淺議機關檔案管理工作

楊琳

【摘要】機關檔案的管理工作作為機關工作的重要組成部分，同時也是提高機關工作效率以及保證工作質量的前提條件，是展現機關歷史真實情況的一項重要工作。因此，需要給予一定的重視。本文針對機關檔案管理工作進行了簡單的探討與分析。

【關鍵詞】機關檔案；檔案宣傳；檔案管理

我國目前在機關檔案工作方面仍然有許多的問題需要解決，要想出好的方法去改善問題。舉個例子，如果高層的領導沒有足夠重視機關檔案管理工作，那么帶來的直接后果就是檔案管理人員在工作上比較散漫，態度也不是非常認真，同時在工作熱情方面十分缺乏。并且檔案的庫房相關的設施設備在長時間之內也沒有得到很好的改善，同時檔案的業務經費也非常缺乏；目前能夠擔任專職檔案工作的人員比較少，我國現在的情況是大部分公司單位都存在檔案人員身兼數職的現象，所以導致工作人員幾乎沒有時間去顧及檔案工作，時間是非常少的，同時也不能夠踏踏實實靜下心來去做好檔案工作；此外，會因為不斷調整機構，所以導致單位更加頻繁地更換檔案管理人員，管理人員通常是剛剛熟悉了新的工作環境，然后時間不久又被調到其他單位；存在片面的想法，只會把文書檔案放在重要位置，而一些其他形式的檔案，比如一些科技檔案、聲像檔案、實物檔案等等就會存在歸檔困難的情況；一個社會發現進步的關鍵所在就是人，阻礙檔案工作發展會有許多方面的原因，但是最為核心的因素就是人，人是最積極的、動態的發展因素。我們從人的因素來分析一下機關檔案管理工作。

一、加強檔案宣傳工作，重視領導干部檔案培訓工作

我們知道，機關檔案管理工作和其他的一線工作有著本質的區別，具有比較直觀的作用，并且效果也比較明顯，會為我們提供更多的信息。大部分檔案工作，具有收效甚微的特點，一些真正有價值的管理檔案，需要經過長時間才可以體現出來其價值。并且檔案工作需要花費大量的資金，從建設一個檔案庫房，比如房間調配，密集架等，引進一些比較現代化的設施設備，比如計算機，掃描儀，復印機等，再到購置一些卷盒以及備考表等等，這都是需要花錢的。所以因為投資比較高，回報也很漫長，甚至沒有回報而言。導致檔案工作已經被人們所忽視，特別是一些單位的領導干部沒有把檔案工作提到議事日程上。所以即使檔案工作管理者具有再強的工作能力，態度再積極主動，工作熱情再高，如果沒有獲得領導的支持，那么檔案管理工作也沒有辦法開展。我國現在的檔案事業也正在飛速發展，但是由于領導對檔案工作的忽視以及冷漠態度，那么會直接影響到我國檔案事業的發展。機關檔案室如果想要提高自身的影響力，宣傳工作的效果如何，會直接影響到人們是否積極主動參與。我們在宣傳檔案工作的時候，應重視宣傳一些相關的政策法規，重視工作要求以及重要意義的宣傳。

二、創新檔案工作管理思路，培養長遠發展的戰略眼光

工作方式因為比較單調的原因，導致大部分檔案工作者沒有創新的意識，同時在進行日常的檔案工作的時候，也僅僅滿足于每年立卷歸檔多少案卷，以及提供服務多少人次等這些方面，卻沒有主動進行檔案工作的意識，并且也沒有進行超前服務機關工作的意識。我們處于一個不斷發展變化的信息時代，所以檔案管理人員需要學會轉變自身的固有思想，不再滿足于單純的保管文書檔案的工作，而是需要更加深度以及廣度。現在許多科技檔案、照片檔案、聲像檔案以及實物檔案等數量越來越多，我們需要發掘許多不同載體的檔案資源。現在我國的辦公自動化也正在發展以及深化，比如我們現在會在網上傳遞公文等。身為一名檔案工作者需要做的首先就是要擅于把握大勢，順應時代的發展，我們如果具備了長期發展的敏銳眼光以及高瞻遠矚的戰略思維，可以不再局限于以前狹隘的小天地，不斷拓展自己的眼界，使得自己可以胸有全局，這樣的話也可以做到在大局下進行行動，然后正確把握發展趨勢，不斷跟著時代走，要做到始終走在時代的前列，只有這樣，我們才可以擁有成功的事業。我們需要做到辨證思考問題。然后用辨證的眼光去看待問題，從而全方位觀察問題，我們需要客觀去看待問題。所以要學會從全局、局部，以及橫縱等方面去思考問題。

三、認識檔案室特性，提高檔案人員職業道德水平

（一）提高管理人員的組織協調能力。我們知道檔案室的工作是比較復雜的，它不僅僅是單純保管檔案就可以了，它需要我們協調組織整個機關單位以及各部門的基層檔案人員，然后根據規定的工作決策以及部署來實現共同的目標，做好我們真正的工作任務，從而不斷發揮出組織協調的優勢，我們需要做到從全局來考慮，可以確保檔案工作能夠順利運轉。

（二）熟練掌握計算機及網絡技術。我國現在的辦公自動化以及建立數字檔案室等，傳遞電子文件、歸檔著錄、保管利用等工作都是離不開計算機的管理。所以我們需要不斷熟悉一些網絡知識，并且需要勝任辦公自動化工作的技術型人才。

四、結語

要想不斷進行檔案管理工作，就一定要學會提高管理人員各方面的能力，同時領導人員一定要認識到檔案工作的重要性，給檔案工作發展空間，為其提供成長機會，才可以真正的發展機關檔案管理工作。