淺談職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化的幾點(diǎn)措施

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)代化發(fā)展，我國職業(yè)技術(shù)學(xué)校也在不斷改革進(jìn)步，特別是結(jié)構(gòu)設(shè)置、人員安排、戰(zhàn)略體制方面。但是，隨著這樣的高速發(fā)展，數(shù)據(jù)資料也源源不斷地堆積起來，如何有效整理、存放這些資料，成為阻礙單位發(fā)展進(jìn)步的難題。本文旨在對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)校的資料檔案管理進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：檔案整理;職業(yè)技術(shù)學(xué)校;信息化;措施

0 引言

職業(yè)學(xué)校檔案管理貫穿整個(gè)學(xué)校活動(dòng)，是一切活動(dòng)的依據(jù)和保障。而基層的職業(yè)學(xué)校檔案不僅關(guān)系著一個(gè)職業(yè)學(xué)校工作的開始、發(fā)展和結(jié)束，更影響著整個(gè)職業(yè)學(xué)校的運(yùn)行情況。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息量的增多，職業(yè)學(xué)校檔案的信息化程度也進(jìn)一步提高，但從目前的情況來看，職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)水平無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息化程度的需求。由此，找到這些問題和不足之處，并提出解決方案和措施，成為解決基層職業(yè)學(xué)校檔案信息化程度不足問題的必要途徑。

1 目前職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

從硬件設(shè)備上來看，基層職業(yè)學(xué)校有關(guān)檔案信息存儲(chǔ)的工具設(shè)備仍然處于較低水平，很多基層職業(yè)學(xué)校未全面具備多種大型存儲(chǔ)信息工具，或者設(shè)備屬于較低端水平，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換、加工處理以及管理分析等等工作受到了嚴(yán)重影響，基層檔案信息化建設(shè)程度無法快速、高效地提升，信息化管理水平?jīng)]有達(dá)到應(yīng)有高度。

從軟件環(huán)境上來看，同一檔案由不同處理部門的不同人員來處理，于是就有了不同的處理方式和不同的電子格式。目前，基層職業(yè)學(xué)校檔案工作人員所缺少的是統(tǒng)一的文件處理要求，缺少標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則，導(dǎo)致同一份紙質(zhì)檔案或者電子檔案在不同部門人員手中經(jīng)過時(shí)，轉(zhuǎn)換格式和處理模式不同，給檔案的信息化存儲(chǔ)造成了一定的阻礙。

在經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展中，各單位都在尋求發(fā)展之道，都在推進(jìn)經(jīng)濟(jì)管理制度的更新，以謀求更大的經(jīng)濟(jì)利益，希望在這個(gè)日新月異的時(shí)代站穩(wěn)腳跟。沒有學(xué)校愿意為保留學(xué)校歷史的檔案管理工作花費(fèi)精力和人力，正是因?yàn)檫@樣，檔案管理制度建設(shè)一直止步不前，漸漸與現(xiàn)代化的學(xué)校管理模式、經(jīng)營模式脫節(jié)。檔案管理制度遲遲沒有建立起來，也會(huì)讓上述問題反復(fù)出現(xiàn)。

2 解決檔案信息化問題的相關(guān)策略

2.1 需求分析

基層職業(yè)學(xué)校沒有深入了解社會(huì)對(duì)檔案信息的實(shí)際需求，而為了解決檔案信息化建設(shè)存在的一系列問題，首先就得分析目前的形勢(shì)，了解業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需求，尋求主要管理部門的支持，對(duì)一切的問題從根本上找尋原因，這樣信息化才有可能成為現(xiàn)實(shí)。如何解決現(xiàn)在基層職業(yè)學(xué)校面對(duì)的檔案信息化程度不高的問題，相關(guān)部門的人員應(yīng)該從根本上去思考、觀察，這需要多個(gè)部門同時(shí)參與制定，然后實(shí)施。

2.2 建立健全檔案管理制度

要在日漸成熟的管理技術(shù)研究基礎(chǔ)上，將檔案管理制度體制建立起來，是學(xué)校跟上瞬息萬變的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。針對(duì)自身單位的數(shù)據(jù)特點(diǎn)和經(jīng)營內(nèi)容，建立屬于自己的檔案管理制度，用最低的人力成本和最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來完成對(duì)學(xué)校發(fā)展的分析，在學(xué)校發(fā)展中不斷完善檔案管理制度，并與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)歷史信息，結(jié)合現(xiàn)在的市場(chǎng)環(huán)境，進(jìn)行分析整理，找到學(xué)校的發(fā)展之法。

基層職業(yè)學(xué)校檔案信息管理應(yīng)有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其中包括業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)。其中技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是最容易做到的，也是首先應(yīng)該做的，它包括對(duì)電子文檔的數(shù)據(jù)處理、加密、交換和水印技術(shù)以及電子格式系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等等，其屬于硬性操作，簡(jiǎn)單可行。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求相關(guān)組織部門人員有統(tǒng)一、規(guī)范的管理，每個(gè)部門人員處理文件的方式都不同，這對(duì)信息的處理有一定的影響，而統(tǒng)一規(guī)范化處理之后，這就不再是阻礙基層職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的難題了。

2.3 加強(qiáng)培養(yǎng)相關(guān)人才

相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該在培養(yǎng)相關(guān)人才過程中樹立天生我材必有用的觀念，一個(gè)機(jī)構(gòu)或者一種職業(yè)存在于這個(gè)社會(huì)中并有一定的立足之地，就說明它有可用之處。正確的人才觀念在人才培養(yǎng)過程中是最重要的一環(huán)，必須引起重視?；鶎勇殬I(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)除了對(duì)硬件設(shè)備有一定需要，更需要高素質(zhì)人才。通過多種形式的教育方式，盡快培養(yǎng)出一批信息化人才，并使其進(jìn)入相關(guān)機(jī)構(gòu)，發(fā)光發(fā)熱，為基層職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)多作一份貢獻(xiàn)。

2.4 培養(yǎng)相關(guān)人員的檔案管理綜合能力

對(duì)于檔案管理人員的選擇，在招收環(huán)節(jié)，應(yīng)該選擇檔案管理專業(yè)的人員，并對(duì)其專業(yè)能力進(jìn)行考察，對(duì)社會(huì)經(jīng)驗(yàn)方面也要有所要求。在現(xiàn)在的檔案管理人員中進(jìn)行篩選，對(duì)工作業(yè)務(wù)能力進(jìn)行考核，將不適合這項(xiàng)工作的另作安排。適時(shí)引進(jìn)新的管理技術(shù)，舉辦相關(guān)的知識(shí)學(xué)習(xí)講座，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)，更新管理人員的專業(yè)技巧，促使其形成更完善的工作意識(shí)。

2.5 升級(jí)檔案管理技術(shù)

對(duì)于檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)該不斷地更新?lián)Q代，運(yùn)用最新的科學(xué)技術(shù)，讓檔案管理系統(tǒng)能夠完成對(duì)大量職業(yè)技術(shù)學(xué)校數(shù)據(jù)的錄入和分析。利用互聯(lián)網(wǎng)的便利快捷，讓信息檔案在網(wǎng)絡(luò)上完成傳遞，增強(qiáng)信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，提高工作效率。對(duì)于檔案管理的系統(tǒng)，要跟隨發(fā)展要求，請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)對(duì)其進(jìn)行調(diào)試，保證設(shè)備先進(jìn)，運(yùn)作不會(huì)癱瘓。

3 結(jié)語

職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，與其有關(guān)的一系列問題亟待解決，這相當(dāng)于傳統(tǒng)工作理念和傳統(tǒng)工作模式的一次革命，基層職業(yè)學(xué)校檔案信息化更是其中的基礎(chǔ)，相當(dāng)于改革的基石。無論是硬件設(shè)備的更新、軟件模式的更新，還是傳統(tǒng)管理理念的改革、人才培養(yǎng)計(jì)劃，以及高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)等等，都需要細(xì)致分析每一個(gè)問題，并且時(shí)刻準(zhǔn)備長時(shí)間的奮斗工作。

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作者簡(jiǎn)介：陸鋒（1967—），男，副教授，研究方向：體育課程教學(xué)。