淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

虎穎

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位在我們的現(xiàn)實(shí)生活中扮演的角色越發(fā)重要，想要提高事業(yè)單位的工作水平，應(yīng)給予檔案管理工作高度重視。檔案管理工作的完善并非一朝一夕能夠完成的，需要相關(guān)工作人員具有足夠的耐心與毅力，遇到問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)解決。本文針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)解決對(duì)策，以促進(jìn)事業(yè)單位今后的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；解決對(duì)策

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案投入經(jīng)費(fèi)偏低。想要完成事業(yè)單位檔案管理工作，需要滿足多方面要求，因?yàn)槠渖婕暗降牟块T較為廣泛。擁有健全的基礎(chǔ)設(shè)施與足夠的投資資金是完成這項(xiàng)工作的前提，但部分事業(yè)單位并沒(méi)有達(dá)到這一要求。社會(huì)的發(fā)展使辦公系統(tǒng)不斷完善，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的要求，應(yīng)向電子檔案過(guò)渡，但受資金的限制與領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有給予高度重視的影響，有些事業(yè)單位缺乏基礎(chǔ)的檔案設(shè)施，檔案材料庫(kù)房建設(shè)簡(jiǎn)陋，難以控制溫度與濕度，會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)材料霉變等情況。

（二）檔案信息管理人才較少。社會(huì)的發(fā)展離不開高素質(zhì)人才，事業(yè)單位的發(fā)展也是如此，優(yōu)秀的人才在其中有著至關(guān)重要的作用。內(nèi)容專業(yè)、工作復(fù)雜是檔案管理的特征，專業(yè)的檔案管理人員會(huì)直接決定檔案管理的質(zhì)量。受人事制度變革的影響，事業(yè)單位普遍存在配備兼職檔案員這一現(xiàn)象，這些兼職工作人員身上擔(dān)負(fù)著多個(gè)單位的事物，交接不及時(shí)、不到位等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。再加上部分檔案管理員自身水平不高，收集的資料不完整齊全，劃分保管期限混雜，所整理的檔案并不符合規(guī)定。

（三）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作是其中的重要組成之一，其中包含著大量信息，例如業(yè)務(wù)資料信息、工作流程信息、員工基本信息等，但凡在檔案管理工作中出現(xiàn)疏忽，必定會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。假如員工的信息資料被泄露，他們的個(gè)人隱私就會(huì)受到侵犯；重要數(shù)據(jù)被泄露，單位的正常運(yùn)行就會(huì)受到威脅。因此發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位的檔案管理工作十分嚴(yán)格，相關(guān)工作人員與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予其高度重視，但因?yàn)檫@項(xiàng)工作沒(méi)有任何收益，并沒(méi)有得到相關(guān)工作人員的重視，甚至還存在內(nèi)容不完整等問(wèn)題，影響檔案管理作用的發(fā)揮。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

（一）建立新型檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足信息時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)通過(guò)新型檔案管理模式取代傳統(tǒng)模式，完成檔案管理工作。社會(huì)信息化的重要工具就是計(jì)算機(jī)，對(duì)其進(jìn)行合理運(yùn)用，逐漸成為新型檔案管理模式的重要工具。相關(guān)記錄軟件能夠?yàn)闄n案管理人員降低負(fù)擔(dān)，將數(shù)據(jù)快捷有序地輸入電腦庫(kù)存當(dāng)中，節(jié)約大量時(shí)間與精力。另外，檔案管理人員應(yīng)注重信息安全，預(yù)防計(jì)算機(jī)被病毒侵入，避免信息被居心叵測(cè)的人盜取，使其更好地服務(wù)于單位今后的發(fā)展。

（二）全面開發(fā)檔案信息資源。站在開發(fā)檔案信息資源的角度來(lái)看，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理理念與方法是首要任務(wù)，再樹立積極端正的檔案工作管理理念，給予檔案管理工作高度重視，加快事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用，保證檔案信息作用被充分發(fā)揮。另外，事業(yè)單位應(yīng)增強(qiáng)自身的自覺(jué)性與主動(dòng)性，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，為事業(yè)單位管理層提供決策依據(jù)，從而營(yíng)造出有利于檔案管理工作發(fā)展的氛圍。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)能力。檔案管理工作的專業(yè)性、綜合性與復(fù)雜性較強(qiáng)，這為檔案管理人員的專業(yè)能力與自身素質(zhì)提出了更高要求，不僅需要其具有過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心與政治素養(yǎng)。簡(jiǎn)而言之，檔案管理者自身水平的高低會(huì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位應(yīng)注重提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，定期對(duì)其進(jìn)行教育與培訓(xùn)，注重提高工作者的專業(yè)能力與職業(yè)道德，降低檔案管理工作者的變動(dòng)頻率，保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（四）增加檔案高科技設(shè)備和管理制度。設(shè)備老化、工作效率低等問(wèn)題，都會(huì)影響到事業(yè)單位的檔案管理水平，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，應(yīng)選擇完善的檔案管理設(shè)備，使管理人員充分發(fā)揮出自身水平。另外，單位可以引入相關(guān)專業(yè)人才，保證檔案管理人員的優(yōu)質(zhì)化與信息化。最后，建立完善的檔案管理制度，保障檔案的保證性、安全性與監(jiān)督性，保證檔案信息的真實(shí)完整性，需要?jiǎng)h除的內(nèi)容根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行刪除，對(duì)于新的內(nèi)容做到及時(shí)更新，使檔案管理與現(xiàn)代社會(huì)與時(shí)俱進(jìn)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作在探索與創(chuàng)新的過(guò)程中會(huì)遇到許多挑戰(zhàn)，持久性強(qiáng)是它的特點(diǎn)之一，相關(guān)工作人員應(yīng)給予極強(qiáng)的耐心與毅力。面對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，探索出導(dǎo)致這一問(wèn)題的根源，進(jìn)一步完善檔案管理工作中的缺陷，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理工作高度重視，樹立正確的檔案管理理念，以此提高工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的全面提高。

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