試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作

葉友合

對于文書檔案的收集與歸檔工作，對于維護檔案管理的全面性與可靠性意義重大，在根本上推動文書檔案管理工作的順利發展。本文全面探討了文書檔案收集與歸檔工作的相關問題，提出了針對性的建議，以期促進文書檔案管理工作的真正提升。

立足文書檔案管理實踐，收集與歸檔工作是核心與關鍵，成為整個文書檔案管理領域發展的焦點。在社會不斷發展進步中，文書檔案資源規模呈現持續擴大的趨勢，給文書檔案收集與歸檔工作帶來難度，提出挑戰。因此，要重視文書檔案收集與歸檔工作的有序開展，采取積極有效的優化措施，提升可靠性與可行性，實現文書檔案收集與歸檔工作的穩步發展。

1基于行業發展深入挖掘文書檔案收集與歸檔工作的價值

強化檔案基礎工作的鞏固與加強。立足新的發展時期，信息資源呈現海量倍增的趨勢，大量原始文件產生。通常情況下，原始資料的收集工作尚未專業化，存在很多兼職人員代為保管的情況。為此，積極開展文書檔案收集與歸檔工作，能夠實現檔案基礎管理工作的鞏固，以便更好發揮參考資源的價值。

文書檔案收集與歸檔工作是實現檔案集中管理的途徑。對于檔案資料而言，通常采取集中管理的模式，目的是維護文書檔案的完整性與系統性，保證檔案資料的安全性。在文書檔案形成發展中，大量價值性資料得以形成，只有進行高效的收集與歸檔，才能維護信息資源的全面性，避免檔案材料的遺漏與損壞。

2全面剖析文書檔案收集與歸檔工作過程中存在的問題

收文工作不及時，存在嚴重的延時現象。立足文書檔案工作流程，收文是首要環節，也是重要內容。在實際管理中，收文工作及時性不強，存在延時現象。例如，在一些有關上級單位發文的收文工作中，盡管要求在規定時間內完成資料上報，但是，檔案部門尚未給予重視，存在嚴重的拖延現象，使得很多資料沒有及時歸到檔案部門，資料信息有效性被忽視。

文書檔案內容單一，亟需進行豐富與完善。對于文書檔案資源的收集，材料內容缺乏豐富性與多元化，單一性與片面性問題比較突出。具體講，在文書檔案形成過程中，內容缺少多元化，片面性問題嚴重，將歸檔內容局限在常規材料范疇，缺少對新業務、新事物等的收錄與歸檔。另外，由于信息觀念不強，很難通過網絡進行價值信息的下載，很多信息被遺漏，信息完整性很難保證。

文書檔案收集與歸檔工作模式落后，工作力度亟待增強。當前，文書檔案收集與歸檔工作模式較為傳統，尚未將先進的技術與科學的管理手段引入其中，加之文書檔案規模的不斷擴大，增大了文書檔案收集與歸檔工作的誤差率，給整個文書檔案收集與歸檔工作造成巨大壓力與難度。

文書檔案管理人員專業能力不強，綜合素質不高，培訓不到位。對于文書檔案，其與所在行業與單位的發展歷程息息相關，涉及重大事件與各項議程，但是，在機構設立以及經費調配方面尚未給予重視。具體講，文書檔案管理人員很多并非專業，兼職居多，培訓的目的是評職稱，培養工作不到位，時間有限，培訓效果不佳，很難提升專業技能。另外，崗位缺乏穩定性，變動性較大，影響檔案移交工作的有序性。

3如何提升文書檔案收集與歸檔水平

以自動化辦公系統為依托，做好文書檔案的收集，優化檔案服務。辦公自動化為文書檔案的收集與處理工作提供巨大便利。在自動化辦公系統的支持下，文書檔案工作流程被簡化，工作效率得以提升，整個工作更顯便捷性與安全性。具體講，基于自動化辦公系統，文書檔案管理人員設置相應權限，以便及時掌握各級部門工作要求，保證查閱的可靠性。借助對系統的跟蹤，及時向相關部門收集材料，保證同步性、有效性與時效性。

深入掌握業務發展動態，重視部門間的協調與互動。為了維護文書檔案工作的完整性，切實提升檔案利用效率，要重視對資料內容的核查。具體講，要對相關請示與報告進行全面檢查與審閱，實現批復性文件與請示文件的有機結合。一旦發現缺乏正式批復、但是有處理意見的情況，需要對請示文件進行備注，加蓋相關部門的公童。與此同時，要善于通過多種渠道，如辦公系統，官網，微博等，進行各個部門業務情況、發展動態的了解，重視與各個部門及檔案人員的交流與協作。

突破傳統文書檔案收集歸檔模式的束縛，加快管理方式的創新與發展。立足信息社會，各行各業的信息量都成倍增加，文書檔案管理工作更顯繁雜性，傳統的文書檔案收集與歸檔方式凸顯滯后性，與管理需求不相適應，要積極創新，采用現代化科學的管理方式，強化文書檔案收集與歸檔效率的提升。

積極開展文書檔案管理人員培訓與教育，強化考核。對于文書檔案的收集與歸檔，工作效果與管理人員管理水平息息相關，為了實現檔案管理的高效性，提升收集與歸檔效率，檔案管理人員的培訓與教育工作不容忽視。另外，要加強管理與監督，切實提升業務水平。積極組織業務培訓，重視行業交流，加強考核。

明確文書檔案歸檔內容與范疇，建立健全管理制度。對于文書檔案管理工作，要結合自身發展實際，構建科學的文書檔案收集與歸檔制度，明確收集時間，確定歸檔范圍與內容。另外，要健全監督作用，以便更好發揮人員工作積極性與熱情。

綜上，立足新的發展時期，檔案資源對于行業發展意義深遠，因此，文書檔案收集與歸檔工作不容忽視。要結合時代發展，深入體會文書檔案收集與歸檔工作的價值，正視發展中的問題，形成針對性的策略，加快先進技術在檔案管理中的應用，切實提升檔案資源利用效率，增強文書檔案的完整性與準確性，更好發揮檔案資源的價值。