淺議信息化在物資采購中的應用

王方方 天津石化物資裝備部

引言：物資采購信息化發展歷經三個階段，從簡單的管理系統入手，基于單機應用自主開發計劃、統計、儲備等物資供應管理軟件，到以物資采購電子商務系統投入運行為標志，物資供應信息化建設快速發展。

一、物資采購信息化管理的作用

一是物資供應管理體制、制度和流程得以固化和強制執行，提升了標準化、規范化水平。采購權限按照要求固化在系統中，超范圍、超權限采購不能操作，保障集中采購的實施。

二是實現信息集成與實時共享，發揮輔助決策作用。供應市場情況、物資需求、供應商業績、采購方式、采購價格及過程控制等大量信息實現全面實時共享，通過綜合分析，發揮輔助決策作用。

三是智能化快捷方便，提高采購運作效率。采購業務在線上完成，打破時空限制，拉近了雙方距離，供應鏈上的各方業務人員實時協同工作，提高采購效率。

四是強化監督制約，打造采購陽光工程。采購業務過程信息和歷史信息在系統中保存，經授權的管理和業務人員都可以查詢，業務公開、過程受控、全程在案、永久追溯的管理要求得到落實。

二、現階段采購信息化存在的不足

（一）MRP規則的應用不夠深入

MRP運行的作用主要體現在：一是自動集合所有需求，創建采購申請；二是自動平衡利庫，優化庫存；三是提高工作效率，避免計劃漏項。MRP運行規則較為強大和靈活，但目前大多數企業只用到其中一部分功能，且在實施中仍存在許多困難，如庫存積壓確實無法使用的物資，參與MRP后，系統首先指向利庫操作，當這部分物資無法利庫時，系統無法判斷創建采購申請；再如鋼材類物資存在按噸訂貨、保米過量交貨，新的預留不能運行出采購申請的問題等問題。

（二）物資采購信息追蹤困難

物資采購信息追蹤是體現物資采購工作效能的一個重要方面，目前主要依靠手工線下建立追蹤臺賬，信息通過電話、郵件或對料會來獲取，效率低下，信息傳遞成本高。

（三）應用系統過于繁雜

物資采購發展到今天，我們從線下的紙件業務流轉，發展到所有的采購業務都已經從線上完成。系統愈來愈多，在管理上應該是專業化更強，更易于管理，但是對于用戶來講，需要登錄更多的系統，帶來操作更加復雜，并且系統間存在很多數據傳輸，一旦出現問題，用戶都很難判斷問題，需要求助專業的技術顧問來進行解決。

三、改進采購信息化的建議

（一）深化MRP規則應用

一是通過技術手段設置安全庫存，使安全庫存范圍內的物料，不參與運行MRP運行，當安全庫存范圍內物資有使用方向或報廢處置后，將安全庫存設置及時去掉，使新產生庫存參與MRP運行。二是從管理角度著手，加強對新增積壓考核物資的考核力度，對于確實產生無使用方向的物資，采用調度調劑或公司間預留的方式處理，對于已經報廢積壓的物資，加快報廢處置流程。三是建立預留的追蹤關系，同時對于管材類物資啟用輔助訂貨單位（如：訂貨單位是主數據基本計量單位噸，輔助單位是米），當系統運行MRP時，合并計劃的同時將輔助單位也同時進行計算，滿足現場實際長度需要，對于過量交貨，要反向追溯需求計劃，將需求計劃差量補足，保證需求量和入庫量一致，解決過量問題。

（二）完善物資采購信息追蹤

通過開發物資跟蹤管理系統，將ERP數據和線下手工信息數據的有機結合，實現對采購物資的所有關鍵環節進行線上追蹤，準確把握物資采購即時信息，提升物資保供能力。

物資追蹤系統應具備兩方面功能：一是解決預留與采購申請關聯、追蹤問題，主要是通過對系統中的預留或采購申請的相關字段手動維護信息，物資跟蹤系統將維護的數據讀取后進行自動關聯，這樣以預留為維度，需求追蹤就貫穿了計劃、采購、入庫、出庫整個采購流程，從根本上解決了需求追蹤問題。二是實現從物資需求到出庫的全閉環管理，物資跟蹤系統將物資采購全流程節點信息全部抽取出來，形成完整的物資追蹤鏈，包括系統線上信息如：需求計劃單、預留、采購申請、采購訂單、入庫、出庫信息；物資采購的線下過程信息如：技術談判、返資料、采購與過程控制的合同交接、實物到貨的統計等；將這些信息在一套系統上實現綜合集成，可以極大地提高物資采購的過程控制能力。

（三）實現系統間的融合

將現有系統中的某些功能進行合并，如將不同系統的審批功能集成在一個系統中完成；將供應商入網、建立服務關系、維護產品目錄等檔案管理功能集成到一個采購平臺操作；將不同系統中不同物資的商務操作流程有機融合在一起，實現一套系統完成全部采購操作過程。

四、物資采購信息化發展設想

目前雖然采購方面的功能模塊已經比較完善，但是仍有拓展空間。一是向供應商方向延伸，將供應商的庫存納入我們現有的信息系統中，使我們能夠實時掌握供應商庫存，對降低企業的資金占用和安全及時、保供有很大的好處。二是向用戶方向延伸，將信息系統與設備管理、項目建設管理等系統進行互動鏈接，可以使采購部門掌握備件的消耗規律、項目建設的進度安排等，對采購、生產建設、項目管理都有提升。三是向細節方向延伸，庫存的收、發、存管理采用RFID射頻技術、條碼技術可以減輕保管人員工作量；配送物流節點信息隨時可查詢能夠提升用戶體驗；將與物資采購過程相關的資料全部納入信息系統管理，包括合同、隨機資料、質量證明文件等，對資料的查詢，項目的交工提供強有力的支持。