工程項目管理的工程檔案管理模式芻議

尹詩楠

我們都知道，安全效益是衡量工程產品是否優秀的主要指標，然而工程檔案卻經常被人忽略，由于其承擔著真實、完整記錄工程項目建設事項的責任，假如其一旦發生失真或者是丟失的情況，那么都會對工程質量帶來嚴重的影響，甚至還會引發諸多問題，究其原因主要在于項目管理理念的匱乏，因此本文對其管理模式進行探析。 工程檔案管理是滲透到所有施工環節中的一根紐帶，其管理質量是相關企業管理質量的充分體現，是促使其朝著規范化方向發展的關鍵所在。而如何科學有效的開展工程檔案管理工作，是當前相關企業值得深思的課題。

1工程項目管理與工程檔案管理概述

1.1工程項目管理

所謂工程項目管理，簡單的說是將工程項目當作主要管理對象的系統管理方式，在建立柔性組織的基礎上，對項目進行科學的規劃、指導以及控制，促使項目全過程的動態管理以及相關目標都可以達到互相協調的效果。

1.2工程檔案管理

檔案管理屬于檔案學的名詞，實質上是相關人員直接對檔案資源信息以及檔案實體進行科學的管理，是提供服務的每一項業務工作的總稱。通常情況下，工程檔案管理主要包含以下幾點：第一，對工程文件、檔案進行實體的管理，其中包含工程文件、檔案整理、鑒定等一系列工作；第二，對相關文件、檔案信息進行充分開發與利用。

2試析工程檔案的價值及意義

2.1工程檔案是工程項目日后正常運營的技術支持

因為工程檔案真實、準確的記錄了所有工程項目建設事項，這些檔案資料包含很多內容，如項目審批、質檢驗收等。顯然這些檔案資料會在工程交付完畢以后能夠為工程項目順利運營與后期改建等提供相應的參考依據。

2.2工程檔案是保護相關單位切身利益的關鍵所在

一般而言，工程檔案管理會涉及到很多的部門與工作人員，同時時間跨度較長。所以在開展工程項目的時候，出現差錯責任的追究幾乎都要依賴于工程檔案。工程檔案的真實性能夠在第一時間找到相關負責人，進而保護無過失單位的切實利益。尤其是針對工程項目交付以后產生的問題來說，無論是勘察設計環節還是監理環節等原因的查找都要依賴于工程檔案。

2.3工程檔案能夠王菲市政工程施工提供有價值的參考資料

由于市政工程包含很多方面，如道路、綠化等，其也充分的體現出了動態不連續的特征，而這些工作內容都是在建筑工程項目竣工以后才可以進行的。無論對于勘察設計環節來說，還是施工環節而言，都會借鑒相應的檔案信息。假如沒有原始資料當作參考，那么勘察設計工作就會盲目的進行，這樣很容易加劇工程事故發生的概率。

3基于工程項目管理的工程檔案管理模式的建立

3.1建立一支穩定而又高效的工作隊伍

通常情況下，工程檔案管理會涉及到很多的部門與工作人員，同時時間跨度較大，所以建立一支穩定的隊伍就顯得尤為主要。對于檔案管理人員來說，應當由以下幾個人員共同組成才能使得檔案管理和項目管理結合在一起：第一，項目管理高層人員；第二，項目技術人員；第三，專業檔案人員。不僅如此，相關企業還應當通過學習培訓、考核等多種途徑來提升管理人員的業務水平。

3.2對管理機制加以創新，促使工程檔案管理同項目管理融合

在保障相關管理人員配備情況與項目管理協調一致的基礎上，還應當從工程項目的決策制度、獎懲機制等多個方面出發，盡可能加快檔案管理和項目管理有機結合的腳步。例如，在開展日常運營工程的時候，可以靈活運用工程檔案記錄多的特征促使工程可以有條不紊的開展。在實際施工的時候可能會發生圖紙內容變更的問題，因為工程檔案會對工程項目的實際情況進行追蹤管理就要求全部手續準備充分以后才能開展施工。顯然這樣做就可以保障工程項目的順利進行，而且也在某種程度上起到了節約資金的作用。

3.3和項目管理人員保持友好往來，確保工程檔案質量

通常情況下，工程檔案是否準確與檔案價值對項目管理的合理性有著密切的聯系，這樣就要求工作人員應當與相關管理人員保持親密的溝通，尤其是針對基層管理人員以及相關技術人員來說更是如此。這是因為他們熟知工程項目的實際狀況，并且他們在工程檔案中扮演著使用者的角色。所以，采取恰當的手段確保檔案的真實性能夠充分的體現出工程項目的全過程。對于項目管理人員來說，應當以最飽滿的熱情深入到一線工作當中，并采取有效措施宣傳工程檔案管理的重要性，引導工作人員對檔案資料做好收集工作，確保所有人員都可以規范的應用工程檔案。雖然當前工程檔案的管理形式還是以手工操作為主，但是只要我們認可工程檔案的價值，那么總有一天檔案管理模式會被新型的管理模式所取代，進而為檔案管理的順利進行打下扎實的基礎。

3.4加人檔案資源深層次編研加工的力度

在對檔案資源進行編研的時候一定要找準切入點，并結合相關企業檔案工作的實際情況，在確立專題以后，就可以結合其實際狀況進行一次、二次或者是三次加工。所謂一次加工，簡單的說是對相關企業對最原始的材料經過復制、注釋以后編制成冊，例如管理制度匯編、畫冊等；針對二次加工來說，實質上是相關企業在原始材料中提取所需信息以后組成相應的資料，例如大事記、專題材料等；就三次加工而言，應當結合具體比例對相關企業相關資料進行匯總以后得到相應的資料，例如專業手冊、年鑒等。在對檔案資源進行編研的過程中，無論對于檔案部門自身來說，還是就相關人員而言，都要將目光放在檔案信息資源編研工作的上面，主動撰寫具有參考價值的編研成果。當一項成果完成以后，需要在第一時間通知企業全員，為查詢利用提供便利。顯然通過對檔案資源的深層次編研加工，能夠促使資源變得更加優質化，同時也可以充分的體現出其在企業經營中發揮出的作用。

通過以上內容的論述，可以得知：在開展工程項目檔案管理工作的時候，只有始終圍繞著項目施工核心任務，打造不一樣的亮點，才能促使其發揮出應有的價值，并在服務當中提高自身的地位，為可以得到最佳定位打下扎實的基礎。