淺談對教師電子檔案的管理

張閩

【摘要】隨著網絡信息技術的發展，在各種社會實踐活動中產生了大量的電子檔案，而教師電子檔案作為信息社會發展的一個部分，已成為檔案管理必不可少的重要組成部分。因此，檔案管理者應該順應時代發展的潮流，正確積極地認識電子檔案的特點，加強對教師電子檔案管理的研究，推進教師電子檔案管理的進程。

【關鍵詞】網絡信息；教師電子檔案；管理

當今世界是一個電子信息發達的時代，電子計算機已成為現代化辦公的主要工具，電子計算機和現代通信技術結合的信息技術產業的迅猛發展，產生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。基于此，筆者對如何做好教師電子檔案管理工作進行了如下探討。

一、教師電子檔案具有的優越性

對教師電子檔案管理是教師基本情況的記錄和反映個人經歷與才能的體現，以個人為單位組合起來的以備查閱的文件材料。教師電子檔案管理的重要意義體現在能迅速查找到教師的相關個人資料。

（一）教師電子檔案的管理相比以前減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為教師電子檔案資料的收集和管理帶來了方便，也減輕了管理者的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將原來紙質檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（二）教師電子檔案的管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的紙質教師檔案的管理方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用計算機網絡管理后，檔案用計算機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，檔案也不易形成存積。可見，教師電子檔案管理省時省力，給工作人員節省了充足的時間去提高業務能力和水平。

（三）教師電子檔案的管理有效地提高了檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質量高水平的檔案卷宗作為保障。然而傳統的檔案管理工作是由人來完成的，即由教師檔案管理員根據自己的理解來進行操作，顯然對管理標準掌握的尺度有很強的主觀性，管理標準很難做到完全統一，這必然影響到檔案管理質量水準，從而給日后的檔案查閱和使用帶來諸多不便。但若教師檔案管理進行電子檔案管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了教師檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了教師檔案能夠發揮出更好的時效價值。

二、教師電子檔案是準確的師資信息庫

教師電子檔案能為領導對教師人事工作的決策以及專業課程教師選派提供有價值的信息，成為決策的重要依據，無論對單位和個人都有不可替代的作用，因此應加強教師電子檔案管理工作。

（一）加強對教師電子檔案的分類管理。教師電子檔案管理實行集中統一、分級負責管理、檔案隨人走的管理模式。教師電子檔案管理部門必須及時獲得人員工作和職務變動的準確信息，包括人員調出的時間、調入單位的名稱、主管機關的名稱。在總校橫向、縱向選用教師時有據可依。

（二）加強學習培訓，提高檔案管理人員的業務素質。對于人員配備困難較大的單位，應著重提高現有人員的政治素質和專業素質，使他們在枯燥單調的工作中保持高度的責任心，并對他們進行專業化、信息化的培訓。加大對教師電子檔案工作人員培訓的力度，定期培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，并能熟練運用現代化設備管理教師電子檔案，從而提高師資檔案管理水平，開展相關的師資檔案信息開發工作，適應社會發展的需要。加強培訓的同時，讓檔案工作人員進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高對教師電子檔案管理的技術水平。一個合格的檔案管理人員，既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時又要具有先進的管理技能和較高的文化素養。

三、結束語

教師電子檔案管理工作就是要推動教師檔案信息化建設，把收集的教師檔案數字化。在當代信息化迅速發展的今天，在加強教師電子檔案管理工作時，要根據教師電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

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