人事檔案社會化管理模式研究

摘 要 隨著社會的發展，在新的體制下，原來的人事檔案制度所體現的個人對國家機關、企事業單位的關系也要隨之改變，人才資源的社會化和資源配置的市場化，要求人事檔案的社會化，人事檔案社會化的本質是人事檔案要面向社會公開，每個合法的公民和單位都有平等地享有人事檔案所提供的各種服務。

關鍵詞 人事檔案 社會化 研究

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A

以前的檔案制度和保密制度，拒絕本人查閱自己的檔案內容，當事人對于自己的檔案內容完全不清楚，時間久了，公民對于自己的檔案記憶內容模糊，導致隨后填寫檔案內容和以前不一致，這種管理模式在一定程度上可以說限制個人檔案的知情權。隨著社會的發展，越來越多的人維權意識日益增強，在這樣的背景下，人事檔案這樣傳統的管理模式顯然已經不適應當下的社會發展，向個人公開、透明的管理人事檔案已經是一種發展趨勢。

1人事檔案公開化的趨勢

（1）人事檔案內容。人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關相關事宜，都要提供檔案。在這些材料中，大部分內容都是自己填寫，其中一部分是組織根據本人的情況作出評價或者記錄，所以，檔案中大多數內容都是本人自己填寫，只有部分材料本人沒有參與，例如：轉正定級、考核結論和政審意見等材料。所以，在人事檔案材料中，保密的占比非常的小，大部分的內容本人都是本人記錄自己的生平事跡，且保存形式也是非永久的，因此，公開內容讓檔案發揮真正的作用。

（2）借鑒國外人事檔案管理模式。西方國家對本人人事檔案知情權的維護非常重視，他們對于人事檔案的管理真正做到保密且應用。例如：在美國，首先，人事檔案使用信息化管理之后，本人對于自己的檔案內容隨時查閱，每個員工都可以通過網絡對自己的工作履歷和薪級情況隨時核對。所以我國在我國，很長一段時間內，現行的檔案管理制度還會。檔案中會涉及很多方面的問題，諸如養老保險、醫療保險、失業保險等國家強制推行的福利政策。隨著社會發展保險體制的健全，檔案的一些功能會相應淡化，同時一些新的功能也將會被更多人加以認識。人事檔案內容向個人開放，每個員工都可以上網查閱自己的某些人事檔案內容，如工作履歷、提薪情況等。每個雇員的工作任務，由其上司分配確定，每半年對其工作進行評估，年底作出鑒定，上司對雇員的鑒定要與本人見面，如雇員對本人的鑒定不滿，可向更上一級領導反映，以取得公正的評語。國外人事檔案管理告訴我們：人事檔案管理工作應該公開化，對于需要保密的范圍，本人知道自己的檔案目錄內容就行，個人檔案內容向個人開放，不但方便公民，而且能及時補充檔案材料，提高檔案的完整性，也能增強公民的檔案意識，有利于人事檔案管理工作的監督，使人事檔案工作更好地為公民服務。

2問題產生的原因

我國人事檔案一直在秘密的狀態下工作，人事檔案的查閱或者應用全部是在組織人事部門的領導下進行，簡單地說，人事檔案的利用完全服務于管理部門，產生這種現象是由以下原因造成的：

2.1歷史因素

我國的人事檔案管理工作歷史悠久，影響至今的人事檔案元素始于抗日戰爭時期，在過去的幾十年里，人事檔案內容較為注重德的方面，檔案內容基本記錄德的方面，而反映才的方面則不太被重視。在以“階級斗爭為綱”及計劃經濟的歲月里，人事檔案是“不可告人”的秘密，受其影響，個人的人事材料只要進入了本人檔案，就必須必須嚴格保密，保管人員不得泄露任何內容。在這種保密觀念的長期影響下，形成了人事檔案不開放的制度。

2.2制度因素

從法律層面來說，人事檔案的法律條文很少，在無法可依的情況下，人事檔案的管理得不到規范，只能管理部門一方面的監管，組織人事部門對信息的獨攬，使上層組織對個人的評價的主觀隨意性增強；因為缺乏認同，使的組織意見產生分歧和質疑。這些都對人事檔案信息的真實性、客觀性產生了不利影響，因而，使人事檔案信息公開造成阻礙。此外，為了人事檔案的安全需要，防止人為地篡改人事檔案、避免產生糾紛和矛盾等，也是造成人事檔案未能對公民開放的原因。

3人事檔案向個人開放的主要途徑

人事檔案各項服務與管理要與時俱進，就得向本人有條件開放管理，首先，我們要加強輿論引導，然后要做好對開放的規范，同時要制定一套人事檔案管理辦法，改變的背后總要有相關法律條文和規章制度的支撐，所以上述三點缺一不可。

3.1加強輿論引導

我們倡導人事檔案向本人開放，與傳統人事檔案管理理念不同，所以必須加強輿論引導。美著名檔案學者謝倫伯格曾說過：“對檔案的重視程度是衡量一個國家文明水平的最好尺度。”不僅反映了對檔案作用和價值的深刻認識，也是對檔案工作重要性的充分肯定。在人事檔案材料收集過程中，除了通過組織渠道收集外，還應該向公民宣傳材料歸檔范圍，使他們明白自己的檔案里到底有些什么，讓當事人主動提供有價值的信息材料。組織、人事、勞動以及檔案等部門應高度重視，在利用工作中不搞神秘化，力爭打破公民對人事檔案的神秘感和陌生感，使公民認識到履行一定的手續，可以利用本人人事檔案解決實際問題。

3.2人事檔案法律、法規的完善

法律、法規是人事檔案向本人開放的根本保證。所以必須完善現有的人事檔案法律法規，保證公民可以合法地查閱本人人事檔案。人事檔案向本人開放本身是有益于管理制度的發展，從長遠的人事檔案管理來看，首先向本人公開其檔案內容，本人將踴躍參與自己的檔案歸檔工作事宜中，增加檔案的完整性和真實性。

鑒于人事檔案的特殊性，人事檔案向本人開放應當有所規范和規章制度，但必須設置合理的限制條件：一是要有利于本人人事檔案的需要；二是社會及人事檔案不能有負面效應。所以以上兩點，使我們對于本人參與人事檔案材料的問題，提出更高的要求，務必做到申請要嚴審，把關要嚴格，用檔過程要全程監督；同時，根據人事檔案材料的涉密程度和影響范圍，重新修訂秘密等級和使用范圍劃分等方面的規范。

3.3人事檔案管理辦法的修訂

在有一些法律法規制約和保護下，我們制定和修改相關的管理辦法，這樣更加完善人事檔案社會化的規范。人事檔案實現向本人開放的基礎和前提是什么呢，首先，我們要加強人事檔案信息數據庫建設，人事檔案管理信息系統是信息時代對人事檔案信息存貯和利用的必然要求，也是人事檔案信息資源共享的先決條件，是對人事檔案知情權的一種有效保障。其次，完善人事檔案信息網絡服務，加強人事檔案管理信息系統建設，促成人事檔案信息資源共享人事檔案管理信息系統是信息時代對人事檔案信息存貯和利用的值得指出的是，人事檔案信息共享必須遵守有關保密原則，涉及黨和國家、單位組織的重大秘密以及個人不宜公開的內容，都不得對社會進行公開。不可否認，作為對傳統人事檔案管理模式的改革，保障公民對人事檔案的知情權必然會帶來一系列的問題，但是，這絕不是對傳統人事檔案管理模式的否定，而是對其的完善和發展。循序漸進地推進人事檔案的公開工作，正確處理好隱私權與知情權的關系，真正將人事檔案社會化落到實處。

具體表現在：（1）缺少對歸檔文件材料的準確性鑒定。（2）缺乏對歸檔材料的完整性鑒定。（3）缺少對檔案保存年限程度的評定。

4結語

人事檔案社會化已經是一個趨勢，鑒于人事檔案有其本身的特殊性，雖有局限屬性，但要以滿足信息開放為原則的基本要求，才符合在現代信息社會人事檔案發展的勢頭，再加上我國政治民主化進程的進一步加快，人事檔案社會化已經不是個別人的愿望，它已經發展成為社會大眾的普遍需求。

總之，實現人事檔案社會化是對傳統檔案工作和政治法律制度的改革。在有法律法規保護的背景下，人事檔案管理必須打破傳統模式，實行人事檔案的公開透明管理，方便公民利用檔案，加強對人事檔案工作的監管，使人事檔案工作更好地為社會服務。

作者簡介：許秀（1981.5—）女，漢，陜西渭南，渭南師范學院，碩士，館員，人事檔案方面。

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