淺談熱電廠辦公室文秘和檔案管理的緊密聯(lián)系

趙曉勇

【摘要】隨著公司的快速發(fā)展，熱電廠改、擴建項目也隨之增加，檔案的形成也就逐漸增多，因此，辦公室文秘日常工作的重要材料也在隨之變化，只有將文秘與檔案管理工作有效地結(jié)合，才能快速提高兩者的工作效率。本文主要對文秘與檔案管理的聯(lián)系性進行分析和探討，以提高文秘工作及檔案管理工作的完整性和效率。

【關(guān)鍵詞】辦公室文秘；檔案管理；緊密性

文秘工作是以為熱電廠領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔助性、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于其它專業(yè)的工作，對于文秘工作者而言，需要對自身的政治立場進行明確，掌握檔案、公文寫作等技能，才能更好地應(yīng)對文秘工作。由此，檔案管理和文秘工作具有較大的交叉性，因此從事兩方面工作人員需要進行適當溝通和交流，文秘工作產(chǎn)生公文，檔案管理將其作為依據(jù)。通過這兩項工作有效結(jié)合，能夠快速提升文秘工作效率和檔案管理的有效性。

一、熱電廠檔案管理工作是文秘工作的基礎(chǔ)

煉化企業(yè)自備電廠辦公室工作是圍繞機關(guān)、單位的基本職責(zé)任務(wù)，上情下達，抓好本廠行政管理、黨建和精神文明建設(shè)。為保證領(lǐng)導(dǎo)工作和政務(wù)工作的正常進行，做好公文處理、會議服務(wù)、信息發(fā)布、文字綜合、督促檢查等工作，提供必要的辦公條件、內(nèi)部保衛(wèi)、車輛、生活福利等多項后勤保障工作。同時也是該廠信息收集、整理和檔案利用中心，廠內(nèi)各方面的信息都需要辦公室進行匯集，而檔案就是通過對這些進行收集、分類、歸檔，為以后檔案的利用奠定基礎(chǔ)。可見，檔案工作為文秘人員工作的延伸打下了堅實的基礎(chǔ)，廠黨政、經(jīng)營、安全、生產(chǎn)、設(shè)備等都會形成很多有價值的信息記錄，就是這些日常形成的記錄，最后都以檔案的形式進行了保存，這也是檔案管理的重要組成部分。廠文秘人員需要對一些文件、會議材料等資料進行鑒定、整理、收集和編目。因此可以將整個檔案管理過程視為文秘工作的基礎(chǔ)延伸，兩者都是為熱電廠安全生產(chǎn)經(jīng)營提供有價值信息服務(wù)的。

二、辦公室文秘工作是檔案管理有價值的保障

新時代下，文秘及檔案管理面臨很多挑戰(zhàn)，如何將二者進行有效結(jié)合已經(jīng)成為人們研究的主要問題。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的，它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證工作順利開展而提供方便條件的，在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息、提供方案，做好決策前的準備工作等。辦公室主要負責(zé)對全廠各單位進行服務(wù)和協(xié)調(diào)，以廠或者以廠領(lǐng)導(dǎo)的名義發(fā)出一些公文都需要經(jīng)過辦公室審核和簽章。對上下級部門文件的下發(fā)、傳遞等都需要經(jīng)過文秘登記和管理。而且廠領(lǐng)導(dǎo)在活動中的文件、資料等重要會議所形成的都需要交到辦公室統(tǒng)一管理，可見，辦公室是一個重要的檔案管理部門。辦公室中大量的文件處理成為該廠檔案管理的主體，全廠所有的文件需要文秘人員來進行分類和歸檔，進而形成檔案。所以文秘人員對這些文件的性質(zhì)、職能等都是非常清楚的，日積月累，久而久之，熱電廠文件越來越多，因此文秘人員工作的質(zhì)量直接會影響著文書檔案的質(zhì)量。辦公室文秘人員必須具備日常檔案管理知識和技能，這樣熱電廠檔案管理質(zhì)量才能得到保障。

三、文秘工作為檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)

文秘與檔案工作在業(yè)務(wù)上有著密切聯(lián)系，所以單位不設(shè)置專職檔案人員，由文秘人員兼顧，又要保證質(zhì)量。廠檔案管理工作是通過辦公室文秘日?；A(chǔ)性工作形成的，辦公室文秘工作需要為該廠的重大發(fā)展和決策起草文件，為全廠管理制度的完善提供一些輔助作用，所以這些工作都需要查閱和利用相應(yīng)的檔案，從熱電廠設(shè)備、生產(chǎn)等各專業(yè)檔案角度來看，主要結(jié)合辦公室文秘等對檔案利用率較高的管理者意見，這樣才能夠把握好檔案管理的發(fā)展方向，更好地滿足檔案需求人員的要求，體現(xiàn)該廠檔案管理人員的特色。而這些服務(wù)就是需要文秘工作中日常對信息資源的收集、分析為可靠依據(jù)，因此文秘工作為檔案質(zhì)量價值奠定了重要基礎(chǔ)作用。

四、文秘工作和檔案管理有效結(jié)合的對策

（一）規(guī)范文件格式和文書歸檔內(nèi)容。文秘工作人員在對文件起草的時候要規(guī)范、謹慎，嚴格按照公司公文管理辦法格式進行調(diào)整和編寫，保證文件的規(guī)范性，細節(jié)上如字體大小、版面是文秘和檔案工作的重要標記，并做好每一份文件的起草和完成的時間，文書格式規(guī)范化管理的實現(xiàn)可以有助于提高檔案管理的質(zhì)量。

（二）文檔一體化可提高工作效率。辦公室自動化應(yīng)用將帶給秘書便利，如檔案查詢，廠內(nèi)部有大量檔案以及各類文件等，利用電子軟件把這些檔案進行分類，可以準確無誤地查找到所需的文件，大量縮短查詢時間，提高工作效率，對會議前準備可以利用辦公軟件，提前查詢前期資料搜集借助打印復(fù)印等自動化手段，更加便捷地完成工作，避免發(fā)生需要開會但沒有會議室的情況，會議記錄也可以借助辦公軟件，方便編輯和修改，這些都能夠提高秘書的工作效率。

五、結(jié)束語

檔案管理是文秘工作的基礎(chǔ)，在企業(yè)占至關(guān)重要的地位；也是文秘工作的延伸，對于企業(yè)長期發(fā)展有著一定的促進作用，與日常管理內(nèi)容密切相關(guān)，歸檔是文秘工作的基礎(chǔ)，但是文秘工作與檔案本身具有聯(lián)系性，加強文秘歸納匯總工作，為后續(xù)檔案工作奠定基礎(chǔ)，總之，二者緊密聯(lián)系，并且有效地結(jié)合和運用，在今后工作中更好地進行配合，不斷完善文秘和檔案管理的融合發(fā)展。

【參考文獻】

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