日本檔案利用政策的研究

裴鑫

日本作為亞洲最發達的資本主義國家，其檔案開放利用工作雖然起步較晚，但發展速度卻很快，經過近些年的發展，有關檔案開放利用的法規政策經過了多次的修訂和補充，已逐步完善，適應并推動了國家檔案事業的進步。日本是一個十分重視信息公開，講究步驟詳盡的國家，與我國相比，日本在檔案利用政策某些細節方面體現出與我國大有不同之處，有關的政策規定有其值得借鑒和學習的地方，值得我們深思與揣摩。

研究外國的檔案利用政策對于我國檔案利用政策的發展和完善具有經驗價值和啟示作用。日本是亞洲最發達的資本主義國家，又是中國的近鄰，兩國自古以來就有較為密切的友好交流，其文化背景也有很多相同或者相似之處。所以，對日本檔案利用政策的研究會具有一定的獨創性和創新性。

一、術語概念界定

在進行論述之前，筆者首先要說明一點：漢語中的“檔案”一詞在日語中并沒有相同的對應詞，日本檔案學研究者有的廣義地把檔案看作“情報”的一部分，有的狹義地將其看作“文書”的一部分，在日本，嚴格意義上的檔案館被稱作“公文書館”，本研究將在某些表述中保留其原有的風格。

關于“公文書”的概念，日本《公文書館法》第二條將其定義為“中央政府以及獨立行政法人等活動的記錄和具有歷史價值的記錄”，它的內容包含了四個方面：行政文書、法人文書、歷史公文書以及特定歷史公文書。其中“歷史公文書”是指具有參考價值的歷史記錄，是由具有歷史價值的行政文書、法人文書等其他機關文書構成的，而凡是移送到日本國立公文書館進行保管的歷史公文書就成為了“特定歷史公文書”。

二、日本檔案利用政策的內容

（一）利用主體

關于檔案利用的權利主體，日本規定：凡年滿20周歲，為進行學術研究或抱有其他工作目的而要求借閱檔案的人員，都可以查閱已開放的檔案；外國利用者也可以利用，但必須持有關介紹，才可以入館查閱檔案。

在這里有一點特別要提出的是：為什么要對檔案利用者設定年齡限制呢？國外許多國家包括日本認為這是因為單獨使用和研究檔案，要求具備一定的抽象思維和推理能力，年齡太小可能難以具備這些能力。筆者認為這一理由是十分科學合理的。隨著社會的發展，檔案利用者范圍的不斷擴大，筆者認為在相關規定中增加對利用者年齡的限制是很有必要的。

（二）利用時間

根據日本《國立公文書館利用規則》第29條和《國立公文書館利用細則》第2條規定可知：日本國立公文書館除了星期六、星期日、群眾性活動的節日、當年12月28日至次年1月4日以及有關國家儀式活動的節日外，必須每天對外開放；但在特殊情況下可以臨時開館或閉館，原則上需要在臨時開館或閉館的兩周前將其理由進行通告。閱覽室的開室時間是從上午9點15分至下午5點止，但是在下午4點30分之后不得再進入閱覽室；但在特殊情況下，這一時間可以變更，但公文書館必須事前將變更的理由進行通告。

目前，日本國立公文書館有關部門正在積極討論關于增加檔案館開館時間的問題，力爭逐步實現周六亦可開館供利用者利用，這點值得我國參考。

（三）利用方式及費用

日本檔案利用方式主要包括供閱覽、復制、咨詢、借出和展覽等。具體如下：

（1）閱覽。凡年滿20周歲的公民，為進行學術研究要求借閱檔案者，必須填寫閱覽許可申請書，經批準后，領取閱覽許可證，便可在閱覽室進行閱覽。

（2）復制。利用者可按照有關規定對檔案資料進行復制，復制方式主要有：膠卷負片、膠卷正片、放大照片、靜電復制品、手抄本。

（3）咨詢。需要檔案的檢索資料及特定的情報資料時，檔案館根據利用者的咨詢情況提供相應的參考資科。

（4）外借。其他機關以學術研究、社會教育等公共事業目的舉辦展覽會需要陳列檔案文件時，經館長批準在確保檔案不受損壞的前提下，可以借出，原則上借出的時間不超過一個月。

（5）展覽。公文書館每年可根據需要舉辦展覽會（包括春秋特別展、企劃展、常設展等）、參觀學習會等活動。

日本各級各類檔案館以“免費服務”為主，利用者作為納稅人，可以完全“免費”查閱檔案，只有在縮微復制、電子檔案目錄提供、圖像輸出等過程中收取很低的成本費，本國公民和外國人的收費標準相同。

（四）利用服務

1.利用服務的特點

（1）館內基礎設施完備便捷。從日本檔案館的館內設施來看，為了方便來館的利用者，館內設置了休息室、自動販賣機、吸煙室、學習室、數字圖像閱覽設備等特色的服務設施；而且，縮微和高效率的復印設備也被日本各檔案館普遍使用，尤其是彩色縮微技術的使用，可以制成與原件一模一樣的檔案復制件。

（2）檔案網站服務豐富周到。以亞洲歷史資料中心為例，該中心在建設的過程中，實行免用戶登錄模式，利用者可以無條件地利用該網站上公布的豐富的檔案資料；此外，為了使國外的利用者加深對中心的了解，在主頁的設置上，除日語主頁外，還開設了英語、中文、韓語主頁，這無疑是考慮到了中國用戶與韓國、朝鮮等用戶的需求。

2.利用服務的保障——法律救濟

日本公文書管理委員會的創建在檔案館和利用者之間搭起了一座橋梁，利用者不必擔心自己的意愿無人能訴，也不用僅是默默地服從檔案館的決定，這不僅有利于保障利用者的合法權益，還給以了國立公文書館一定的壓力，防止其僅從自身利益或片面角度出發來決定檔案的提供利用情況。

綜上可知，日本檔案利用政策有許多值得我們借鑒的地方，希望通過對日本檔案利用政策的研究，我們能夠取其精華去其糟粕，研究出更適合自己國情的檔案利用政策。