關于文書檔案管理信息化的研究

馬桂錢

【摘要】進入新時代，文書檔案管理信息化已經慢慢取代了傳統的檔案管理模式，它通過建立完善的數據庫，以其便捷的操作方式，極大地提高了辦公的效率，通過簡單的操作，我們可以實現檔案信息的共享，也可以確保文檔資料傳遞的快捷性、高效性和安全性。檔案管理信息化的普及，使企業或者部門可以朝著更高效、更健康的方向去發展。

【關鍵詞】文檔資料；檔案管理；管理信息化

傳統的文書檔案管理，對于品類繁多的文獻資料，與日俱增的數據整理，冗長繁雜的歸檔分類，需要付出更多的人力、物力和財力，才能保證把文書檔案管理做到完善，但是在信息和科技高速發展的電子信息化時代，這種傳統的文書檔案管理模式，已經越來越滿足不了我們生活和辦公的需要了，所以把文書檔案管理信息化迫在眉睫，本文主要探討文書檔案管理信息化的優勢，以及對于檔案管理信息化的改革，提出一些建設性的意見。

一、文書檔案管理信息化的優勢

（一）辦公效率顯著提高。文書檔案管理，就是對已有文檔資料的一種整理和保存，對沒有卻需要的文檔資料的一種搜集和歸納。傳統的文書檔案管理，我們需要對不同的文檔進行分門別類，對于一些大型單位來說，有太多的部門分支，每個分支還有不同類型的文檔資料需要分類整理，這就導致工作的任務量非常繁重，為了解決此類問題和保證文書檔案管理的準確高效，就需要投入大量的人力和物力來完成這項工作。繁重的工作，不可避免地導致出現一些人為的失誤，比如對文檔資料分類錯誤，在文檔資料移動過程中，對紙質文件的二次破壞，在分類過程中，標注錯誤，造成文檔資料涂畫痕跡嚴重等各種類型的問題。這些都嚴重影響著對文檔資料管理的效率，但是，如果把文書檔案管理信息化，就能顯著提高辦公的效率，通過信息化處理的方式，利用計算機對每一件文檔資料進行歸檔和整理，一次整理，終身受益，對以后文檔資料的借閱和查詢提供便利的條件，大大減少了人力和資源的投入。對于通過計算機整理和歸檔好的資料，如果需要修改和整理，只需要通過計算機更改即可，避免了紙質文件的涂畫破壞。總而言之，文書檔案管理信息化的加入，方便了辦公，提高了效率。

（二）資源檢索方便，信息隨時共享。傳統的文書檔案管理，如果需要查閱一份資料或者文件，就需要登記，然后在已歸檔整理的資料中慢慢尋找，這樣既浪費了人力，又耽誤了時間，降低了工作效率，但是把文書檔案管理信息化，就大大方便了資源的整合和查找，利用計算機技術，可以把所歸檔的文檔資料從紙質文件變成電子文件，這樣既方便了查閱，又保護紙質文件不被損壞，然后對歸檔的資料，做一個體制性的管理，每一種文檔做一個對應的檢索，方便利用者在查閱時及時找到所需要的內容，這樣就提高了效率，節省了時間。通過互聯網技術，對文檔資料做一個資源共享，把線上和線下相結合，使利用者在需要資料的時候，足不出戶就可以訪問到所需要的內容，充分利用信息數據的便捷和高效，提高辦公效率，方便資源查找，把信息共享做到最大化。

（三）文件存儲快捷且穩定。傳統的文書檔案管理，載體主要是一些紙質文件，或者圖片、影像等內容，特別對于紙質文件，其保存過程中，容易受周圍環境溫度、濕度影響，造成文件的破損，或者字跡模糊不清等現象，最后對文檔的借閱和使用造成麻煩，隨著電子科技化的發展，信息化的成熟，我們對文件的存儲和管理，不再局限于傳統的紙張，我們可以把紙質文件轉化為能在計算機上傳遞和存儲的電子文件，這樣就極大程度上方便了辦公，電子文件最大的優點就是快捷并且穩定，我們利用存儲設備，可以快速得到我們想要的資料，并且確保穩定，不易丟失，總而言之，信息化的加入，讓存儲更穩定、更快捷。

（四）文件傳輸速度和安全性得到保障。傳統的文書檔案管理，如果需要借閱資料，就得打開檔案盒，根據分類要求，再一遍遍的查詢自己想要的資料，一旦資料管理松散或者不到位，就容易造成資料的丟失，有些人為了得到想要的資料，會發生私自保存，不再上交的情況。所以在資料傳遞上，存在很大的缺陷，特別對于一些大企業來說，總公司和分公司有時需要互相傳遞一些文件資料，如果在傳遞上僅僅依靠快遞運輸方式，就無法確保辦公的時效性和快捷性，對以后文檔資料的歸檔存儲也會造成麻煩和影響，但是文書檔案管理信息化，就確保了文檔資料傳輸的安全性和快捷性，即使是遠距離的傳輸，我們通過計算機信息技術，可以快速高效完成，也可以確保傳輸過程的安全性，明確文檔資料傳輸的雙方，一旦出現問題，可以立刻解決，從而進一步提高了辦公的效率。

二、文書檔案管理信息化系統的介紹

（一）分類檢索。文書檔案管理信息化系統具有分類檢索，查詢快捷的優點，管理人員將不同的文檔資料分區整理和錄入，不同的資料可以編寫不同的代碼加以區分，但是每一個代碼與每一份資料匹配和吻合，這就保證了辦公人員在需要查詢自己想要的資料時，做到快捷匹配，確保搜索內容符合要求，此外，還可以提供模糊查找，如果工作人員對所要的資料不是太清楚，可以通過關鍵字來模糊查找，更大程度上方便了辦公，提高了效率。

（二）權限管理。對于文書文檔管理中的部分資料，我們只可以借閱查看，而不能對其隨意更改或刪除，為了保證信息管理的科學化，這就需要對文書文檔信息化管理做出權限要求，對于普通的職員，你的賬號只能負責借閱和下載；對于管理員，可以對文書文檔管理工作做出修改或者維護，確保管理工作的順暢進行，對權限加以管理和約束，確保整個文書文檔管理工作健康運轉。

（三）增添檔案資料。在單位或者企業漫長的發展中，不可避免的要對以往的資料進行整理，舍去廢棄的文件，加增新文檔，文書檔案管理信息化保證了對資料增添的便捷性，對于個別文件，需要加增注意事項，或者需要修改日期的，都可以通過計算機信息化技術，快速檢索，快捷修改，也避免了在文件上修改的麻煩，方便了日常辦公。

三、文書檔案管理信息化的若干建議

（一）加強檔案管理信息化，勢在必行。傳統的文書檔案管理模式已經越來越滿足不了生活和辦公的需要，要想提高辦公的效率，確保信息管理的高效性和科學性，就必須改變傳統的文檔管理模式，切實引進檔案管理信息化，通過計算機信息化技術，做好文檔資料的保存和整理工作，使文檔管理工作成為一個健康健全的管理體系，確保資源優化整合，當然，要想實現文書檔案管理信息化，離不開領導部門的決策和意識，投入物力、人力和財力，使整個信息管理形成一個龐大的工作體系，加強管理力度，確保檔案管理向自動化和信息化高速發展。

（二）提升人員專業操作能力。要想加快文書檔案管理信息化的發展步伐，除了要完善基本的配套設施，還應加強檔案管理人員的自身技能和知識的提升，首先提高管理人員對于管理層面的理論知識，對于如何管理要有深層次的認知，單位可以不定期舉辦管理知識的培訓和學習。其次需要提高人員的計算機操作技能，懂得利用先進的計算機網絡技術完善檔案管理。單位也可以專門聘任一些既懂檔案管理知識，又有實際技能，并且能夠熟練操作計算機的專業人才，確保檔案管理信息化日趨完善。

（三）建立數據庫。檔案信息的管理，是一項非常繁雜的任務，需要針對各種各樣的文檔資料，分門別類，而有些資料甚至是相對保密的，這就需要我們對這些資源和資料進行數據整合，使之成為一個完善而又龐大的數據庫，這個數據庫相當于我們的檔案室，利用計算機網絡技術，實現資源的共享和優化，數據庫的建立，方便了工作，提高了效率，使文書檔案管理信息化更加完善和健全。

四、結束語

日新月異的信息科技，使傳統的文書檔案管理模式變得不再實用；反而，文書檔案管理信息化，已經成為一種勢在必行的趨勢，它通過完善的數據庫，便捷的操作方式，很大程度上提高了辦公的效率，也實現了資源的優化和共享，信息化的出現，使檔案管理工作變得不再冗雜和單調。希望通過本文的介紹，大家可以明白檔案管理信息化的優勢，也可以利用檔案管理信息化，為企業（單位）帶來更大的幫助。

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