淺談民辦高校教務員工作和工作效率的提高

譚瑞梅

（三亞學院法學與社會學學院，海南 三亞 572022）

民辦高校教務員是連接學校、學院及師生的紐帶，是學院教學工作的基層管理者，又是為學院師生正常教學提供服務的服務者。其工作雖然科技含量低，但是決定整個學院的教學運行質量和師生的幸福指數。探討如何提高民辦高校教務員的工作效率是十分必要的。

一、民辦高校教務員工作的特性

教務管理工作首先具有連續性，業務性強的特點，教務員對教務管理工作的熟悉和精通需要三年[1]。其次是服務性，學校人才培養方案的實施核心在教學，教務員的工作就是為整個學校的教學服務，為學院師生服務。再次就是瑣碎性，教務工作是瑣碎的，繁雜的，不是單一的，隨著學校教學改革教務工作是變化的，不是一成不變的。四是周期性性。教學管理工作雖然瑣碎、繁雜但是又有它的周期性，每學年所要從事的工作基本上是穩定的，例如課表的編排、學生重補修、期末考試安排、學生評教等等，因此教務工作可以提前進行準備。最后，教務工作具有要求精確的特性，教務工作不能馬虎，全學院的教學工作能否井然有序，很多程度依靠教務員工作的細心和耐心，教務工作平凡但是一旦有誤就可能造成教學事故。

二、民辦高校教務員工作的主要內容

民辦高校教務員工作量大，有時候還要兼做一些于教學無關的工作。其工作的主要內按時間表述如下：

開學前1周，發放師生課表、教材、班級考勤表、辦公用品等；核對并通知上學期期末成績錄入有誤的教師重錄或補錄成績，做好補考安排，并把補考信息周知學生和相關監考教師。

第1、2周，部分調整課表；報送教師返校統計表、授課計劃、教學進程表、教學任務書、開課情況統計表等；辦理已畢業學生回校重修；根據教師的教學任務初步計算教師工作量；通知學生按時參加全國計算機等級考試、四六級考試；通知相關學生按時參加補考、相關教師按時監考補考；收齊補考成績單報送教務處；配合教務處做好新生分班、轉專業、休學、復學、退學等工作。

第3、4周，報送畢業生成績匯總表；做好畢業生公選課學分統計；辦理在校生重（補）修；匯總本學院的核心通識（公共選修課）課程，報送退開情況以及新開課程的申報材料；退還多余的教材；根據教學計劃將本學期開課的課程錄入教務管理系統，并落實教學任務；配合教務處做好質量工程的所有工作，通知學生評教。

第5、6周，通知各專任主任填寫教學進程表并安排教學任務，匯總后報送下學期教學進程表；整理下學期教學任務；通知學生進行核心通識課（公共選修課）選課；報送下學期定稿教學任務書。

第7、8周，報送畢業生不及格生名單；開始填寫畢業生學籍卡；畢業生績點計算；通知本學院領導、教師進行同行評教，統計本學院評教的所有數據報送統計結果至教務處。

第9、10周，進行下學期教材征訂；畢業論文重復率檢測、安排畢業論文答辯工作，報送全國大學英語四六級考試監考教師名單；繼續填寫畢業生學籍卡、畢業生績點計算。

第11、12周，通知教師進行期末考試試卷命題工作；進行專業課期末考試考試安排；進行畢業生的畢業論文答辯工作。

第13、14周，開始下學期專業課課表編排；報送期末考試試卷樣卷；報送畢業論文、畢業實習成績；報送畢業生畢業、學位資格審核相關材料，提供畢業生畢業、結業、授予學士學位的學生名單。

第15、16周，報送學期教師工作量統計表；報送下學期專業課課表初稿；期末考試的安排通知師生；完成畢業生學籍卡制作，打印出來交由輔導員蓋章。

第17、18周，通知學生按時參加期末考試，教師按時監考期末考試；收集整理本學期期末考生成績單并報送至學籍科（包括重（補）修成績單）。

當然，平時要做的還有處理教師調停課，組織各主任主任調整各專業教學計劃、教學大綱，定期檢查教學計劃與教學大綱執行情況并做好總結、重要材料整理歸檔等工作。

三、高校教務員工作效率提升的幾點建議

（一）愛崗敬業，加強職業道德修養

教務工作繁雜、瑣碎，有時甚至出力不討好，在學院地位也比較低，工資也沒有老師高，有些老師甚至把教務員當做“勤雜工”。教務員如果沒有良好地職業道德，容易對工作產生倦怠，有的天天抱怨，得過且過。這樣的心態工作效率一定不高，還容易導致教學事故。因此，愛崗敬業，有良好地職業道德才能每天積極工作，才能承受工作的壓力，這是教務員提高工作效率的基本前提。

（二）合理安排時間,做到科學有序

盡管教務工作龐雜、繁瑣且時效性強，但大部分的工作是固定的，每學年循環一次。教務工作大致可分為兩大類∶常規性工作和非常規性工作。對于常規性工作，教務員應做好規劃，提前準備，不要接到通知才倉促準備。例如，假期就安排好補考和期末考試，打印好師生課表和班級考勤表、教材發放單，這樣就避免了開學初的忙亂。同時每項工作開展之初，教務員要清楚工作內容和流程，盡可能的簡化流程。對能按流程做的，就編寫好工作流程，發給師生或打印貼在辦公室里，這樣就能方便師生也能減少回復咨詢的時間。另外，每個通知都要注意截止時間，養成按時完成任務的習慣，不拖延。對收集資料的工作發給師生的通知里最好要比教務處規定的時間提前一兩天，這樣就避免了師生拖沓帶來工作不能按時完成的情況。如果教務員主動工作，合理安排時間，工作有前瞻性、未雨綢繆，就會減少忙亂，就能做到事半功倍，從而提高工作效率。

而非常規性工作則無規律可循且通常帶有突發性和緊急性，這就需要教務員分清事情的輕重緩急，果斷處理[2]。但是這些非常規性的工作能否順利主要依靠教務員平時留心積累資料和人脈。信息全面、人脈廣是辦事又快又好的前提。例如：學校關鍵部門的電話號碼都沒有，怎么能做到有效溝通。當遇到多項任務同時出現時，可以把任務分給老師或班委負責，既能減輕工作又能快速完成。例如，向教師收取的各種材料，可以由各專業主任負責向各專業教師收取；臨時的調停課通知、考試信息、重修、選課、信息反饋可通過班委傳達給學生。

（三）建立良好人際關系，保證溝通渠道暢通

首先，做好領導的助手和參謀工作，平時積極服從領導安排，對領導交代的事認真細致的干好。做好本職工作，得到領導的認可，領導才會全力的支持自己的工作。其次，與同事友好相處，能幫助教師盡量給予幫助。例如：編排課表前要老師們發自己對排課的要求，合理的要求盡量予以滿足，不折騰教師。個別教務員把老師的課編排得過于七零八落，每天都有課，甚至是上午1、2節，下午7、8節。高校教師除了教學還要搞科研，過于分散的課老師們一定不會滿意，這種情況要老師配合教務員的工作幾乎不肯能。其次，有服務意識，心以謙和寬容的態對待師生，尊重師生。微笑面對師生，對師生的咨詢耐心回復，對師生要求辦的事盡力幫助辦理，不能辦理的要指明辦理的渠道。這樣才能獲得師生的認同，要求師生協助的事師生才也會積極配合，工作效率才能有效提高。最后，要多與別的學院教務員老師保持聯系，多請教。特別是新教務員老師對業務不熟，不可能事事問領導，向同行虛心請教就能迅速成長起來。故教務員應當在工作中注意換位思考，主動配合別人的工作，這樣也能在自己工作中有需要時及時得到別人的響應，提高工作效率[3]。

（四）加強業務學習，提高工作能力

首先，加強自身信息化辦公能力。民辦高校教務員每天都有很多事情要處理，服務要求又高，有些事可能還跟教務工作關系不大，是領導臨時安排的。這就要求教務員與時俱進加強學習，加強學習，能熟練操作辦公軟件，例如excel、word、QQ、微信、郵件等要運用自如。計算機可高效率地完成各項信息的編輯、統計、運算和分析。例如畢業審核績點計算就可以通過編程計算，編好程后幾分鐘就能解決需要幾個星期要做的績點計算并且正確率高。其次，提高自身管理水平。教務員不僅是服務者，同時也是學院的教學管理者。在工作中，有意識的反思管理方法是否過時、落后，同時要勇于創新管理方式，探索規律，尋找新方法。例如∶期末監考安排，由于監考次數較多，老師們很在意自己是不是多監考了。如果把監考次數平均，適當照顧老教師，并且把監考明細公布在工作群里。這樣公平公開教師們毫無異議。再次，教務員要提高心理素質，教務員每天面對繁瑣的工作，有時還得不到師生的理解，難免心情煩躁的，這會影響工作效率和心態，工作效率和心態，因此教務員要學會豁達開朗，遇事不急不躁、保持輕松平和的心態，能夠促進工作順利進行[4]。