檔案信息化工作發展歷史現狀

王維平

【摘要】檔案信息化建設是檔案部門的一項基礎性工作，隨著現代高新技術的不斷普及，傳統檔案管理方式面臨著越來越大的挑戰，計算機網絡技術的大量使用，是檔案工作邁向現代化管理的必由之路。

【關鍵詞】檔案信息化；歷史現狀

我院是歷史悠久的水利綜合科研單位，積累了大量有價值的檔案資料，對指導水利工程建設及科學研究、管理工作具有很高的參考利用價值，如何加快檔案現代化管理，重視檔案信息化的開發利用是檔案工作者面臨的一個重大課題。

一、檔案管理信息化的現實意義

（一）快速、準確檢索到所需信息。檔案管理的信息化使得檔案信息的檢索由手動變為電子化檢索，加快了檢索速度、提高了檢索準確率。檔案管理工作人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率低，費時費力，在案卷目錄中進行手動查找，查找效率不高，也容易出現差錯。在高速信息化發展的今天，實現檔案管理的信息化，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。同時在很大程度上提升了檔案管理信息的查找速度及正確率。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復雜的模糊查詢也可以順利實現。

（二）實現信息遠程傳輸。過去傳統模式，使用檔案信息查詢檔案主要有兩種途徑：一是實際到檔案管理部門進行查找；二是查到檔案發傳真或郵寄，這為科研人員帶來極大的不便。科研工作實際應用在全國各地，遠程傳輸很重要。檔案信息化管理模式的應用，借助信息網絡，科研人員在全國各個地方通過自己的計算機自動檢索查閱檔案資料，實現與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，在很大程度上節省了人力、物力和財力。實現檔案信息自動檢索、遠程傳輸提升了檔案服務能力、提高了檔案管理的工作效率。

（三）實現檔案信息資源共享。由于歷史原因，檔案工作的標準化程度不高，從檔案管理到相關信息管理軟件的開發與應用，都缺乏統一的規范與標準，極大地影響到檔案信息資源共享。隨著網絡技術的出現和迅速發展，為檔案信息的大范圍共享提供了必要的技術條件。檔案管理機構實行的是辦公自動化，檔案管理信息化與辦公的自動化可以實現很貼合的對接，最終實現檔案收集、整理、提供利用的一體化。同時，可以同步完善檔案管理信息文件的儲存、管理和利用。我院綜合管理信息系統中辦理完畢的電子文件實時歸檔，資源共享對我們綜合性科研單位檔案信息利用意義很大。

二、檔案管理信息化原則

（一）標準化原則。檔案管理的工作需要標準化以及規范化，是檔案管理工作不斷現代化的需要，也是提升檔案管理工作質量以及效率的需要。在不斷加強檔案管理信息化的過程中，電子文檔的接受數量不斷加大，必須堅持規范性原則，制定相應的規范以及信息管理的制度，對于相關的電子文檔不斷進行正確而且有效的歸檔。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以兩者是文檔工作流程中緊密相關的工作環節，在實際工作中，把好文書處理工作規范化、標準化的關口，以實現檔案工作的規范化、標準化。

（二）安全性原則。隨著計算機科技的不斷發展，大數據時代的到來，網絡問題頻發。潛藏在網絡之中的安全問題受到了相關檔案管理人員的重視。必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性，及時對電子檔案建立可靠的數據備份，實施異地保存，根據電子檔案密級，設置訪問電子檔案的權限。

（三）效益性原則。檔案管理的信息化是一個整體而且復雜的工作，需要投入相當的人力、物力、財力，所以本著投入以及效益的原則，檔案管理必須相應地創造效益，而檔案管理的效益其實就是檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的、利用率較高的檔案進行數字化，可以帶來巨大的經濟、社會效益。

三、加強檔案管理信息化建設的措施

（一）建立檔案管理的規范性體系。檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。規范化與標準化是對檔案信息資源各方面建設具有總攬性的前提與基礎。我國檔案信息化建設總體上還處于初級發展階段，在信息標準化和規范化管理方面比較薄弱，規范性體系的建立能夠滿足檔案信息化快速、有序發展的需要，制定、實施統一的技術標準、規范是當前檔案信息化建設的當務之急。為了使檔案工作規范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，嚴格遵照檔案卷宗的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發，提高紙質檔案立卷的質量，做好文書以及電子文件的處理工作。對于檔案管理信息化必須制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化。

（二）完善管理制度。進一步完善管理制度。檔案管理需要建立科學合理的管理制度，從而實現對整個電子檔案信息的全過程管理。1.明確劃定電子檔案文件制作責任。電子檔案文件的制作人員要對制作的文件負責，允許使用者用只讀形式調取和閱讀。2.及時積累電子檔案文件。當形成電子檔案文件后，要及時予以積累，如果確有必要進行改動的，需要經過嚴格的審查。3.建立科學的歸檔制度，并嚴格予以執行。對電子文件進行歸檔時需要仔細檢查檔案是否真實完整。

（三）利用先進技術優化檔案管理工作。1.加密技術。加密技術主要有兩種：一種是對稱式另一種是非對稱式。其中對稱式的加密，將加密以及解密的密鑰設置成一致的格式，檔案管理工作比較適用于這種加密技術。2.簽署技術。電子文件的簽署技術主要有兩種：分別是證書式以及手寫式，電子文件的簽署技術主要用于證實證書出處，并且同時確保證書沒有經過未經通知的改動。3.權限控制。檔案管理中運用比較多的是向多個合法用戶發放通行證，通行證有效控制了非工作人員進入檔案數據庫之中的可能性，此種通行證一般是由數字、字母或者專門的符號構成。綜合運用上述的三種技術達成檔案管理的信息化，有效提升檔案管理的安全性。

（四）適用檔案管理信息化發展需要。在網絡環境下，檔案信息服務的方法、手段與模式都發生了很大變化，計算機技術、通信技術、網絡傳輸技術已被廣泛應用于信息的采集、組織、加工等業務環節，對檔案信息管理人員的知識水平、業務技能等均提出了更高的要求。檔案管理人員需要做好紙質檔案數字化成果這種特殊電子檔案的管理工作，并且掌握必要的掃描、文字識別、格式轉換等數字化轉換技能。檔案管理人員在檔案形成的不同時期有著不同的責任，才能保證檔案信息化建設的順利進行。首先，在電子文件形成階段，檔案人員就要參與設計，使得檔案符合長期保管以及歸檔的需求；然后，電子文件形成后，在運轉過程中，檔案人員要參與對其管理，熟知在運轉過程中發生的各種情況，并進行積累。檔案管理人員在檔案的電子文件形成以及管理方面扮演著很重要的角色。許多檔案信息管理人員面臨著知識更新、繼續教育以及優勝劣汰的壓力與挑戰，客觀要求每一位信息服務人員都必須建立危機意識、競爭意識、創新意識和信息意識，通過崗位練兵、自主學習、技能培訓等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識結構，掌握先進的網絡通信技術、計算機技術、信息加工處理技術，從實踐中不斷增強自學的能力，通過自學現代化知識提高自身素質，提高管理水平，適應工作需要。