大數(shù)據(jù)時(shí)代電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理的新思考

江舟

【摘要】在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，文章分析了當(dāng)前電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理工作面臨的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的改進(jìn)策略，以期推進(jìn)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，提升檔案信息服務(wù)水平。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；電力設(shè)計(jì)；企業(yè)檔案

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是近年來云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，“大數(shù)據(jù)”無疑已經(jīng)成為當(dāng)今世界最具顛覆性的信息技術(shù)之一。在電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案承載著企業(yè)最珍貴的信息資源，如何創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，更好的利用新技術(shù)推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)檔案工作者關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、“大數(shù)據(jù)”與企業(yè)檔案管理

（一）“大數(shù)據(jù)”概述。“大數(shù)據(jù)”又稱巨量數(shù)據(jù)或海量數(shù)據(jù)，隨著公司電子文件應(yīng)用的推廣，數(shù)字檔案和全文數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案館藏資源的重要增長點(diǎn)，其數(shù)據(jù)量將呈幾何級(jí)數(shù)增長，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)總量成了名副其實(shí)的海量規(guī)模。近年來，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)已經(jīng)在我國的電力行業(yè)得到廣泛應(yīng)用，并深刻影響著電力企業(yè)的檔案工作，為當(dāng)前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)帶來新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

（二）電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀。電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案主要由科技檔案和文書檔案兩部分構(gòu)成：包括公司在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘測(cè)、施工、生產(chǎn)及科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種信息記錄。在社會(huì)信息化的建設(shè)背景下，我國電力規(guī)劃設(shè)計(jì)提出要“積極推廣、應(yīng)用數(shù)字檔案館建設(shè)成果”。各地的電力設(shè)計(jì)企業(yè)紛紛將“數(shù)字檔案館”納入信息化建設(shè)中，數(shù)字檔案館已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的核心任務(wù)，但從實(shí)際工作來看，大部分企業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)仍然停留在存量檔案數(shù)字化階段，缺少對(duì)信息的深度挖掘和知識(shí)管理。

（三）大數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理的影響。大數(shù)據(jù)的發(fā)展為當(dāng)前的企業(yè)檔案管理帶來了眾多新挑戰(zhàn)：一方面，數(shù)字檔案資源集成與分析的挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字檔案資源數(shù)量巨大、類型多樣、來源廣泛、時(shí)效性突出，對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案資源的集成管理和知識(shí)挖掘提出了更高的要求。另一方面，軟硬件環(huán)境的挑戰(zhàn)，海量新增數(shù)字檔案資源對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)提出挑戰(zhàn)，已部署基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)難以跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代信息社會(huì)的發(fā)展速度。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理面臨的主要問題

我國電力設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)雖取得了長足的發(fā)展，但仍存在一些問題，在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，突出表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）檔案管理工作如何適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息化的要求。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了巨大沖擊，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展要求。一方面，企業(yè)建立了一體化的信息管理平臺(tái)，但未與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，使得辦理完畢的電子文件無法實(shí)現(xiàn)在線歸檔。另一方面，現(xiàn)有的數(shù)字檔案館建設(shè)工作仍集中在存量檔案數(shù)字化上，缺乏對(duì)數(shù)字檔案資源的組織、開發(fā)與利用，使得檔案管理系統(tǒng)的信息資源尚不能滿足企業(yè)的日常工作需求。

（二）檔案管理如何滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶的信息需求。目前，電力設(shè)計(jì)企業(yè)使用的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)普遍將核心功能放在檔案整理上，而“檔案利用”僅是其中的一個(gè)輔助功能，只能實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索，查閱數(shù)字化的檔案原件。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，用戶的利用需求由對(duì)單份文件的檢索轉(zhuǎn)為對(duì)多份主題關(guān)聯(lián)文件的集成查閱，目錄檢索在一定程度上制約了信息檢索的準(zhǔn)確性、便捷性和全面性。

（三）檔案安全建設(shè)亟待加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案安全體系建設(shè)不僅包括對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的防范，更重要的是對(duì)檔案形成者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和檔案信息內(nèi)容安全的保護(hù)。雖然，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是在局域網(wǎng)下工作，但仍有可能會(huì)遭到計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，造成系統(tǒng)破壞或信息泄露。同時(shí)，管理系統(tǒng)中的數(shù)字檔案資源可以提供下載功能，在方便用戶利用檔案的同時(shí)，也為數(shù)字檔案的信息安全帶來重大隱患。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的改進(jìn)策略

針對(duì)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，及其在大數(shù)據(jù)時(shí)代所面臨的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，亟須在管理系統(tǒng)、資源、服務(wù)、安全和人才等方面進(jìn)一步加強(qiáng)，以推進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作。

（一） “文檔一體化”管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。在現(xiàn)有數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)一體化信息平臺(tái)的對(duì)接，將收文發(fā)文檔案等模塊按照各自流程分塊實(shí)施，同時(shí)各模塊的信息數(shù)據(jù)共享，有效提高各類信息數(shù)據(jù)的利用能力和歸檔管理。加強(qiáng)對(duì)電子文件的在線歸檔和整理。在軟件對(duì)接時(shí)，要注重對(duì)檔案管理系統(tǒng)和信息平臺(tái)的優(yōu)化，將電子文件的管理要求融入到辦公系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)中，真正實(shí)現(xiàn)電子文件生命周期的全過程管理。

（二）做好數(shù)字檔案資源建設(shè)。進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施和檔案數(shù)字化，根據(jù)企業(yè)的檔案利用特點(diǎn)，優(yōu)先對(duì)價(jià)值較大的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化，在分步推進(jìn)的基礎(chǔ)上逐漸完成企業(yè)存量檔案數(shù)字化工作。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的檢查，依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》及《國家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，做好數(shù)字化工作的質(zhì)量控制，保證數(shù)字檔案資源的可識(shí)別、可利用。

（三）提高檔案信息服務(wù)水平。企業(yè)檔案資源內(nèi)容豐富，且具有較強(qiáng)的實(shí)用性。可充分利用大數(shù)據(jù)及相關(guān)技術(shù)，全面提升檔案信息服務(wù)水平。一方面，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源的整合與組織，通過關(guān)聯(lián)技術(shù)，將同一或關(guān)聯(lián)工程項(xiàng)目的數(shù)字檔案進(jìn)行整合，并根據(jù)不用用戶群體的利用需求，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行資源組織與開發(fā)，建立專題檔案資源庫。另一方面，優(yōu)化檔案信息服務(wù)方式，通過搭建統(tǒng)一的云服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的隨時(shí)隨地調(diào)閱，并建立可視化平臺(tái)，集中展示一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收的整合工程周期，為用戶提供全方位的項(xiàng)目信息。

【參考文獻(xiàn)】

[1]Constellation Research，F(xiàn)our Personas of the Next Gen CIO， Constellation Research，2011

[2]關(guān)于印發(fā)《電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)“十二五”檔案工作指導(dǎo)意見》的通知[EB/OL].2014-9-23.http：//www.ceppea.net/n/i/4190