煤炭行業檔案管理工作面對的問題和對策分析

楊清

【摘要】檔案管理工作對于煤炭行業的發展有深遠的意義。但是在實際工作中，檔案管理工作并未達到理想的效果，還存在一些問題，從而影響了管理工作的進行。因此煤炭企業要加強檔案管理工作，充分發揮其作用，更好地促進企業的發展。

【關鍵詞】煤炭行業；檔案管理；對策分析

科技和經濟的雙重發展對各行各業都有極大的促進作用。作為我國重要的能源之一，煤炭行業的發展直接影響著我國的經濟收入，因此國家十分重視煤炭行業的發展，從政策、制度和經濟等多方面對煤炭企業進行大力扶持。在煤炭企業內部管理工作中，檔案管理對企業的經營和發展有重要的意義。但是很多企業沒有意識到檔案管理工作的重要性，在實際管理工作中還存在一些問題，從而影響了檔案管理工作的進行。

一、在煤炭行業檔案管理工作中存在的問題

檔案是對企業在生產、經營及管理過程中形成的歷史信息的記載和反映，對企業的發展有深遠的影響。尤其在煤炭企業的發展中往往經歷了社會與市場的雙重變革，因此檔案的存在可以有效地指導企業更好地解決問題。雖然煤炭企業也越發重視檔案管理工作，但在檔案管理工作中仍然存在一些問題。

（一）檔案管理工作缺乏創新。一方面，有些煤炭企業缺乏檔案管理的理念創新。主要原因是對檔案管理工作缺乏足夠的重視，認為檔案管理僅僅是一項保管工作，不僅不能給企業帶來經濟效益，還因員工流動性大給管理工作帶來了很大的困難，因此對檔案管理人員、場所及經費等均管理不到位，導致檔案管理工作效率低下，成效不足，不能充分利用檔案信息指導工作。另一方面，檔案管理工作缺乏模式創新。據調查，有些煤炭企業沒有建立獨立的人事檔案管理信息化體系，或者檔案管理軟件久不更新；有部分企業的檔案管理工作仍停留在人工階段，使檔案管理工作遠遠不能發揮實際作用。

（二）檔案管理人員綜合素質不足。在煤炭企業檔案管理工作中，普遍存在的一個問題就是檔案管理人員綜合素質不足。因為領導對檔案管理工作不夠重視，因此管理人員部分是從各個部門隨意抽調的，甚至還有一些管理人員是臨時人員，對檔案管理工作認識不足，缺乏足夠的專業知識，僅把檔案資料收集儲存起來，而缺乏對資料進一步組卷、分析和裝訂等工作，使檔案管理工作呈現混亂狀態。此外，很多檔案管理人員工作態度不端正，對待檔案工作態度隨意，時有檔案資料損壞、丟失等現象發生，嚴重地制約了檔案管理工作的進行。

（三）檔案管理設備落后。除了檔案管理人員綜合素質不足外，檔案管理設備的落后也是共性問題。在很多煤炭企業中，檔案資料的管理還是采用手工編輯及檢索方式，甚至有部分企業沒有專門的檔案室存放資料，只有一小部分企業有專門的檔案管理軟件。這種現象的存在使很多重要資料沒能進行及時整理和歸檔，而且在人工操作中也難免因疏漏或者犯錯誤而降低了檔案的真實性和可利用性。

二、加強煤炭行業檔案管理工作的對策分析

（一）建立完善的檔案管理制度?！皣袊?，家有家規?！痹诿禾啃袠I的檔案管理中，要充分加強對檔案管理工作的認知，建立完善的檔案管理制度，從制度上保障檔案管理工作的有序進行。首先要理清各個部門的檔案情況，加大檔案資料的收集力度，有效地保障檔案資料的準確性和完整性。其次，針對各部門檔案管理，要建立分明的賞罰制度，對于優秀員工或有較大貢獻的員工進行適當的獎勵，而對于工作態度不端正或造成較大損失的員工則給予適當的處罰，從而充分調動管理人員的積極性，并促進檔案管理工作的規范性。

（二）加強檔案管理人員的隊伍建設。要想提高檔案管理工作的效率，必須要加強管理人員的隊伍建設。一方面，針對現有的檔案管理員工，要經常組織學習和培訓，增強專業基礎知識的儲備和技能的提升。另一方面，要適當地引入專門的檔案管理人員，有效地帶動企業檔案管理工作的提高。在培訓和學習過程中，還要充分結合煤炭企業自身的情況和實際所處的市場環境。此外，還要注重提高員工的職業道德水平，在實際工作中要嚴格遵循企業的規章制度，具有正確的價值觀。思想教育和專業學習雙管齊下，共同提高員工的綜合素質，從而促進檔案管理工作取得良好的成效。

（三）加強檔案管理信息化的建設。計算機和網絡技術的飛速發展對社會很多領域都造成了很大的影響。在檔案管理工作中也同樣適用。信息化的發展能有效地將檔案管理工作便捷化和公開化。因此在檔案管理工作中要加強設備的投入，采用先進的信息分析技術，進行資料的收集、整理和分析工作，從而提高檔案管理工作的效率，同時也能更好地促進檔案資料的利用。但是在引入信息化技術的同時，還要加強資料的保護，防止資料外泄造成企業的損失。

三、結語

本文分析了在煤炭行業檔案管理工作中存在問題，主要有檔案管理工作缺乏創新、檔案管理人員綜合素質不足、檔案管理設備落后等，并針對這些問題一一提出了對策，希望能改善檔案管理工作的現狀，提高管理的效率，從而更好地服務于企業。

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