新時期地勘單位檔案數(shù)字化管理的思路探索

郭智敏 湖南省有色地質(zhì)勘查局一總隊

引言：檔案管理工作對于地勘單位來說是非常重要的，然而隨著時代的發(fā)展，地勘單位的檔案管理工作卻暴露了很多的問題，這使得地勘單位檔案資料的保密性、時效性、完整性以及檢索工作效率等都受到了很大的影響，而對于檔案管理的數(shù)字化建設恰恰能夠?qū)@些問題進行有效解決。

一、當前地勘單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員素質(zhì)不足

地勘單位的檔案資料主要包括地質(zhì)勘查資料以及行政管理資料兩部分，其中地質(zhì)勘查資料的數(shù)量極大，內(nèi)容相對復雜，這使得地勘單位的檔案管理工作比較偏重于科技檔案的管理，不僅有著很強的專業(yè)性，同時工作量也是比較大的，這就對檔案管理人員提出了較高的要求[1]。然而在實際上，大多數(shù)地勘單位往往將工作重心放在科研工作以及經(jīng)濟效益方面，對于檔案管理工作并不重視，在資金、設備方面的支持也比較少，這使得地勘單位很難吸引到優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，檔案管理人員大多存在著素質(zhì)不高、業(yè)務能力不強的問題。同時由于工作強度較大，很多檔案管理人員在工作中往往還會出現(xiàn)應付了事的情況，這些都對檔案管理工作的開展造成了很大影響，同時也阻礙了地勘單位檔案管理的數(shù)字化建設。

（二）檔案檢索方式過于落后

從檔案管理專業(yè)的角度來看，信息系統(tǒng)的應用在這一專業(yè)中的應用已經(jīng)比較廣泛，利用信息系統(tǒng)，不僅檔案管理的工作效率能夠得到很大的提升，同時檢索功能也能夠更加多樣化，滿足用戶的多樣化檢索需求。然而對于地勘單位來說，由于檔案管理工作一直得不到重視，因此，很多單位雖然已經(jīng)展開了數(shù)字化建設，但卻并未能夠在檔案管理的實際工作中得到應用，因而大多數(shù)地勘單位的檔案資料檢索仍然以人工檢索為主，這不僅會極大的影響到地勘單位相關科研工作的開展，同時由于整個檢索過程完全由工作人員依靠人力完成，因而也會進一步增加檔案管理人員的工作量[2]。

（三）檔案保存缺乏可靠性

地勘單位不同于一般的事業(yè)單位，其在實際地質(zhì)勘測工作中產(chǎn)生的檔案資料大多都具有著很高的科研價值，同時在礦產(chǎn)與土地資源的開發(fā)中也具有著非常關鍵的作用，因此一旦資料出現(xiàn)遺失會損壞，那么其造成的損失將是無法估量的，然而在當前的檔案管理工作模式下，檔案資料的完整性卻一直得不到有效的保證。首先，地勘單位的科研檔案資料使用頻率較高且數(shù)量較多，因而在手工操作過程中難免會出現(xiàn)損壞，如果檔案管理人員出現(xiàn)查閱記錄錯誤、未按照規(guī)定存放等情況，還容易造成檔案的遺失。其次，檔案資料大多為紙質(zhì)，因而其本身會存在使用壽命的限制，一旦存放時間過長或是存放環(huán)境不符合要求，那么同樣很容易出現(xiàn)檔案的損壞。此外，很多地質(zhì)勘測檔案資料還具有著較強的保密性，而當前的管理模式卻并不能夠有效避免檔案資料內(nèi)信息的泄漏。

二、地勘單位實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的有效路徑

（一）構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)

檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)是以信息管理系統(tǒng)為基礎的，因此地勘單位需要充分利用網(wǎng)絡信息技術軟件開發(fā)技術等多種先進技術，將數(shù)字化的檔案信息管理建立起來，同時將所有檔案資料的類型、館藏數(shù)量、當前狀態(tài)等信息錄入到系統(tǒng)中來，從而借助相關輔助軟件實現(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化管理。圍繞數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)，不僅要開發(fā)出多樣化的檔案資料檢索功能，如關鍵詞智能檢索、按時間檢索等，通是也要加快檔案資料電子化，實現(xiàn)檔案資料目錄生成、打印、信息共享等多種功能。此外，檔案信息管理系統(tǒng)還要注意權(quán)限管理與網(wǎng)絡安全防護，根據(jù)檔案資料不同的保密等級來設置相應的查閱權(quán)限，同時通過防火墻設置、物理隔離等方式來實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離，從而避免來自內(nèi)部與外部的檔案資料竊取，保證檔案資料的機密性與時效性。

（二）強化檔案管理隊伍建設

檔案管理人員是檔案管理工作的主要執(zhí)行者，只有建立起一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，才能夠讓數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)得到充分應用，從而實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，因此，地勘單位必須要將檔案管理隊伍的建設重視起來。從具體上來看，一方面要注意人才的引進，強調(diào)檔案管理在地質(zhì)勘測、土地與礦產(chǎn)資源開發(fā)等工作中的重要性，提高單位領導人員對于檔案管理工作的重視程度，從而獲取更多的資金、設備支持，這樣一來，檔案管理人員的工作待遇與工作環(huán)境都能夠得到有效改善，自然也就能夠吸引到更多專業(yè)的檔案管理人才，從而提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)[3]。而在另一方面，則要針對檔案管理人員建立完善的培訓管理體系，通過各種培訓教育活動來提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務能力，同時也要注意對數(shù)字化信息系統(tǒng)的應用展開訓練，使其能夠盡快適應全新的工作形式與工作內(nèi)容。

（三）完善檔案管理規(guī)章制度

檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)使得檔案管理的工作內(nèi)容、工作形式等都發(fā)生了改變，因而檔案管理工作制度也必須要隨之做出調(diào)整。首先，要提高其他部門工作人員的檔案管理意識，使其能夠真正意識到檔案資料的管理并非僅僅是檔案管理人員的責任，從而在日常工作中積極配合進行檔案管理，并注意對檔案資料進行保護從而為檔案管理工作的卡其站創(chuàng)造良好的基礎條件。其次要針對檔案的收集、整理、存放、查閱等一系列環(huán)節(jié)制定明確的工作規(guī)范，明確各崗位的工作職責與義務，從而盡快實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。

結(jié)束語：總而言之，當前地勘單位檔案管理工作存在的問題是比較多樣的，這不僅影響到了地勘單位的正常工作與職能發(fā)揮，同時也對檔案管理的數(shù)字化建設總愛成了一定的阻礙，因此要想實現(xiàn)地勘單位的檔案數(shù)字化管理，就必須要從信息系統(tǒng)建設、規(guī)章制度制定、管理隊伍建設等幾方面入手對這些問題進行解決。