“一轉變、二投入、三建設”改善基層檔案管理工作

黃光輝

近年來，基層機關事業單位的檔案管理工作有了長足進步，處于高速發展健全期，在這個過程中也暴露出一些問題，筆者調研分析了當前基層檔案管理工作存在的問題。筆者進行了積極有益的思考，提出了改善基層檔案管理工作應對措施，即“一轉變、二投入、三建設”。

一、機關事業單位檔案管理的主要內容及存在的問題

事業單位是由政府利用國有資產設立的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。根據事業單位的性質和特點，其檔案資料主要包括黨群檔案、行政檔案、實物檔案、聲像檔案等文書檔案，科研檔案、基建檔案、設備、檔案等科技檔案，還包括人事檔案、干部檔案、財會檔案、執法檔案、業務檔案等，種類繁多、涉及范圍廣泛。機關事業單位檔案資料直接記述和反映事業單位建設、管理、規劃的發展過程，不僅具有現實的依據作用，而且具有歷史的查考和憑證作用，機關事業單位檔案的實用價值在于它能滿足建設和發展的需要，提供相應的原始依據和準確的信息、數據，在實際工作中發揮借鑒和憑證作用。

近年來，全國檔案管理工作步入新階段。檔案事業在檔案法制建設、檔案館庫建設、檔案資源建設、檔案信息化建設、檔案開發利用及服務民生等方面取得了新進展，機關、團體、企業事業單位以及城市社區和農業農村檔案工作全面發展。但經筆者調研分析，目前基層機關事業單位在檔案工作管理上仍存在管理重視程度不夠，檔案管理人員素質參差不齊，檔案硬件設施較落后，檔案信息化嚴重不足等問題。

二、改善基層檔案管理工作的思考

要從根本上改善和提升基層檔案管理水平，必須首先從思想認識上轉變觀念，加強對檔案管理工作的重視程度；其次，必須深化投入，加大檔案管理工作的人力資源、硬件設施的投入力度；最后，在檔案管理工作還必須加強制度化、過程化及信息化的建設力度。筆者將以上對策措施，歸納為“一轉變、二投入、三建設”，具體闡述如下：

1.轉變觀念，加強檔案管理工作重視度程度

思想認識水平決定一項工作開展的深度和廣度，要改善檔案工作管理水平，必須在思想認識進行轉變，也就是“一轉變”，特別是分管檔案工作領導及檔案工作人員，要充分認識到檔案管理工作在推進機關事業單位發展所起到的重要作用。要提高檔案工作的重視程度，必須將檔案管理工作列入單位常態化管理機制之中，經常不定期的開展檔案工作管理的檢查督導。

2.深化投入，加人檔案管理工作資源投人度

加大檔案管理工作資源的投入力度，需從兩方面加強，也就是“二投入”。一是，加強檔案管理人力資源方面的投入力度；二是，加強檔案硬件設施方面的投入力度。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，加強檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，充分地發揮他們的工作主動性、積極性和創造性。

3.創新機制，健全檔案工作制度化建設

“無規矩不成方圓”，任何管理的先導便是制度建設，用制度去約束和管理，才能實現管理的規范化、科學化。建立科學的檔案管理體系，首先要創新機制，健全檔案管理的規章制度，建立檔案管理的組織機構、分工責任制、檔案管理流程制度、歸檔制度、考核制度、檔案歸檔標準化建設制度、檔案管理獎懲等規章制度，逐步完善形成檔案管理制度體系，指導和約束檔案管理工作，逐步使檔案管理工作規范化、制度化。

4.提高認識，重視檔案工作過程化建設

過程化即為在事件的管理過程中，注重事件實現的過程化管控，做好事件的過程管控便會順氣自然實現事件的最終目標，并將事件完成的過程資料詳細記錄備份。檔案工作也應該做好過程化管控，詳細做好相關事件的過程化歸檔和記錄。例如，某基層旅游局，在招商相關企業開發本地旅游資源時，由于開發商在相關開發過程中，存在違規操作的情況，當地旅游局做好了相關招商和工程管理中過程化檔案資料的記錄存檔，在追究相關開發企業責任的時候起到關鍵佐證作用，避免了事故發生。在檔案管理過程中，注重過程化檔案記錄的重要性，通過過程化資料發現問題可以及時糾正、修改，通過過程化資料歸納總結的經驗可以吸取、糾正。要做好基層機關事業單位檔案管理工作，必須要加強檔案管理中的過程化建設，注重事件的過程記錄，以求可以客觀真實的還原過程中發生的真實事件，最大限度的發揮檔案在后續查詢、追責、履約、借鑒上的重要作用和意義。

5.與時俱進，加快檔案管理信息化建設

在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確指出了要加快檔案信息化建設的步伐和力度，逐步形成檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。因此，檔案信息化是今后發展的趨勢和重點，基層機關事業單位要提升檔案管理水平，就應該與時俱進，逐步加快檔案管理的信息化建設。管理檔案的信息化建設就是利用現有的計算機網絡技術，將各項原始檔案電子化，進行智能化的收集、分類、統計和分析，方便快捷的給利用者提供可參考的數據、信息和決策依據，釋放人力成本，增加了檔案資源的可查詢、可利用率。要做好檔案管理信息化，在具備信息化建設的硬件條件下，必須加強信息技術的應用，主要是檔案管理系統的開發與維護、檔案信息數據庫建設等。同時，檔案管理信息化的趨勢，對檔案人員的綜合素質提出了新的要求，因此加強檔案管理人員的繼續教育和業務培訓，不斷學習更新知識，才能擔當起檔案工作信息化建設的重任。

基層企事業單位檔案種類繁多、數量巨大、涉及范圍，健全改善檔案管理工作意義重大。在“十二五”規劃期間的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》以及“十三五”規劃期間的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中均對新形勢下的檔案管理工作提出了新要求。因此，要改善和提升基層機關事業單位檔案管理工作水平，應該積極策劃、逐步實現“一轉變、二投入、三建設”。