企業合同管理的問題及對策

余沛然

合同管理是現代企業經營管理的重要組成部分。通過對合同管理業務現狀研究，主要存在三方面的問題，分別是合同管理信息化不成熟、合同管理機制不完善和合同管理人員專業素質不高。為解決以上問題，本文提出三項對策。第一，優化提升信息化綜合實力；第二，建立健全合同管理機制；最后，提高合同管理人員專業素質的同時重視合同管理人才的培養和利用。現代企業合同管理需要實時總結和分析經驗，謀遠略，以求發展。

在全球經濟條件下，我國企業的合同管理水平不斷提高，合同管理日趨規范，信息化水平也逐年提升。在國家宏觀經濟政策與市場經濟的影響下，合同管理的重要性日益凸顯。如今的各種企業領導和企業管理人員，不但要提高自身的專業技術知識，更應該增強自身對企業合同管理的重要性的認識。

一、合同管理在企業管理中的地位

1.生產經營活動的規范性要求必須進行合同管理企業在經濟運行的過程中，其管理主要涉及產、供、銷三個環節，而這三個環節都是由合同來連接的。合同管理的好壞，直接影響企業的生產運營，因此合同的合規性與合法性顯得尤為重要。以唐鋼不銹鋼公司2012年的合同業務量為例，物料采購合同量占32.64%，銷售合同占34.56%，設備采購合同29.65%、其他合同3.15%

2.法律風險的可控性要求企業必須加強合同管理。法律風險與其他風險的重要區別就是法律風險具有可控性。根據引發法律風險的不同原因，可以將企業法律風險分為外部法律風險和內部法律風險。外部法律風險是由市場、客戶、國家政策等外部因素引起的，企業對其發生無能為力，所以，企業的外部法律風險是不能完全規避的。然而企業的內部法律風險，是由企業自身的原因引發的，企業管理對內部法律風險的發生起到了決定性作用，而且企業通過采取措施可以控制其發生，合同管理作為內部風險管理的一個重要內容，是引發企業內部法律風險的關鍵因素，因而通過加強合同管理，構建以合同法律風險防范為核心的現代管理體系，把合同法律風險消滅在萌芽狀態，成為現代企業規避法律風險的重要途徑。

二、合同管理存在的問題

1、合同管理信息化不成熟。通過信息化來實現合同全過程的管理與監控是現代合同管理的趨勢，合同管理信息化的使用可以對合同的查詢、審批、履行、監督等業務進行全方位的管理和監控，并形成合同前期擬定、合同評審、合同簽訂、合同履行和合同監督等流程全過程動態管理機制，也就滿足了合同執行部門與合同管理部門對其他合同相關財務和法律等專業方面的需求。信息化是合同動態管理的基礎，實現了企業信息化并不代表就實現了合同的動態管理。需要解決存在的多個問題：合同信息過舊、不完整、不準確，更新不及時；信息錄入、核查、修改等工作責任不明確；合同管理、項目管理、財務管理、法律管理等相關業務模塊未完全實現科學合理的整合，導致工作效率低的同時也造成人員和時間的浪費。

2、合同管理機制需要不斷完善。在企業中實現全過程動態的、科學的合同管理，必須建立相關的合同管理機制，需要進一步將合同管理全動態過程活動的內容制定詳細的規章制度，在實際操作過程中有據可依、有法可循。但有的人員對制度重視程度不夠，導致工作落實不到位。表現為工作態度自由散漫，能少干就少干，甚至有不作為的行為，造成不良后果卻沒有人承擔責任，缺少完善的問責、監督機制。

3、人員專業素質需要不斷提升。全過程動態的、科學的合同管理不再只局限于簡單的合同歸檔、合同整理等工作，現在的合同管理工作更為專業和科學，涵蓋的知識領域更為廣泛，因此對合同管理人員專業素質要求也越來越高，必須熟悉法律、企業管理、經濟學等多方面的專業知識。但目前，合同管理人員專業素質與此有很大差距，其次企業對合同管理的重視程度也間接影響了人員專業素質的提升。

三、合同管理的對策

1、優化提升信息化綜合實力。明確與合同管理相關部門及人員的職責，扎實做好統計、錄入等基礎性工作，保證信息的真實性、完整性和及時性。信息化總體架構上要優化各模塊的對接和使用，實現信息化與合同管理相關管理模塊科學合理的整合。在此基礎上根據需求和職責，完善合同管理相關人員在辦公信息化平臺基礎上在各相關模塊之間調用、查詢信息等功能。通過建立健全流程問題反饋及監督管理機制，促進流程問題的優化和管理，通過流程跟蹤進行追責和問責，最終通過信息化完成合同全過程的動態管理。技術人員對出現的問題可及時進行處理，根據需求可以開發新的信息化模塊，他們的工作是信息化正常運作的有力保證。因此，要重點吸引培養信息化人才，為建設一流信息化平臺提供有力的技術支持和保障。

2、建立健全合同管理機制。完善合同管理機制，并進一步細化合同管理相關制度。制定合同管理制度時應加強內部溝通，建立完善溝通機制，將在日常工作過程中發現的問題及時匯總并完善到相關制度中，再通過制度進行指導落實工作，實現完善制度與工作實踐形成一個良性循環。針對合同管理制度落實不到位、執行力差的問題，要明確責任人，建立健全問責、監督機制。企業管理層要明確合同管理在企業發展中的重要作用并予以重視，在了解員工的思想動態基礎上開展管理工作。要加強企業基層人員主觀上對合同管理制度的重視，可通過宣傳、培訓、文化娛樂活動等方式增加合同管理相關制度的學習，還可將合同管理相關人員的工作量化，與績效考核機制相結合，提高員工工作積極性。同時要強化內部監督，規范管理行為，營造良好的企業文化氛圍，構建良好的合同管理機制。

3、提高合同管理人員專業素質的同時應重視和培養此類人才。企業內部要重視合同管理工作，重點選好用好合同管理人員，明確合同管理人員發展方向，建立其職業發展通道。通過建立完善的監督、考核機制對合同管理人員進行綜合評定。通過舉辦學習班、講座等靈活多樣的培訓形式，提高合同管理人員工作技能和業務素質，充分發揮企業文化的導向作用，提高全員合同管理意識，從思想上真正意識到合同管理的重要性。

現代企業合同管理要發展，需要實時總結經驗。立足于可持續發展的角度，提出行之有效的解決方案，謀劃長遠發展。