淺談職業技術學校檔案信息化的幾點措施

摘 要：隨著我國經濟的現代化發展，我國職業技術學校也在不斷改革進步，特別是結構設置、人員安排、戰略體制方面。但是，隨著這樣的高速發展，數據資料也源源不斷地堆積起來，如何有效整理、存放這些資料，成為阻礙單位發展進步的難題。本文旨在對職業技術學校的資料檔案管理進行研究。

關鍵詞：檔案整理;職業技術學校;信息化;措施

0 引言

職業學校檔案管理貫穿整個學校活動，是一切活動的依據和保障。而基層的職業學校檔案不僅關系著一個職業學校工作的開始、發展和結束，更影響著整個職業學校的運行情況。隨著時代的發展，信息量的增多，職業學校檔案的信息化程度也進一步提高，但從目前的情況來看，職業學校檔案信息化建設水平無法滿足現代社會對信息化程度的需求。由此，找到這些問題和不足之處，并提出解決方案和措施，成為解決基層職業學校檔案信息化程度不足問題的必要途徑。

1 目前職業學校檔案信息化建設存在的主要問題

從硬件設備上來看，基層職業學校有關檔案信息存儲的工具設備仍然處于較低水平，很多基層職業學校未全面具備多種大型存儲信息工具，或者設備屬于較低端水平，導致紙質檔案的轉換、加工處理以及管理分析等等工作受到了嚴重影響，基層檔案信息化建設程度無法快速、高效地提升，信息化管理水平沒有達到應有高度。

從軟件環境上來看，同一檔案由不同處理部門的不同人員來處理，于是就有了不同的處理方式和不同的電子格式。目前，基層職業學校檔案工作人員所缺少的是統一的文件處理要求，缺少標準、準則，導致同一份紙質檔案或者電子檔案在不同部門人員手中經過時，轉換格式和處理模式不同，給檔案的信息化存儲造成了一定的阻礙。

在經濟的快速發展中，各單位都在尋求發展之道，都在推進經濟管理制度的更新，以謀求更大的經濟利益，希望在這個日新月異的時代站穩腳跟。沒有學校愿意為保留學校歷史的檔案管理工作花費精力和人力，正是因為這樣，檔案管理制度建設一直止步不前，漸漸與現代化的學校管理模式、經營模式脫節。檔案管理制度遲遲沒有建立起來，也會讓上述問題反復出現。

2 解決檔案信息化問題的相關策略

2.1 需求分析

基層職業學校沒有深入了解社會對檔案信息的實際需求，而為了解決檔案信息化建設存在的一系列問題，首先就得分析目前的形勢，了解業務部門的實際需求，尋求主要管理部門的支持，對一切的問題從根本上找尋原因，這樣信息化才有可能成為現實。如何解決現在基層職業學校面對的檔案信息化程度不高的問題，相關部門的人員應該從根本上去思考、觀察，這需要多個部門同時參與制定，然后實施。

2.2 建立健全檔案管理制度

要在日漸成熟的管理技術研究基礎上，將檔案管理制度體制建立起來，是學校跟上瞬息萬變的經濟發展的必然要求。針對自身單位的數據特點和經營內容，建立屬于自己的檔案管理制度，用最低的人力成本和最先進的科學技術來完成對學校發展的分析，在學校發展中不斷完善檔案管理制度，并與時俱進，根據歷史信息，結合現在的市場環境，進行分析整理，找到學校的發展之法。

基層職業學校檔案信息管理應有一套統一的標準規范，其中包括業務性標準。其中技術性標準規范是最容易做到的，也是首先應該做的，它包括對電子文檔的數據處理、加密、交換和水印技術以及電子格式系統的軟硬件設施標準規范等等，其屬于硬性操作，簡單可行。管理性標準規范要求相關組織部門人員有統一、規范的管理，每個部門人員處理文件的方式都不同，這對信息的處理有一定的影響，而統一規范化處理之后，這就不再是阻礙基層職業學校檔案信息化建設的難題了。

2.3 加強培養相關人才

相關機構應該在培養相關人才過程中樹立天生我材必有用的觀念，一個機構或者一種職業存在于這個社會中并有一定的立足之地，就說明它有可用之處。正確的人才觀念在人才培養過程中是最重要的一環，必須引起重視。基層職業學校檔案信息化建設除了對硬件設備有一定需要，更需要高素質人才。通過多種形式的教育方式，盡快培養出一批信息化人才，并使其進入相關機構，發光發熱，為基層職業學校檔案信息化建設多作一份貢獻。

2.4 培養相關人員的檔案管理綜合能力

對于檔案管理人員的選擇，在招收環節，應該選擇檔案管理專業的人員，并對其專業能力進行考察，對社會經驗方面也要有所要求。在現在的檔案管理人員中進行篩選，對工作業務能力進行考核，將不適合這項工作的另作安排。適時引進新的管理技術，舉辦相關的知識學習講座，讓檔案管理人員學習，更新管理人員的專業技巧，促使其形成更完善的工作意識。

2.5 升級檔案管理技術

對于檔案管理系統，應該不斷地更新換代，運用最新的科學技術，讓檔案管理系統能夠完成對大量職業技術學校數據的錄入和分析。利用互聯網的便利快捷，讓信息檔案在網絡上完成傳遞，增強信息的時效性和準確性，提高工作效率。對于檔案管理的系統，要跟隨發展要求，請專業的技術團隊對其進行調試，保證設備先進，運作不會癱瘓。

3 結語

職業學校檔案信息化建設是一項長期而艱巨的任務，與其有關的一系列問題亟待解決，這相當于傳統工作理念和傳統工作模式的一次革命，基層職業學校檔案信息化更是其中的基礎，相當于改革的基石。無論是硬件設備的更新、軟件模式的更新，還是傳統管理理念的改革、人才培養計劃，以及高素質人才團隊建設等等，都需要細致分析每一個問題，并且時刻準備長時間的奮斗工作。

參考文獻：

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作者簡介：陸鋒（1967—），男，副教授，研究方向：體育課程教學。