做好“窗口”和“門面”，成為溝通的橋梁

摘要：學院辦公室是學院對內、對外的“窗口”，是整個學院的辦事門面，直接服務于學院領導方面和學生，又是溝通整個學院關系的橋梁。由于具有執行者和領導者兩個雙重身份，因此對于整個學院的工作都有非常重要的影響。那么在新時代下，我們對日常學院工作中的作風進行轉變，提高對于學生服務的意識和水平，這就需要通過我們的學院工作人員的努力來對調整對院辦管理工作的方案，提高校內事物管理的重要性。

關鍵詞：學院；辦公室；管理；窗口；門面；橋梁

引言

辦公室其職能的重要性不言而喻，擔負著上傳下達、下情上報，協調校內各個辦公室，相當于一個軸承。那么這就要求新時代下我們對院辦的管理工作提出了新的要求。那么我們應該如何做好院辦的管理工作呢。這就需要我們結合工作，用實際行為來對院辦的管理工作進行一些思考和分析。

一、正確把握學院辦公室

（一）院辦的地位

院辦是一個學院的人際“窗口”和“門面”，同時也是保持著與每個專業正常運轉的溝通的“紐帶”，是上情下達、下情上報的傳輸通道，作為服務中心、參謀中心和指揮中心，對整個學院的綜合協調和內部統籌著至關重要的作用。院辦管理工作會對校內人員進行負責，為決策做服務，為參謀做準備，確保每個部門的工作項目和任務。因此院辦的工作并非向很多人認識的“誤區”一樣，輕松又舒適。其日常工作非常瑣碎并且繁重，肩負的擔子非常的重要。

（二）辦公室的工作技巧

院辦的工作任務瑣碎又繁重，那么管理工作人員應該首先充分意識到辦公室的重要地位和職能作用，提高自己的綜合能力，適應管理的需求，這樣才能夠更好的為學院和學生提供高質量的服務需求。作為學院領導最重視的部門，要像基層人員一樣認真嚴謹的開展管理工作。

二、當前學院辦公室工作存在的問題

（一）事務性工作多，機構意識不明顯

如今的院辦工作主要花費大量的時間和精力來應對學院的繁雜小事，對自身的本職工作卻不夠重視，自覺性的意識不夠。并且部分學院的辦公室管理，機構意識不明顯，并且在工作當中安于現狀墨守成規，害怕風險，這都是院辦管理工作當中會出現的現象。

（二）院辦制度不夠清晰

院辦的職能不同于其他的系、部、處（室），沒有直接的隸屬上層部門，并且院辦的工作無法量化，很難用統一的業務考核標準來進行評定和獎勵，這就給辦公室辦公人員的積極性造成了一定的影響。并且相應的管理工作制度并不夠完善，因此這就需要我們對辦公室的制度進行調整完善。

（三）辦公室的工作繁重雜亂，工作方向不夠專一

在平常的工作中，院辦工作非常繁雜，工作時間內大部分時間都在進行相關的任務，主要是針對于學院內的事物。他們可供自己支配的工作時間較少，并且自由性也相對較少。院辦人員的任務來自學院的每一個階層，工作方向呈放射性散射，非常不利于辦公室工作人員工作。

三、做好學院辦公室管理的建議

（一）建立完整機構，加強工作意識

首先學院的辦公室管理工作必須要受到學院領導層面的重視，整理以學院院長為組長的工作小組，這些工作要納入學院的日常工作日程，納入學院對教職工的考核任務當中。要配備足夠的工作人員，工作人員首先要對辦公室具有機構意識，要在日常中配合學院的活動。不定時的召開會議，來進行近期辦公室工作的分析，對工作人員要提高辦公要求。

（二）健全制度，規范管理

首先學院內部要設立辦公室的工作制度，這些措施都是逐步實現辦公室管理工作規范化的有力措施和可靠地保證。辦公室內部要遵守建立的制度，從行動上來規范辦公室日常的管理行為。

（三）確實做好溝通工作

院辦，是“窗口”，也是內部進行溝通“橋梁”，管理人員應該全身心投入到這項工作中去，在工作中鍛煉自己的能力，培養自己的組織協調能力，與相關的工作人員做好工作之間溝通，成為工作連接的“橋梁”。

（四）去繁從簡，規劃工作方向

做好日常工作中的重點工作，對工作方向進行系統性的規劃，拒絕繁雜、散射性的工作方向，對于院辦管理的工作人員是新的成長。當工作人員能夠準確無誤的提供相應的信息，這就意味著辦公室管理工作已經不再是一種負擔，辦公室人員加快辦事效率，突破自我，這樣才會讓其煥發出新的生機，通過這些改變，學院的每一個階層都能夠很好地合作，學院才會有更多的發展空間，才能真正的發揮院辦的本職職能作用。

四、結論

新時代的到來，讓我們對于院辦的管理工作進行了新的思考，對院辦管理工作提出了新的挑。院辦作為學院中心樞紐，肩負重任，這就需要我們清晰的意識到院辦的重要定位和它本身的職能。因此我們需要順應時代的潮流，加強辦公室的規范管理，同時 我們也要健全辦公室的工作制度，加強工作意識，以此來成為學院的的“窗口”和“門面”，成為溝通的“橋梁。”這樣才能更好的發揮辦公室管理職能，更好的推校內工作的在老師和學生之間的順利進行。

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作者簡介：陳雨羚（1991.12）女，漢族，江蘇省無錫，單位：廣州工商學院，主要從事檔案管理工作，兼辦公室日常工作。