淺談小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理問題及應(yīng)對(duì)措施

葉留根 曹文淵

【摘要】小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案是形成于建設(shè)過程最可靠的原始資料，具有無法替代性、不可再生性，在建成小型水利工程項(xiàng)目的同時(shí)形成大量檔案。本文主要探討小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理問題，提出應(yīng)對(duì)措施，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

【關(guān)鍵詞】小型水利項(xiàng)目；工程建設(shè)；檔案管理；問題及措施

水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案記錄著整個(gè)建設(shè)管理過程的情況，管理檔案不僅反映出小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)管理等真實(shí)面貌，還為后期工程的運(yùn)行、管理與維護(hù)提供重要依據(jù)，是服務(wù)地方水利與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必備基礎(chǔ)，在水利項(xiàng)目的建設(shè)運(yùn)營、維護(hù)維修以及維權(quán)審計(jì)等方面有突出作用，加強(qiáng)管理勢(shì)在必行。

一、小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理問題

（一）檔案收集歸檔不完整

現(xiàn)階段，水利工程尤其是小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的管理人員大多都是在后期才著手整理、收集文件材料，導(dǎo)致材料收集不及時(shí)，遺失文件，且原件少、復(fù)印件多，嚴(yán)重缺少原始資料等。正因?yàn)楣こ坦芾砣藛T將檔案管理看成項(xiàng)目的掃尾工作，缺乏檔案收集歸檔意識(shí)，責(zé)任心不強(qiáng)，有多少就收多少，缺失關(guān)鍵材料，輕視對(duì)文件質(zhì)量的把關(guān)，或文件內(nèi)容不全，或簽字蓋章缺失，檔案不完整。

（二）工程檔案保管不嚴(yán)格

在建設(shè)小型水利工程項(xiàng)目的過程中經(jīng)常要使用一些文件材料，如設(shè)計(jì)施工圖紙、施工工序安排、進(jìn)度計(jì)劃、行政報(bào)審文件與批復(fù)文件等，在形成這些文件材料之后被利用時(shí)因制度不完善、工程管理人員制度執(zhí)行不到位，對(duì)借出與歸還都缺乏相應(yīng)手續(xù)，造成檔案的利用管理不規(guī)范，保管不嚴(yán)格。

（三）缺乏利用效果的反饋

針對(duì)小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案，工程管理人員只將使用者的登記信息作為年度考核材料，沒有在利用檔案之后主動(dòng)跟蹤具體的利用效果，無法獲悉檔案信息利用有效與否，更談不上分析利用效果，開發(fā)水利工程項(xiàng)目建設(shè)檔案信息資源，致使寶貴的水利工程信息資源與經(jīng)驗(yàn)都停留在簡單的參考利用階段，制約檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。

（四）檔案信息化水平不高

基層工程管理人員缺乏對(duì)先進(jìn)檔案管理技術(shù)與技能的掌握是阻礙小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理信息化進(jìn)程的重要原因之一。因工程管理人員很少進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)、接受專業(yè)培訓(xùn)，不能完全掌握電子檔案管理、檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)等技能，影響小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理信息化水平的大幅度提升。

二、小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理應(yīng)對(duì)措施

（一）做好檔案收集工作，保證檔案完整

管理小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案的第一步就是及時(shí)收集各類文件材料，保持檔案歸檔與工程建設(shè)的同步。工程管理人員要在建設(shè)小型水利工程項(xiàng)目的全過程收集文件材料，直到工程竣工驗(yàn)收并移交使用。在建設(shè)初始階段，工程管理人員應(yīng)對(duì)收集文件材料負(fù)責(zé)，明確自身任務(wù)要求，登記好發(fā)文與收文，一旦發(fā)現(xiàn)材料缺失或不齊，務(wù)必及時(shí)補(bǔ)救，并基于小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案形成特征確定收集方法。如果文件材料形成周期短，有較強(qiáng)的時(shí)效性，就必須及時(shí)收集，預(yù)防因拖延致其遺缺，提高檔案質(zhì)量；如果文件材料形成周期較長，應(yīng)明確收集時(shí)間段，可依據(jù)工作內(nèi)容劃分，或依據(jù)工作階段劃分，保證完整收集文件材料；使用分類收集歸檔方法，依據(jù)小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等時(shí)期同步整編歸檔文件材料，確保檔案的完整性。

（二）加強(qiáng)執(zhí)行管理制度，嚴(yán)格保管檔案

小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案涉及較多方面，不僅質(zhì)量要求較高，利用價(jià)值也較高，收集歸檔原件的難度較大，工程管理人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行，嚴(yán)格保管檔案。第一，嚴(yán)格執(zhí)行水利檔案規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，提高依法治黨意識(shí)和檔案管理自覺性；第二，將管理、查閱借閱等各項(xiàng)檔案管理制度落到實(shí)處，形成科學(xué)有效的檔案管理；第三，將小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作納入工程項(xiàng)目建設(shè)與管理程序，納入專業(yè)工程管理部門與工程管理人員的職責(zé)范圍，層層審核把關(guān)，最大限度發(fā)揮工程管理部門和人員的檔案管理主動(dòng)性、積極性，保證竣工時(shí)檔案工作的內(nèi)在質(zhì)量。

（三）培養(yǎng)主動(dòng)開發(fā)意識(shí)，提高利用效果

工程管理人員不僅要做好小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集歸檔與保管工作，還要提高追蹤和分析檔案利用效果的主動(dòng)意識(shí)，拒絕讓檔案的利用價(jià)值停留在表面參考上。工程管理人員應(yīng)主動(dòng)追蹤檔案利用效果，基于反饋信息了解檔案的各種效益，主動(dòng)深入開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案的深層次價(jià)值，促使水利工程檔案利用凸顯高級(jí)效果，促使大眾認(rèn)識(shí)到水利工程檔案的重要價(jià)值，體會(huì)水利檔案管理的重要意義。依據(jù)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)，基層工程管理人員應(yīng)主動(dòng)使用檔案管理設(shè)備設(shè)施，對(duì)檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳遞，滿足參建方的檔案利用需求，為小型水利工程項(xiàng)目的建設(shè)與管理提供便捷有效的檔案信息服務(wù)。

（四）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，提高信息化水平

依據(jù)檔案管理規(guī)定，小型水利工程管理人員要統(tǒng)一管理工程項(xiàng)目資料，并依據(jù)要求提交項(xiàng)目資料，檢驗(yàn)檔案資料的規(guī)范性和完整性。在小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目開工之前，工程管理人員應(yīng)通過勘測(cè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工、供應(yīng)商等了解檔案資料管理情況并進(jìn)行監(jiān)督，運(yùn)用檔案管理網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)基層檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，保證有序開展檔案管理工作。基層工程管理人員應(yīng)積極接受專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)、參觀等方式有針對(duì)性地掌握先進(jìn)的檔案管理信息化技術(shù)與技能，自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí)水利工程建設(shè)與檔案管理專業(yè)知識(shí)，持續(xù)拓寬知識(shí)面，不斷優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)能力，提高小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理信息化水平。

三、結(jié)語

為搞好小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，基層工程管理人員務(wù)必要重視解決好檔案收集歸檔不完整、保管不嚴(yán)格、利用效果缺乏反饋、信息化水平不高等主要問題，做好檔案收集工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，培養(yǎng)主動(dòng)開發(fā)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化信息化管理，以便管好用好小型水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案，滿足各方需要，進(jìn)一步適應(yīng)水利工作要求。

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