基層公安機關數字檔案室建設思考

何美華

【摘要】基層公安機關數字檔案室建設，是檔案信息化發展的必然結果，也是檔案工作服務的必然趨勢，但從目前來看，我國基層公安數字檔案建設還存在著缺乏檔案意識、人力資源不足、規章制度不完善和缺乏硬件設備等問題，對此，本文針對性提出了解決措施，給基層公安機關數字檔案室建設提供參考。

【關鍵詞】基層公安；數字；檔案室

一、基層公安機關建設數字檔案的重要意義

檔案管理作為基層公安機關的一項重要基礎性工作，是執法記錄、警務活動等事務的客觀再線，在保證社會治安，維護社會穩定，打擊違反犯罪的工作中起著不可替代的作用。而數字檔案室則是依托了網絡信息技術，運用信息化、數字化的方式進行檔案的收集、整理、分類和存儲等工作。數字檔案室是基層公安機關檔案在信息時代的拓展和延伸，是基層公安檔案信息服務中心，它既包含著傳統檔案室的功能，同時又能夠適應信息社會的發展以及檔案需求的不斷變化。

基層公安機關建立數字檔案室具有重大意義，首先，數字檔案室是新時期檔案信息化建設的必然要求，數字檔案室的建設對推進智慧城市、自動化辦公以及服務平臺一體化都具有重要意義。其次，數字檔案室建設是檔案工作發展的必然要求。隨著人民生活水平的提高以及信息技術的不斷發展，民眾對于檔案的需求也逐漸多元化，傳統的檔案服務模式已無法滿足日益復雜的檔案工作。因此，無論是從民眾需求、社會需要還是檔案工作發展的角度來看，基層公安機關數字檔案室的建設都是十分必要的。

二、基層公安數字檔案室建設的問題

（一）思想上不夠重視，缺乏檔案意識。基層公安機關的主要職能包含了許多內容，如信訪接待、偵查辦案、維護治安等等，且工作重心也一般放在打擊違反犯罪和維護社會治安上，同時，一直以來，我國的警力就較為缺乏，基層公安檔案管理工作往往由民警監管，因此在檔案管理及數字檔案室建設方面無法投入更多的精力，同時對檔案認識不夠，部分民警認為檔案只需要管理重要的部分，無須建立過于完善完備的數字檔案庫，無法真正認識到各類型檔案的價值。同時，很多人對檔案工作的理解也有偏差，認為檔案工作只是收集收集材料，分類別、編目錄、裝訂的清閑工作。而在實際工作中，檔案管理工作是一件十分繁瑣且十分考驗工作人員細心、耐心和專業能力的一項工作。而基層檔案工作也是一項不顯名利的清苦工作，需要工作人員默默付出，他人對檔案工作淺顯的理解也會在一定程度上影響檔案室建設工作。在基層公安數字檔案室建設中，必須需要工作人員對檔案建設足夠重視，全身心投入到檔案室建設當中，否則會使得數字檔案室建設進度緩慢、漏洞多、流于形式。

（二）基層缺乏專業檔案管理人員，培訓體系不完善。基層公安機關數字檔案室的建設以及檔案室后續的使用等問題很大程度上要依賴檔案管理人員，而目前基層公安機關還缺乏專業的檔案管理人員，并且內部的培訓體系也不完善，一定程度上阻礙了數字檔案室的建設工作和后續的實施工作。在上文說道，基層公安機關的檔案管理人員通常有民警兼任，首先民警自身有著繁重的事務，在兼任檔案管理工作時無法全身心投入。其次，民警本身并不具備專業的檔案管理知識，也沒有檔案管理專業背景，因此在數字檔案室的建設工作中無法提供專業幫助。此外，基層公安機關內部的檔案管理培訓體系并不完善，檔案管理人員通常只能掌握基本的檔案管理知識，當遇到檔案管理硬件和系統的更新迭代時就無法適應工作，無法適應新穎的檔案管理模式以及檔案服務模式，在基層的檔案工作上就缺乏創新，無法滿足人民日益突出和多元化的檔案需求。

（三）硬件設施落后，自動化水平不高。基層公安機關的數字檔案室建設，除了需要專業人員的支持外，還需要硬件和軟件上的升級，但目前基層公安還缺乏足夠的資金支持數字化檔案室建設所需要的硬件和軟件更新迭代。在經濟較為發達的地區，基層公安的辦公自動化程度已較高，依托于原本具有的數字硬件資源及自動化辦公設備，在數字檔案室的建設方面不需要過多的資金，且完成度也會較高。而在本身辦公自動化程度就較低的基層公安機關，如要建設數字檔案室，反而需要投入更多的資金，這就加重當地的財政負擔，而且設備的老化和缺乏不僅會讓日常的檔案管理工作效率低、工作滿，也使得數字檔案室的效率受到影響。同時，由于數字檔案室本身的特性，需要定期進行設備的維護以及軟件的更新，后期也需要持續投入資金進行維護升級。此外，軟件的迭代更新也需要檔案管理工作人員不斷豐富檔案管理知識，這又與基層公安缺乏專業管理人員產生了矛盾。

（四）規章制度不完善。基層公安機關的數字檔案室建設，除了硬件、軟件設備更新和人力資源完善之外，還要對檔案管理的規章制度進行完善。完善的檔案管理制度，能讓數字檔案室高效快速運轉，反之，則會大大降低數字檔案室的作用，使得檔案室流于形式，工作效率低下。從基層公安的檔案管理制度上來看，目前還存在幾個問題：一是責任劃分不清晰，對于個人負責的管理模塊工作內容沒有清晰的界限，責任也就無從劃分，一定程度上催生了推諉扯皮的現象。二是流程不完善，工作流程一成不變，沒有針對人民需求以及檔案服務的變化優化工作流程，使得數字檔案室建設緩慢，降低了日常的工作效率。三是在信息安全的管理上還存在漏洞，檔案工作本身就具有保密性的特點，而公安機關由于涉及違法犯罪案件以及公民個人信息，保密程度更高，而數字檔案室與傳統檔案室相比，信息安全工作面臨著更大的挑戰，缺乏完善的信息安全管理制度，則使得檔案室面臨較大的風險。

三、基層公安數字檔案室建設的建議

（一）加強思想認識，培育檔案意識。基層公安數字檔案室建設，首先應從加強檔案管理人員思想認識、培育其檔案意識開始做起。首先，要從領導層面對于基層數字檔案室建設予以足夠的重視，這也是基層檔案工作有效開展的前提條件。對于基層派出所的領導，要正確認識檔案的價值、作用，以及進行數字檔案室建設的重要性，建立專門機構以支持數字檔案室的建設，派出所領導對該組織機構負責，并且提高數字檔案室的優先級，將其列為檔案工作中需要緊急解決的問題。同時，為了提高基層民警的檔案意識，還應大力宣傳檔案知識，定期組織觀看檔案相關的記錄片等，讓所有基層民警對于檔案都有基本的認識。此外，要積極組織基層民警和干部閱讀、學習

《檔案法》，通過多種形式、多種渠道和多個層次來普及《檔案法》的相關知識。通過領導的重視以及基層民警對《檔案法》的學習，基層公安機關在整體上都會培育起檔案意識，能夠在思想上對于數字檔案室的建設予以足夠重視。此外，對于民眾也要積極進行檔案知識的普及和宣傳工作，可聯合當地宣傳部門共同開展相關活動，以轄區為單位，碎片化進行宣傳普及。

（二）加強人員引進，完善培訓體系。數字檔案室的建設、實施以及后期的維護都需要人來進行，可以說人才是數字檔案室能否發揮作用的關鍵所在。加強基層公安機關數字檔案建設，要加強人員引進，完善培訓體系，從人員配備和人員素質上滿足數字檔案室的基本要求。首先，要改善檔案人力資源結構體系，工作內容較多較為繁瑣的職位不應由內勤民警兼任，民警在兼任檔案管理工作時盡量不參與事務性和主要工作，盡量安排臨時工作，設立專門的檔案管理崗位支持數字檔案室的建設，相應的，要招聘具有檔案專業背景的人才任職。第二，要加強檔案人才隊伍的內部培訓，嘗試邀請數字檔案室建設較好的單位的培訓講師授課，學習細分領域下如何開創新的服務內容和業務。根據硬件和軟件的更新不斷優化培訓內容，加大培訓的頻率，保證數字檔案室的建設進程。最后，還要給檔案工作人員提供良好的上升空間，以保持檔案隊伍的穩定性。

（三）加強平臺構建，促進信息共享。基層公安辦公如今逐漸趨于自動化和網絡化，通過網上辦理的業務、案件以及工作中產生的各種各樣的信息和文件都是數字檔案室內容的主要來源之一，因此首先要把數字檔案室的建設與市政其他平臺建設共同推進進行，各系統和平臺之間要相互融合，讓系統能夠自動對現有的文件文檔進行歸檔整理，這樣數字檔案室建設完成后才能無縫與其他平臺對接，大大增加工作效率。其次，公安機關也要考慮加大對基層公安檔案管理部門的資金投入，以給數字檔案室建設提供硬件設施的支持。要立足長遠，在基礎公安機關辦公樓的選址、建設和改造時就要考慮到數字檔案室需要的條件，優先規劃好數字檔案室所需的面積、結構等等，配置好相應的設備，以防止后續改造時遇到困難，也能在一定程度上節省資金。而暫時不具備條件的基層公安機關，應加強與其他的部門的聯系和合作，在信息安全保證的前提下，引入第三方管理平臺建設數字檔案室，如阿里云和騰訊云等產品都能夠提供較為成熟的云計算和云存儲服務。

（四）完善規章制度，明確責任劃分。完善的規章制度，能夠使數字檔案室正常、健康地運轉，也對檔案管理人員的工作起著指導和引導作用。首先，要結合數字檔案室建設的實際情況不斷對檔案管理規章制度進行修訂和更新。首先要健全完善的日常管理制度和責任劃分，讓檔案管理人員能夠明確自己的任務和責任，在進行數字檔案室建設時不再束手束腳，能夠牢牢把握住工作的主動權。市區級的單位制定總章，各基層公安機關根據其自身的實際情況在總章上進行調整。第二要建立完善的信息安全制度，根據數字檔案室的特點設立相應的應急機制，定期對軟件進行檢修，明確管理人員的權限以及檔案調閱、下載的權限。第三，將數字檔案室的建設和運維工作納入基層公安機關考核體系，采用定期和不定期考察相結合的方式，促使基層派出所真正把公安檔案管理工作作為一項重要的基礎工作來抓，杜絕“滑坡”“反彈”現象。

【參考文獻】

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