流程，而且能夠大大提高工作效率和經濟效益。