淺談如何做好新時代檔案管理工作

孫明春

【摘要】檔案是依據、是資源、是財富。機關檔案是機關公務活動的真實記錄，是檔案事業的重要組成部分，通過機關檔案可以真實再現機關工作的歷史面貌。重視檔案工作，對于規范機關管理，提高機關工作效率具有重要的意義。筆者通過參與近年來我市機關檔案的調研，結合個人十余年來的檔案工作實踐，淺談機關檔案工作中存在的問題及對機關檔案工作的建議。

【關鍵詞】檔案管理；檔案工作；管理工作

一、機關檔案工作存在的問題

（一）對檔案工作重要性認識不夠。檔案工作相對于機關前沿的業務工作而言，是幕后服務性工作，容易被領導忽視。調研發現，有的單位沒有將檔案工作納入年度目標考核，既便納入目標考評，檔案工作也是軟指標，沒有硬性規定，不能引起領導的重視。對檔案工作重視不夠的主要表現：一是檔案工作在個別單位領導心目中地位不高。二是對檔案工作人、財、物投入不夠。三是檔案工作人員的經濟、政治待遇得不到應有的保障。

（二）辦公條件及設施不符合檔案管理的要求。調研發現，一些單位檔案室辦公條件及設施離檔案規范要求還有差距。如有的機關無專門的庫房，有的機關沒有專門的閱覽室；個別單位的檔案裝具仍是木柜和鐵柜，沒有使用密集柜。

（三）檔案人員不穩定，素質有待提高。主要表現是：個別單位檔案人員經常變化，特別是一些單位二級機構檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長的熟悉、適應過程，不利于檔案工作的深入開展；個別單位人員變換中，工作交接不規范，在一定程度上影響了檔案的完整性；檔案人員忙于日常工作較多，在深入調查、工作創新上不夠。

（四）檔案管理質量和利用效率有待提高。檔案管理的高質量是為檔案利用的高效率，但通過近年來調研發現，在檔案管理質量和利用效率上還有差距。表現為：一是有的單位歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準確；有的注重文件的歸檔，對材料的歸檔重視不夠，個別單位存在應歸檔的材料未歸檔的現象。二是檔案信息化程度不高，目前全市沒有統一的檔案管理軟件，且檔案檢索工具單一，嚴重影響了檔案管理質量特別是檔案利用效率的提高。

二、對做好機關檔案工作的建議

（一）加強領導，健全組織。工作好不好，關鍵看領導，領導重視是做好檔案工作的前提。首先應健全檔案工作責任制，明確主管領導及直接負責的相關領導。其次要建立檔案管理機構網絡，形成以機關綜合檔案室為中心，各基層單位、各科室共同參與的管理網絡。第三要逐步建立健全統一領導，分級建檔，逐級負責，條塊結合的檔案管理體制。

（二）把握重點，規范管理。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點，是做好檔案工作的基礎，是檔案工作的中心。在文件材料的歸檔及管理中，要把好四關：一是把好文件材料收集關，確保文件材料的齊全完整。二是把好文件材料整理關，確保文件材料歸檔規范。三是把好文件材料管理關，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性。四是把好文件保密關，保證涉密檔案的內容不泄密。

（三）加強檔案人員的繼續教育，保持檔案隊伍的相對穩定。要采取多種形式加強檔案人員的繼續教育，省、市檔案局可以組織專業知識培訓；各單位可以采取“請進來，走出去”的方式，既可請檔案局專業人員現場指導，也可到好的單位實地學習。檔案人員更要注重自學，既要學習檔案專業知識，又要學習計算機知識等與檔案管理相關的知識，做到知識面廣、業務精通。在一定時期，保持檔案隊伍的穩定，才可以使檔案工作進一步發展，提高機關的檔案管理水平。

（四）完善設施，加大軟硬件建設。硬件上，要按照檔案規范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設施。軟件方面，要加強檔案信息化建設。首先要立足現有信息化設備，對文件材料實行電子存檔，對歷年文件材料掃描錄入，以備將來檔案信息化建設需要。其次要由國家檔案局或省檔案局開發統一的檔案管理軟件，使檔案的管理更加統一化、規范化、科學化、簡便化，檔案的利用更加高效化。

（五）注重信息資源開發，服務機關工作。機關檔案管理的目的在于服務機關工作。檔案部門要圍繞機關工作，積極挖掘檔案信息，在服務領導決策、服務機關、指導基層、服務經濟建設上下功夫，把檔案變成可利用的信息資源，通過檔案資料的充分利用，使檔案的價值得到充分的體現。

（六）專門檔案歸檔要掌握靈活性。文書檔案的歸檔時間一般是以年度為界，而專門檔案記述和反映了機關某些專業方面的工作活動情況，其形成檔案的規律和特點各有不同，因而專門檔案的歸檔時間要掌握靈活性。聲像檔案是實時瞬間和階段的真實記載，是保存在膠片、相紙、磁盤、光盤等感光材料或磁性材料等載體上的影像和聲音。它記載和反映了單位的重大事件、重要活動和重要人物的真實面貌，相比文字檔案來說，更直觀、真實、形象、生動。

（七）專門檔案收集要重視完整性。專門檔案形成的規律和特點具有特殊性：一是各專業內容性質不同造成在歸檔時間上不統一。二是某些檔案形成的時間過長，如果專業工作人員歸檔意識淡薄，就容易造成檔案內容缺失。因此在收集各類專門檔案時，要特別注意檔案內容的完整性。如基建工程檔案，具有工程周期長、工作流程長、工期階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特性。一項基建工程項目，要有工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件，從工程立項、勘察設計、審批、招投標、施工、監理到竣工等多項程序。由于基建工程人員流動性大，工程各參建部門缺乏相互溝通，加之基建工程人員對工程檔案管理的專業知識不甚了解，極易造成工程項目管理和技術檔案存在分散、損壞或內容丟失等問題。在收集基建工程檔案時，要特別強調基建工程檔案內容的完整性，按照基建工程建設形成規律收集、整理和保存，確保基建工程檔案齊全、完整、準確和系統。聲像檔案的收集工作存在同樣的問題。從客觀上看，影像存儲隨意性很強，產生的電子照片丟失的概率也很高，如果不注意保存和備份，就容易丟失。因此，檔案部門對聲像檔案的歸檔監督極為重要。在收集工作中，既要重視對某項工作和重大活動形成聲像檔案的完整性，又要強調單張影像歸檔的全面性，如時間、地點、人物、工作內容和活動名稱，都要注有詳細的說明，便于日后的查閱和利用。

（八）專門檔案管理要強調實效性。專門檔案記載和反映的內容是機關某個方面的工作活動情況，外觀沒有固定的格式，載體沒有統一的標準，因而具有內容的單一性、形式的特殊性、載體的多樣性、歸檔的固定性和服務對象的針對性。對于專門檔案的管理就要根據其特點有別于文書檔案。文書檔案可以按照年代、部門和保管期限進行統一管理，而專門檔案要強調利用的時效性，根據各自不同的特點分門別類進行單獨管理。如財會檔案、出版刊物檔案可以按照年度和保管期限進行整理上架；科研成果檔案、基建工程檔案和聲像檔案就要根據檔案內容、不同載體形式分項進行保管；教學工作的學籍檔案則要以學年為單元進行管理。

三、結束語

機關事業單位專門檔案只是檔案管理中的一部分，很容易被忽視和遺忘。作為檔案工作者要高度重視這項工作的開展，自覺做好機關事業單位專門檔案的管理，為增強單位整體檔案管理工作合理化、規范化、科學化發揮重要作用。